电子文档的管理.docVIP

1 目的 对. 范围 适用于 3. 要求 3.1 电子文档整理、归档时间要求 电子文件的整理、归档应在文件接收之日的当天完成，最晚不得迟于第二天。 3.2 电子文档存档方式 3.2.1电子文档按照文件类型进行分类存放。 项目管理组组长给出文件分类及对应序号。具体分类及号见附录. 3.2.2电子文件按照以下方式命名文件夹并进行相应存放。具体示例见表1. 一级文件夹：项目管理部技术文件(标配文件) 或 项目管理部技术文件(客制文件) 二级文件夹：序号+文件类型 三级文件夹：（1）设计输出类文件，按照有效年限及作废年限进行分类。其中有效文件夹上的年份随年份变更而变更，即年底备份后，有效文件夹上面的年份变更为下一年年份。作废文件夹年份更新后不变更，即年底备份后，增加一个下一年年份的作废文件夹。 （2）对于不作废的记录类文件，如《修改模申请单》按照文件输出所在年份进行存放。 四级文件夹：根据现行存放方式存放，必要时分类。例如，作业指导书类按照产品型号分类命名，明细表类按照不同输出格式进行分类 3.2.3 电子文件存放时，存放格式（压缩包 或 文件夹）应统一。当用文件夹存放时，注意不要存在文件夹嵌套的情况（这种情况通常在解压缩时发生） 表1 文件夹命名示例 一级文件夹 二级文件夹(序号+文件类型) 三级文件夹 四级文件及 项目管理部技术文件 (标配文件) 01 装配图 有效2015 根据现行存放方式存放，必要时分类 截废文件 2015作废 ...... 02 零件图2D 03 零件图3D ...... 04 修改模申请单 2014年 2015年 ...... 项目管理部技术文件 (客制文件) K2 烧录程序 有效2015 根据现行存放方式存放，必要时分类 截废文件 2015作废 ...... K3 PC程序 ...... 3.3 电子文档的备份 3.3.1每年最后一个工作日结束后，项目管理组组长对当年的电子文档进行备份。 3.3.2 将文件在服务器和移动硬盘上分别进行备份。 3.4 电子文档的查找 同一类文件的全部文件由当年有效文件及对应年限及以前的作废文件构成。 如2016年所有文件为：有效2016+2016作废+2015作废+截废文件 4 附录 标配文件类型及对应序号代码清单 序号 文件类型 序号 文件类型 1 装配图 41 采购技术要求 2 零件图2D 42 关键零部件清单 3 零件图3D 43 产品配置BOM示意图 4 修改模申请单 44 激光打标丝网印移印贴膜护屏原稿 5 模具制作任务书 45 通用文件 6 试模记录表 46 PCBA板技术条件 7 产品封样审批单(不再输出) 47 研发表格文件(04001-04799) 8 实物铭牌 48 办公表格文件(07800-04999) 9 激光铭牌 49 程序生产操作说明(不再输出) 10 标签 50 基板工艺说明(不再输出) 11 包装盒 51 基板技术条件(不再输出) 12 刀版图 52 生产工艺流程说明(不再输出) 13 泡沫及其他包装 53 整机工艺说明(不再输出) 14 护屏 54 模具明细表 15 贴膜 55 模件明细表 16 丝网印图 56 注塑件明细表 17 激光打标效果图 57 基板明细 18 表面处理及配色方案 58 整机明细 19 保修卡 59 成套件明细 20 特殊文件/检验规范 60.1 说明书原稿(标配) 21 移印 60.2 说明书原稿(客制) 22 导线加工连接图（专用） 61 DMR 23 导线加工连接图（通用） 62 通信协议 24 接线装配示意图 63 装箱清单 25 生产作业指导书（专用） 64 宣传用技术资料 26 生产作业指导书（通用） 65 网站信息(产品信息) 27 设备操作说明 66 网站信息(非产品信息) 28 整机(校准)技术条件 67 产品配置清单(不再输出) 29 基板检验(调试)记录 68 铭牌原稿 30 整机内部工艺检查表 69 标签原稿 31 整机检验记录 70 包装盒原稿 32 生产通用表格 33 烧录程序 34 PC软件 35 软件平台二组文件 36 产品非相关应用程序相关文件-自制软件 37 产品非相关应用程序相关文件-外来软件 38 说明书 39 维修手册 40 宣传彩页 表二 客制文件类型及对应序号代码清单 序号