MB009文件信息控制程序.doc

目的: 使本公司系, 并避免逾期失效信息的信息保护意外更改密 范围: 本控制程序适用于本公司所有列入控制范围内的体系文件、组织知识、表格、记录 权责： 总经理负责审批及发布质量 管理者代表负责审核控制程序及文件信息发放范围，外界人员调阅文件信息的 人力资源部：负责本程序文件的组织实施，负责公司质量体系文件信息的标识、发放、归档管理及组织评审以及负责本部门范围内的文件编制和控制，建立《质量体系记录主名单》,统一规划公司记录的保存权责与期限规定。 技术部的 各部门：负责本部门管辖范围内文件信息的编制及本部门的文件信息的 人力资源部：建立《质量体系记录主名单》，统一规划公司信息 定义： 文件信息 一级量册系SO9001： 二级 三级规范 四级录沟通 外部文件：凡与质量体系或产品相关的国际、国家、行业标准,顾客、外部信息 文件信息信息载体以是纸质的子的其它方式 组织知识内部来源 工作流程 文件信息编写指南 二级文件指南(1)目的 (2)范围 (3)权责 (4)定义(无时填无) (5)工作流程 (6)7）表单（无时填无） 文件章节次编号指南 1.→1.1.→1.1.1.→1.1.1.1.→1.1.1.2. 2.→2.1.→2.1.1.→2.1.1.1. (如此类推) 文件的页次格式为：页次/总页数。 版次：版次号/修订数。 在一个版次内只能修订9次,超9次后，变更版本号：A/0 → A/9→ B/0 → B/9 (如此类推) 文件编号指南 一级文件信息编号：MA 二级文件信息编号： MB XXX 三级文件信息编号： MC XXX -- YYY 四级文件信息编号： MD XXX -- YYY 编号指南 M——指质量手册 A、B、C、D——指文件性质；分别为质量手册 XX——二级文件信息码 YY——流水号（01~99），对于三、四级文件为相应控制程序尾号，与二级文件对应； 新制定为A，换版时增为B，同理类推。 编制人员应确保文件信息编号和发放号，是唯一性的。 文件信息的制定、批准、发放与回收： 内部文件的制定与批准： 文件的编制要有依据，体现实用、规范、正确、有效性。 二级, 管理者代表确认总经理核准。 三级文件（作业指导标准）由各相关部门提出, 部门主管确认, 管理者代表核准。 四级文件（表格、表单）随同二、三级文件一同审批。 文件信息的发放与回收 文件制定、修订后由人力资源, 并核对无误后, 确定发放范围, 登录于《文件管制总览表》上。 受控文件信息由人力资源部统一复印所需的份数后,于每页显著位置加盖红色受控章后发行，发行日期即为生效日期， 并请收文单位在《文件发放与回收记录》上签收，若为修订或废止文件需收回旧版文件, 文件回收时应注数量，并记录于《文件发放与回收记录》上。 若受控文件遗失, 应注明原因并通知各部门以防止误用。 文件信息发行后， 回收的旧版文件信息，除原件为组织知识保留外，人力资源部应予以及时销毁，保留的旧版原件正面盖红色“作废文件”章，予以识别。 文件发放时如有缺页、破损、字迹模糊或遗失等现象, 应填写《文件补发申请单》向人力资源部申请补发，不得以影印方式自行处理。 人力资源部应及时、准确的制定识别文件信息现行状态的《文件管制总览表》, 保持其最新版本，且人力资源部每三个月发出一次，供各使用部门核对。《文件管制总览表》发出后, 正运行的三个月期间，如有文件信息变更时，可直接在《文件管制总览表》原稿上作相应的更改,以便保持与文件信息的一致。 受控文件信息的发放范围: 质量手册: 总经理、人力资源部、经营部、生产部、质检部、技术部。 程序文件的分发：总经理、人力资源部、经营部、生产部、质检部、技术部 作业指导书的分发：相关使用部门。 文件信息的/废止： 由文件原制定单位或相关人员以《文件修订/废止申请单》进行修订。 文件信息的更改应由该文件的原审批部门进行审批，若指定其它部门审批时，该部门应获得有关背景资料。 若有特殊情况，需要在原文上直接作修改时,必须由管理者代表核准、签名后方可执行。 外来文件： 外来文件（如客户、供应商提供的图样、资料、说明书及产品行业标准）由人力资源部统一编号： 外来文件编号指南 W——代表外来文件； XXXX——流水号，0001~9999； 产品如有配件时：W—XXXX-a-YY、W—XXXX-b-YY、W—XXXX-c-YY (如此类推) YY——版次：版次号/修订数。在一个版次内只能修订9次,超9次后，变更版本号：A/0 → A/9→ B/0 → B/9 (如此类推) 外来文件由人力资源部编号后,统一登录于《文件管制总览表》上,经管理者代表核准后,即可生效。 如顾客或外部提供方/废止申请单》,由管理者代表核准后,依5.3执行。 对于质量体系所涉及的国际、国家标准和法规