档案基础术语培训资料.doc

档案的基本术语 档案的定义 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第一、档案的形成者范围非常之广。党政机关、社会团体、企事业单位以及我们每一个人都能成为档案的形成者； 第二、档案反映的内容涉及的领域非常之宽，社会生活的方方面面都能在档案中得到记录； 第三、档案种类和形式多样。我们经常看到的政府文件、工程图纸、印章、照片、录音录像材料以及新兴的电子文件等等，都是档案的载体； 第四、档案是我们从事每一项活动直接形成的原始记录。我们并不是为了管理档案而创造档案，它来源于我们实际生活、工作中开展活动产生的原始记录，是伴随人类社会活动形成的客观真实的材料。 第五、档案是具有保存价值的原始材料。 二、档案的属性 原始性是档案的本质属性。档案是形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物，就是说档案是历史的原始记录，这决定了档案和普通图书、资料的本质区别，判断一份材料是不是档案关键要看它是不是具有原始性。 另外档案还具有客观真实性、信息性和知识存储性。 三、档案的作用 概括地讲，档案的作用有两个方面，一是凭证作用；二是参考作用。 对于一个具体单位或个人，档案的作用体现在以下方面：　　1、档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。　　2、档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。　　3、档案是一个单位规范管理的基础。　　4、档案我们积累和传播知识重要载体。　　5、档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。　　6、档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。　　最后，档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。 四、档案的种类根据档案的形成情况和用途，一般将档案分为：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。另外对于一些专业性、业务性较强的业务，也可以建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等等。 五、档案馆的性质和任务 档案馆是集中管理档案的文化事业机构,负责接收、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。　　档案馆的任务是：　　1、接收与征集档案。　　2、科学地管理档案。　　3、开展档案的利用工作。　　4、编辑出版档案史料。　　5、参与编修史、志工作。 六、档案馆/室的种类我国的档案馆按照统一领导、分级管理的原则，从中央到地方都分别设置国家综合档案馆，一些行业根据自身业务需要也设立专业和部门档案馆，从而形成一个完整的档案馆网络体系。　　1、中央档案馆。　　我国在中央级目前设立有三个国家综合档案馆，分别是：1中央档案馆，负责管理中央和国家机关的档案；2中国第一历史档案馆，负责收集管理明、清两朝以及各各朝代中央机构形成的档案；3中国第二历史档案，负责收集管理民国时期中央机构形成的档案。　　2、地方级国家综合档案馆。　　省、计划单列市、地、州、市、县、区分级设立国家综合档案馆，负责管理本级中国共产党的机关、人大、政府、政协、等机构形成的档案和本级分管范围内各历史时期的有关档案。　　3、国家专门档案馆 我国设有国家照片档案馆。 4、档案室 国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。一般为综合档案室，还可根据各单位具体情况分：文书档案室、科技档案室、实物档案室等。 七、国家综合档案馆的服务对象国家综合档案馆的服务对象主要有：　　1、各级党委、政府领导和各部门。　　2、广大人民群众。　　3、经过审批同意的港澳台同胞及外国人士。 八、档案工作 管理档案和档案事业的活动。 九、档案管理 档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。 十、档案学 研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。 十一、公共档案 国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。 十二、文书档案 反映党务、行政管理等活动的档案。 十三、科学技术档案 反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。 十四、专门档案 反映专门领域活动的档案。如：会计档案、审计档案、诉