直接采购管理控制程序.doc

直接采购管理控制程序 1.目的： 本程序规定了对公司外购物资的采购过程的管理，确保所采购的产品符合规定 的要求。 2.范围： a.本程序适用于公司所有外购原（辅）材料和外协件的直接采购管理控制； b.采购金额超过50万、确认要招标、邀标的采购不适用本办法，按公司的招邀标管理办法执行； 3.责任： 3.1 技术部负责制订项目用件采购标准。技术部负责产品图样，设计文件的发放。 3.2商引部负责组织采购和采购管理，并对其产品质量负责。 3.3各部门负责提出需求计划和反馈质量信息。 4.术语和定义： 4.1一般供方，是指除合格供方以外的其他供方。 5.工作流程及工作流程说明： 5.1工作流程图（见下页） 图表一 采购管理流程 责任单位 记录表单 使用单位 财务部、副总经理、执行董事审批 商引部 商引部 财务部 商引部 商引部 财务部 商引部 商引部 商引部 商引部 使用单位 商引部 了解标准件价格表 商引部及财务部共同审核同意 （供应商的资质、信用等企业情况） 供应商报价单 财务审核 领导小组审批 采购价格清单 使用单位检验 商引部入库 5.2原辅料及项目用品用件直接采购管理程序工作流程标准 5.2.1 采购需求 根据使用单位的实际需求量，进行采购. 5.2.2 采购计划 采购人员根据使用单位的采购需求和该物资的仓库库存情况，制定采购计划. 5.2.3 审批 使用部门提出采购申请，需经部门主管、副总经理、财务总监、执行董事审批：一万元以下经财务总监及副总经理审批后开始启动采购程序；一万元及以上、五十万元以下经财务总监及副总经理签字后需执行董事签字审批。 5.2.4 选择供应商 如果采购产品为标准件，在确定供应商有供货资质的前提下，进行比价，至少货比三家，质量相同的情况下，取价低者。如果采购的产品为非标准件，采购前需对采购的产品进行分析，确认供应商有加工能力后，试做采购产品，根据样品的品质、价格等因素进行对比，确认供应商，若费标准件比较重要，或量较大的产品，至少两家以上供应商供货。 5.2.5 报价 标准件，按照货比三家的原则，在保证质量的情况下，取价低者； 非标准件，根据样品的品质、价格等因素进行对比，确定报价。 评价是否合格供方 1、 看供应商是否有供应资质 2、 对非标准件，对供应商的样品产品，价格等综合因素进行对比，来选 择供应商 5.2.7 签订合同 1、 一万元以下，在确定供应商后不需签订公司采购合同，直接下发定单； 2、 一万元以上，十万元以下，原则上都需签订正式采购合同，特殊情况经执行董事签字同意或授权后，可不签订； 3、十万元及以上，需签订公司统一的正式采购合同，合同的签订需要执 行董事本人的签字或正式的授权书，否则不予认可。 5.2.8 下发定单 根据实际需求量，按比例下发生产订单. 5.2.9 跟单 在交货期之前，通过电话，上门的形式查看厂家的生产进度，再根据具 体情况进行调度生产。 5.2.10 到货 物资到货后，由采购人员通知仓管员安排物资存放地；同时供应商需按相关文件要求向仓管员提供物资的出厂检验报告单，仓管员需确认物资数量、名称和供方名称；仓管员验货后通知采购员。 5.2.11 检验 1、使用单位和采购员对零部件按照相关技术要求共同进行检验并签字； 2、检验完成后，质检员需将检验结果及时通知采购员和仓管员； 3、检验结果不合格时，采购员负责不合格产品的处理： a. 评审结果为返工的，采购员组织供应商返工后，通知质检员复检； b. 评审结果为退货的，采购员组织供应商办理退货手续； c. 评审让步处理的，通知检验员和仓管人员，并作好质量记录。 5.2.12 入库 仓管员根据合格的检验报告单、返工合格的检验报告单或让步接收评审单，办理入库验收手续，开具入库验收单。 原辅料及项目用品用件直接采购管理工作流程 采购需求 采购计划 NO 审批 YES 选择供应商 报价 确认是否合格供方 外协件 下发定单 跟单 返工返修 到 货 NO 评审 检 验 退货 YES 入库 让步接收 报价 确定供应商，一万元以下 1万元及以上，50万以下：确认供应商，签订合同