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装备事业部发文办理简要说明 办公室 2009-5-8 电子公文是指公司在生产经营和管理过程中所形成的以计算机数据为媒介、具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动，传达贯彻落实党和国家的方针、政策及公司有关工作部署和指示，发布企业规章制度，请示和报告问题，部署有关工作，批复和通报有关事项，答复和商洽工作的重要工具。 下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如命令、指令、决定、决议、布告、公告、通告、通知、通报、批复等（会议纪要）。 上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。 平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。 规格 包括文面规格、用字规格、印装规格等； 样式 包括文式、行式等。 （一）通用公文格式 公文用纸采用 GB/T148 中规定的A4 型纸，其成品幅面尺寸为： 210mm×297mm 2）公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边） 37mm±1mm 公文用纸订口（左白边） 28mm±1mm 版心尺寸（不含页码）156mm×225mm WORD页面设置中页边距尺寸 上： 3.38 厘米　　下：3.66 厘米 内侧：2.78 厘米　外侧：2.62 厘米 页眉：1.5 厘米　　页脚：2.2 厘米 正文 用3号字, 一般每面排22行, 每行28个字。 页码 为外侧设置，单页码居右空一字，双页码居左空一字，居页底边25MM。用四号半角阿拉伯数字标识，数字左右各放一条4号一字线，并与数字间前后各空办个字。 4）印制要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2 mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 2、公文书面格式 公文一般有眉首（文头）、主体、版记（文尾）3部分组成。 发文字号 由三部分组成：发文代字+年份+序号，发文字号字体字号与正文一致，均用3号仿宋体字。年份应用阿拉伯数码标全称，并用六角括号“〔”括入，不能使用圆括号“（）”、方括号“[]”；序号不编虚位（即1不编为001），序号前不加“第”字。 签发人 上报文件同时必须标注签发人，用3号仿宋体标识“签发人”3字，后用全角冒号，而签发人姓名用3号楷体字，(发文字号应在红色反线之上居左、居右空1字标注。 主体指红色反线与主题词之间的要素。包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、生效标识等。 主送机关 是指办文责任的机关，即这份文件接受办理者。准确认定公文的主送机关，是文件发出后能否得到及时贯彻处理的一个关键性问题。主送机关在文件标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。 文件正文 在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字，行距一般为固定值29磅或1.25倍。正文中标题推荐使用以下字体：一级标题为3号大标宋，二级标题为3号黑体，三级标题为3号楷体，四级标题为3号仿宋体（可加粗处理），均居左前空2字排。 附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”两字，后标全角冒号和名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字编序号，序号数码后加圆点“.”，附件名称后不加标点符号。例如： 成文日期和生效标识 成文日期是公文生效的时间，应为领导签发的时间，用汉字将年、月、日标全“零”写为“○”。成文日期右空4字。 印章 印章应上距正文1行之内。加盖方式以印章的实际情况来定：当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 指主题词及以下各要素。包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等。版记中各要素之间均加一条黑色反线隔开，宽度同版心（156mm）。版记一般应放置在公文末页，一般为偶数页。 主题词的概念 主题词与档案的分类为划分原则。例如：公文为财务类，其类别词应确定为“财务”，在财务中又属于资产方面，其第一个类属词为 “ 资产 ” ，然后可以再加上第二、三个类属词 ,最后加上公文的文种，如“通知”、“请示”等。 应在分析全文的基础上进行； 标引顺序是先标类别词，再标类属词； 如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题、然后 对第二个主题内容进行标引； 可将不同类的主题词进行组配标引，但应保持每个词 的完整、独立，不允许将两个主题词组合成一个新词； 当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时， 可只在类别词中选择适当的词标引。 抄送机关 是指需要了解公文内容的机关。公文如有抄送机关，在主题词下1行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐（即内对齐）；在最后一个抄送机关后标句号。 印发机关和印发日期 印发机关为公文的印制主管部门，一般为