办公用品治理轨制.docVIP

办公用品管理制度 1目的 为加强公司办公用品的综合管理，规范办公用品的申购及使用；合理利用公司资源，杜绝办公用品的肆意浪费行为；节约公司运作成本，特制定本制度。 2适用范围 本制度适用于公司各部门。 3总则 3．1各部门每月25日前向行政部提交本部门的月度常务办公用品需求明细表（经部门经理审核签批、副总经理批准）。行政部在月底24日前按总体需求表数量一次性统一执行采购计划，采购部在次月10号前将物料购回，由行政部通知各部门前往行政部签收领取。当月办公用品采购计划结束后，行政部不再接受任何客观性原因的办公用品申请；行政办公用品仓也不做任何用品库存。 3．2各部门申请固定办公设备用品可临时提交申购单；申请经部门经理审核后由总经办副总经以上人员批准生效；行政办公采购落实购买。 4职责权限 4.1行政部：负责制定本制度并组织实施本制度及办公用品的申购、分发。 4.2采购部：负责实施办公用品的采购。 4.3仓库:负责办公用品的点收、入库。 4.4各部门：负责配合执行本制度；及部门当月已领办公用品的监管使用。 5、术语定义 办公用品计划性管理：是指办公用品按各级部门责任制分化、计划、记录、控制、数据化统计审核、有效节约使用管理的标准。 6、工作程序 6．1常务办公用品的综合类别：按类别分为：A4纸、打印机碳粉、打印机墨水、复印机碳粉、打印机硒鼓、圆珠笔、计算器、订书机、打孔机、订书针、回形针、文件栏、文件夹、电话机、办公卡位座、笔筒、燕尾夹、装订夹、白板、白板笔、油性大头笔、工作笔记本、便签纸、纸篓、垃圾袋、笔芯、复写纸、涂改液、直尺、铅笔、双面胶、透明胶、剪刀、温度计、34类。 6．2固定办公设备用品的分类：办公设备用品分类为：空调、电脑、打印机、扫描仪、复印机、传真机、饮水机、办公桌、办公椅、过塑机、安全管理设备等基础办公条件设施。 6．3固定办公设备用品的使用期限：使用期限指（空调、电脑、打印机、扫描仪、复印机、传真机、饮水机、办公桌、办公椅、过塑机、安全管理设备等基础办公条件设施）从部门申购领用日期计算；有效使用年限3年。除统计部门原有使用用数量外；新增申购必须在部门人员扩编或原有用品损坏报废的情况下方可给予批准购买。备注：（原有用品损坏报废必须注明损坏原因：如：老化磨损自然损坏、人为使用不当损坏、若是人为使用不当损坏必须追究责任人；并作出相关处罚。老化磨损自然损坏，本部门填写报废单经部门经理审批、行政部判定确认认可）。 6．4低消耗耐用办公用品的分类及使用期限：低耗耐品的分类为：计算器、订书机、打孔机、文件夹、文件栏、电话机、办公卡位座、笔筒、白板、纸篓、直尺、剪刀。 6．4．1使用期限指（计算器、订书机、打孔机、文件夹、文件栏、电话机、办公卡位座、笔筒、白板、纸篓、直尺、剪刀）从部门申购领用日期计算；有效使用年限2年。除统计部门原有使用数量外；新增申购必须在部门人员扩编或原有用品损坏报废的情况下方可给予批准购买。备注：（原有用品损坏报废必须注明损坏原因，如：老化磨损自然损坏、人为使用不当损坏、若是人为使用不当损坏必须追究责任人；并作出相关处罚。老化磨损自然损坏，本部门填写报废单经部门经理审批、行政部判定确认认可）。 6．5办公用品的费用计算方法 6．5．1行政部按照各部门的人员编制数量、部门职能业务范围；根据当月部门的办公用品需求表按类别单价汇总计算其部门当月的办公用品投入使用费用。及分析审核各部门办公费用增加时的依据原因。 6．6办公用品的使用要求 6．6．1按易消耗类别分：A4纸、圆珠笔、回形针、可重复利用使用；1、除受控文件、业务订单、财务报表以外，其他类型的一般文件均可以使用二次纸打印。2、部门申请领用圆珠笔后，在笔芯墨水使用完后，保管好圆珠笔笔壳，申购领用新的笔芯继续使用。3回形针在各部门文件审批流程中可滞留交叉循环使用。 6．6．2办公用品在部门计划过程中，已充分考虑使用需求的名项综合因素，因此在提交部门需求表后不得随意更改申购内容项目。本项由行政部办公采购负责监督落实执行。 6．6．3各部门日常工作中必须做好本部门的固定办公设备用品的维护、管理、及规范化使用；并落实管理责任人。 6．7其它事项 6．7．1行政部建立以部门为单位的办公用品申购领用记录台帐，在次月各部门新的需求表提交后，行政部根据以往其各部门申购领用办公用品的台帐复核新表单需求的合理性及规范性，若不符合此办公用品管理规定的项目，行政部有权拒绝采购。 6．7．2行政办公用品记录台帐必须准确反映各部门每月办以用品的申购项目、领用时间、领用数量及汇总金额记录。 6．7．3办公用品、设施只允许在公司日常工作中使用；严禁任何个人挪为私用或借工作之便带回宿舍、租房滞留；若有此行为的员工，一经查实按原物品单价10倍罚款处理。 7相关文件 无 8