《资深HR教你如何用好Excel》.pdf

资深HR 教你使用Excel 前言 第一次接触EXCEL，便被它的魅力折服，那时被它折服的理由居然是它能自动计算。参 加工作后，随着处理数据越来越多，也愈发的发现EXCEL功能的强大。刚参加工作，便记住 了两句话：“EXCEL很强大；百度很强大”，这两句话到现在我也经常对他人说起。 我做事比较爱偷懒，处理数据时更是如此，正是因为“EXCEL很强大；百度很强大”这 两句话，碰到数据处理的问题就想着EXCEL肯定能解决，然后去百度上各种搜索，大多时候 会找到简便的处理方法。在学习EXCEL的过程中，愈发认识到EXCEL强大。EXCEL有多强大？ 我只能告诉大家的是平时我们用到的只是EXCEL很小的一部分功能。 好了，抛开“偷懒”这个词不说。EXCEL能提高工作效率，让你的工作事半功倍。我们 要把时间花费在考虑工作如何做的更好，而不是把时间和精力放在数据处理上。举一个例 子：1000名生产员工晋级考核，综合成绩在90分以上、80分以上、60分以上和60分以下，工 资增长比例分别为10%、8%、5%和0，作为HR你要把每个人的考核成绩和工资增长比例汇总好 给老板看。第一种人会根据成绩，逐个的将10%、8%、5%和0四个数据敲进表格，第二种人会 先把总成绩降序（升序）排列，填写数据，再恢复到原排序，第三种人想到用IF嵌套，编辑 好公式直接下拉完成，第四种人还是用公式，不过他想到的是用VLOOKUP或者LOOKUP，比IF 公式还简短。老板看过成绩后，告诉你本次实作考核成绩不达标的，工资增长比例比原定标 准降一个等级。现在好了，第一种人会再慢慢的找数据改数据，第二种人再把实作考核成绩 排序改数据，第三种人修改IF公式，最终又嵌套了一个IF公式，第四种人同样也嵌套一个IF 公式，不过原公式几乎不用改动。 这只是举一个例子，不过是根据现实情况举例的。有的人可能会想怎么还会有第一种 人，难道不知道用别的方法么？实际情况确实是，在用EXCEL处理数据的过程中，第一种人 这样的人还是很多的。大家可以计算一下这四种人用多长时间完成这工作。第一种人的方法 我没试过，不过我想没几个小时是完不成的，这还要忍受看数据看的眼累，而且还存在把数 1 据填错的风险；第二种人手快的在半小时以内会很轻松的完成，不过也有数据弄错的风险； 第三种人和第四种人用的时间相差不是太多，编辑一个公式完成，最多不超过五分钟，不过 第四种人的方法简便，而且考虑的比第三种人要少一些。第一次把汇总表给老板后，他让修 改数据，HR完全可以在老板的电脑上给他把公式重新编辑一下，老板直接看到了结果，工作 效率提高了，老板也会对你刮目相看。 在有些人的观念中，把函数、VBA等用的好才算是把EXCEL用好。我们没有那么多时间去 系统的学习EXCEL，把函数、VBA等都吃透，而且作为HR，EXCEL的一些功能我们用不到或者 很少用到，所以没有精力去全面学习EXCEL的朋友们可以选择性的学习对自己有用的功能。 而要把EXCEL学好，我认为是先要养成一种习惯--EXCEL规范操作的习惯，然后再学习函数、 图表等。 我没有系统的学过EXCEL，也没有去好好的看任何一本关于EXCEL的书籍，因为有一些功 能在我HR从业生涯中会用不到，甚至到现在用到一些功能时我需要查看帮助或者问百度。为 什么要写这篇文：一是把自己以前所学的总结一下，因为学的都是片断，没有好好总结过； 二是打算教我手下的专员学习EXCEL，已给她们讲过一课了，后续的还需要再讲。 EXCLE高手看到此文可以略过，另外我讲到的方法可能不是最简便的，大家可以提出来 一起交流。（注：部分资料来源于网络） （另注：本文的讲解都是依据EXCEL 2007进行） 2 目录 CONTENTS 前言 一、我们该怎样学习 EXCEL„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 04 二、善亍学习„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 06 三、规范化表格„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„