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第五章 其他应用文书写作 第一节 书信 一、书信及其特点 书信是人与人之间用书面形式互通情况、交流信息的应用文体。书信古人称“书”，如司马迁的《报任安书》、丘迟的《与陈伯之书》。今人称“信”，公务活动中称“函”。虽然由于现代通信技术的发展，电话、网络已经普及，手工书写的书信大为减少，但仍然是沟通信息、传情达意不可缺少的工具。何况，普遍应用的电子邮件，也往往是纸质书信的另一种表现形式，只不过传输载体及传输手段不同。 书信具有告知性、礼节性等特点。礼节性是人际交往的基本要求，在书信往来中尤为重要。因为口头表达和面对面交流时，礼节的实现可以是语言和行为举止的结合，而书信则只能依赖语言实现礼节；面对面交流中的礼节可以分次实现，若有不周到之处，还可以当场用语言和行动弥补。信函一经发出，就难于追回，人际交往的礼节要在信中一次实现。??? 二、书信的写作格式 书信有固定的格式和写法。一般由称呼、正文、祝颂语、署名、日期五个部分构成，此外，信封书写的礼节也是不容忽视的。书信礼节贯穿在书信的各个部分。 （一）称呼中的礼节 称呼，又叫提称、知照语。称呼应写在信的第一行，顶格，后加冒号，表示下面是自己要说的话。完整的称呼一般由修饰语、姓名和称呼三部分组成，如“尊敬的X X同志”、“敬爱的X X老师”等。 书信中文字顶格的情况一共有两处。除了称呼，还有祝颂语中的祝颂词后的内容。顶格是人情世故在书面语言上的类比。因为上为大、为长、为尊，皇上至尊，所以他高高在上，皇上说一句“平身”，那是皇上的客套语，正好说明皇上与臣子之身是不“平”的。这些人伦之情用在写作上，就是遇到位尊者的名字，就要提行顶格写，以示尊重。如皇帝、天、父母、国家等词，在行文中都提行顶格写。这种情况不独书信中有，谱牒、史籍中也存在。书信中的顶格用法，后来简化为只出现在提称和祝颂两处。 古人写信是竖式，顶格是真正意义上的及顶。中文改为横式后，所谓“顶”，就是靠左了。不过也符合中华文化中“左为大”的意义。 书信中的称呼应根据写信人与收信人双方的关系来定。如果收信人是自己的长辈，关系密切，只写称呼，不写姓名。如果是关系疏远些的长辈亲属，为表示与其他人有所区别，可以在称呼上加上名字，如“仲秋叔”、“夏林舅舅”。给平辈写信，关系十分密切的，只写称呼。彼此较熟悉的，可只写名字，不加称呼，如“巧珍”、“春生”；也可以在称呼前加上名字，如“宝钗妹妹”、“继光先生”。关系不密切的，一般把姓名写全，再加“先生”，显得庄重些。 此外，根据收信人身份的不同，有不同的称呼。称老师、师傅、先生、女士、同学、同志，各需有别。年老位尊者，宜称某某老，对年少而可示亲热者，可称小妹、小弟之类。用“张教授”、“李工程师”，“王大夫”等职务作称呼，也是很庄重得体的。但每人都有一个对你来说最好的称呼，你应该斟酌。如果一个教授同时也是你的老师，你不妨称他某某恩师，如果你是读书人，对方既是教授又是博士，你称他为某某博士更能教他喜欢。因为教授主要表示是他的职业，而博士在语意上强调了他的学识。 文言信在称呼后还有提称知照词，如“德邻先生专鉴”、“某某将军幕下”等。文言书信提称知照词有如：函丈；专鉴、赐鉴（以上师长）；大鉴、台鉴、英鉴（以上平行）；道鉴、文鉴、清鉴（以上宗教界）；道席、清鉴（以上文教界）；钧鉴、勋鉴（以上政界）；钧鉴、钧座、幕下（以上军警界）；钧鉴（部门主管）等。 这些文言书信中的词汇，学习现代汉语的年轻一代不需使用，但我们应该看到，在全世界华人区，还有为数不少的人没有使用规范的现代汉语，他们在书信或其他应用文书中仍在使用过去的格式。一些年长者，他们也养成了书写旧式文书的习惯。因此，适当掌握一些旧式应用文体知识，对我们今后的生活和就业，是有好处的。正是基于这一点，我们在下面的介绍中，还将兼顾到旧体书信的知识。 （二）正文中的礼节 正文是信件的具体内容，是书信的主体部分。正文一般包括问候语、缘起语、主体文和结束语。 问候语写在信的开头，在称呼的下一行，表示对对方的问好和关怀，最通行也是最简洁的问候语是“您好！”也有较长的，如“听说你结婚了，并已乔迁新居，我由衷高兴，并祝你婚姻美满，生活幸福。”问候语长是确有话要说，关系密切的人才会有很多的问候；问候语短常常是一种客套。问候语单占一段，以示重要，情到礼周。 缘起语说明写这封信的原因或目的，以引出信的主要内容。它不是非写不可，但有了它，信的行文会显得自然，顺理成章。如“九月二十日的来信收悉，因忙于琐事，没有及时回信，非常抱歉。”? 主体文是书信的主要内容。如果要说的问题较多，就应该按照主次，逐一说清，还应该把不同的意思分段写。如果写的是回信，就应针对来信中提出的问题或要求办的事情逐一回答，做到段落分明，条理清楚。 结束语是正文的煞尾。可以用几句话来总结全文，也可以用与内容无关的一