职位说明书(总裁秘书).doc

职位说明书 版本号：ZW200501 职位名称 总裁秘书 职位编号 所在部门 总裁办公室 薪资等级 本岗位在 组织中位置 职位角色： 为总裁提供优质高效的秘书服务 职责与工作任务： 职 责 一 职责表述：负责安排总裁日程，适时提醒。 工作 任务 根据轻重缓急，安排总裁的日程，记入月度日程安排表。 每周一上班前将本周日程安排置于总裁办公桌上，适时提醒总裁参加会议、约见客人、处理事务。 及时将新增事项记入日程安排表，适时提醒。 职 责 二 职责表述：负责总裁出差行程的安排 工作 任务 根据总裁的出差行程，预订机票。 与接待单位相关人员联络安排总裁的接机、住宿、餐饮、会见等一系列活动。 准备出差需携带的文件、资料。 职 责 三 职责表述：负责来客来访人员的接待和安排 工作 任务 热情礼貌地接待来访客人 根据客人的不同习惯提供不同口味的饮料、餐饮安排 根据情况对来访客人进行分流，减轻总裁的压力。 职 责 四 职责表述：高效、礼貌处理来电 工作 任务 使用专业术语礼貌接听来电。 快捷高效对电话进行预处理，当总裁不在，或不方便接听电话时，做好电话记录，及时转告。 对需要反馈的事项做好全程跟踪、落实工作。 职 责 五 职责表述：文书写作 工作 任务 掌握文书写作要领，高质量、高效率完成各类文件、信函的起草。 职 责 六 职责表述：文件、资料的流转及流转中的保密工作 工作 任务 根据紧急、重要程度对来文进行分类，对紧急的文件及时安排总裁批阅，协助总裁高效处理文件。 根据总裁的批示，对需要继续流转的文件及时传递。 对处理完毕的文件及时存档。 对总裁的手书指令正本传递给相关人员，复印件存档。 在文件流转过程中做好保密工作。 职 责 七 职责表述：督查催办工作 工作 任务 根据总裁书面批示，根据时限及时做好督查催办工作。 对总裁的口头交办的事项，及时跟进、落实、反馈。 职 责 八 职责表述：会议管理 工作 任务 协助大型会议、活动的筹办。 对召集的会议负责组织、协调、跟踪工作，处理会议期间的各种突发事件，完成会议纪要。 职 责 九 职责表述：外部工作关系 工作 任务 辅助总裁维护良好的外部客户关系，重大节日、重要客户或客户单位的纪念日、庆典等提醒或代表总裁发贺函表示祝贺。 协助公司相关部门做好总裁重大社交、公益活动和社会职务等活动的联络、协调工作。 职 责 十 职责表述：负责总裁大事记及个人档案的收集、整理、归档工作 工作 任务 及时更新总裁个人档案资料，对具有保存价值的文件、实物及时整理归档。 定期编制大事记。 职 责 十一 职责表述：总裁个人财务管理 工作 任务 负责总裁各项公务费用的报销 每月完成月度费用统计表 职 责 十二 职责表述：总裁办公室日常维护保持领导办公室的整洁、有序、保密及安全 工作 任务 每日上班前负责办公室的通风换气，保持办公室的整洁，保证办公设施的正常运行。 负责办公室陈列物品、装饰物完好无损； 负责办公室文件资料的安全保密工作。 权力： 工作报表及记录文档 月度日程安排表、周日程安排表、电话记录单、月度费用统计表、文件流转跟踪表、重要交办事项跟踪表 职务 代理人 工作协作关系： 内部协调关系 协调公司各级管理层之间的信息传递、沟通交流。 外部协调关系 政府机关、协会团体等各部门的关系沟通与维护。 任职资格： 教育背景 大学本科以上 专业 不限(最好文、理科并重) 知识 具有全面和扎实的基础知识，精通秘书学知识，了解行业知识。 经验 5年以上大型企业秘书工作经验 培训经历 职业秘书培训，企业管理相关课程的培训 技能技巧 熟练地使用办公自动化设备，高水平的各种公文、信函的写作能力，很强的领悟力，优秀的判断、协调、沟通、执行能力，较强的承受工作压力的能力。保持良好心境的能力。 工作环境 办公室 时间特征 正常工作时间，随时处于工作状态 本人签字 部门负责人 人力资源部 审 核 批 准 备注：