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中药材采购流程
文件名称 中药材采购流程 文件编号 SMP?GY-GL-006 起 草 者 起草日期 年 月 日 原文件编号 审 核 者 审核日期 年 月 日 原文生效日
批 准 者 批准日期 年 月 日 版 本 号 00 颁发单位 供应部 生效日期 年 月 日 分 发 号 分发单位与数量 质量部2份,化验室、仓储部、财务部、供应部1份
修订记载
版本号 生效日期 修订原因、依据及内容 00
依据2010版《药品生产质量管理规范》要求编写。
目的:为进一步完善、细化中药材采购工作,规范采购流程,保障生产所需物料及时到货,确保购进物料质量达标,控制采购成本等,特制订本流程。
范围:适用于供应部中药材采购并为各子公司供应部参考执行。
职责:供应部组长负责编写;
供应部负责管理;
供应部部长、质量部负责审核;
生产副总经理批准;
供应部中药材采购员执行。
内容:
1 供应部中药材部于每月29日将物料在途数量提供给计划员并上报,经供应部部长签字确认后上报生产部,为次月生产计划的下达做好准备;同时对在途品种严格监督,确保在途物料及时到货。
2 生产部根据需货计划、物料在途及各物料库存情况,于每月6日前制定当月中药材采购资金预算表,及各子公司上报的本月中药材采购计划审批表。我部门根据以上所需品种、数量,做出采购招标前的整理工作。
3 供应部根据整理后的品种、数量,实行网上(必联采购网)招标,此报价时间根据品种的数量及是否存在冷背品种,一般规定为4天,提醒供应商按时报价,并跟踪报价情况,了解市场初步行情,邀请主管副总经理参与开标并监督报价情况。
4 在实行网上招标的时间内对当月采购物料库存情况进行核对;打印传真形式报价单,对新开发供应商实行盘外报价;整理备份上月完成计划的价格表,以便日后核查。
5 待全部参加本月报价的供应商全部提交报价详情后,投标截止,并且下载开标一览表,整理后打印,上交主管副总经理审核确定后,填写中标单,中标单填写要真实准确,本着“相同药材比价格,相同价格比质量,相同质量比服务”的原则。
6 主管副总经理确定下发中标单后,第一时间以传真的形式将已核对无误的中标单下发,并电话确认供应商是否收到;认真填写当月中药材采购资金预算表,并核对无误后上交;认真填写子公司当月中药材采购计划审批表中物料价格,仔细审核确保无误,经部领导签字确认后,报还子公司负责人员。
7 填写中药材物料采购四联单,本部门保留一份,仓储部一份作为物料接收的依据,财务部一份(标明单价)作为审核发票的依据,质量部门一份为检验药材做提前准备和检验报告下发的依据;追加计划要确保数量及时按当月采购价格下达,并填写追加中药材物料采购四连单,以保证物料的数量及价格不会出现超量或高价问题。
8 编撰当月中药材到货明细表,跟踪各供应商发货情况,对生产急需品种提前与中标供应商联系,通知提前将该品种发货;仓储部根据采购四联单进行接收,并向化验室申请检验,在没有接到特殊通知,来料数量超出采购计划15%的,仓储部有权拒收;对到货中药材及时登记,确保按时到货,到货数量与计划数量相符,认真关注物料质量情况。
9 合格物料质量部应在3日之内出具合格中药材检验报告单,异常物料,质检部先与我部门协调处理,并提供物料异常情况处理单;我部门在接到通知后及时电话通知供应商退货、补货,必要时以传真形式将物料异常情况处理单传给供应商,要求补货供应商在7日之内将物料按计划量补齐,15日内将退货物料运出我公司;继续跟踪补货物料的质量情况,尽量避免不合格现象再次发生。
10 在收到质量部合格中药材检验报告书后,根据报告书的处理意见,通知所属供应商开具增值税发票,水分超标的按百分比扣除到货数量,杂质超标的根据百分比折扣单价金额;收到质量部不合格中药材报告书后,与仓储部及时沟通,并跟踪退货物料的运出情况,确保仓库库存不会造成紧张状况。
11 接收到供应商开具的增值税发票后,及时送至仓储部做入库验收,验收后的发票要认真核对开具的品种名称、数量、单价及金额,无误后送主管副总经理、财务部长及公司总经理签字确认,认真对各发票挂账后,送各公司财务入账;对开具错误的发票及时退回该公司换票处理,每季度与计划员对账,保持账目一致准确。
12 季节性中药材采购,需提前向主管副总经理请示,待其作出采购决策后,先由采购员到产地考察、比价,并取回样品由公司质量部检验,达标后报主管副总经理,经批准进行批量采购,同时通知仓储部做接收准备;物料到公司后由公司质量部检验,保证质量、保障货源。
13 冷背药材由于存在货源少、供货难的特点,在采购上存在一定的困难,应先对品种进行网上及各相关书籍查询,了解其俗名、性状、产地、相关检查项目等信息,制定合理的采购方案;对不
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