谈对基层档案信息化管理的体会.doc

谈对基层档案信息化管理的体会 　　摘 要：本文作者通过所在单位档案信息化建设的实践过程以及自身工作体会，阐述了档案信息化管理所具有的优势和对工作开展的帮助，并对今后档案信息化管理进行了展望 关键词：档案信息化；管理；优势；未来发展 近年来，牟平广播电视台根据上级对档案信息化管理的要求，积极把档案信息化和办公自动化纳入全台信息化建设的总格局，配备了公文传输和档案管理的专用设备、专业软件，开展了人员的操作培训工作，使该台档案信息化建设得到了前所未有的发展，档案管理工作多次获得上级单位的表彰。随着事业的发展，该台档案信息化基础设施不断加强，软件、硬件设施不断完善，为下一步档案信息化建设的长足发展奠定了坚实基础。几年来，笔者通过对文书档案进行数字化的实践，对比以往传统的档案管理模式，结论是电子档案信息化管理具有高效、标准、可操作性强等诸多优点，因此，基层单位实现文书档案管理信息化管理是必然的趋势 1 基层档案管理信息化管理的优势 1、文件登记规范。传统档案收集工作难以做到规范化，文书档案的收发、登记完全依赖于手工操作，不仅要求资料收集完整、齐全、避免抄写错误，而且还要求用笔规范、字迹清楚，分类、统计要准确无误等，在实际工作中很容易出现差错，费时又费力。使用档案信息化管理以后，通过文件登记模块建立年度收、发文库，按设置的字段名分类，分别录入每一份文件的原始信息，登记的内容和形式比较规范。特别是在审核登记信息时，发现错误后可进行多次修改，可操作性强。同时，利用数据库的核心技术，通过扫描挂接原文后，输入查询条件，即可进行多种方式的检索，既方便又快捷。在应用计算机软件进行管理之后，文件资料的收集、储存、分类、统计、查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行 2、文件立卷简单。手工文书立卷，需要先对文件按一定的规则逐份进行编目、分类，往往立完一卷后，若需要进行修改或补充，就必须重新拆卷，排列卷内文件，工作量很大，又容易出错。现在文书人员使用信息化管理系统后，由于建立了与收、发文库相关联的档案库，就可根据管理系统平时登记的归档和不归档文件清单，确定归档文件，既可防止遗漏，又能确保案卷的原始性、真实性。当按一定的条件立卷后，系统可根据卷内目录中每份文件的有关著录项为依据，进行人工移动、调整。通过拆分、合并功能将每一案卷具有某方面共同点和联系密切的文件综合在一起组成案卷，并通过计算机修改档案目录，自动为同一卷内文件进行排列和编号，以统一式样打印出所需的卷内目录、备考表及案卷封面等。这种方法可使案卷目录及卷内目录的编制更加规范和便捷，而且还能提高编制速度，改善案卷质量，节省大量人力。系统立卷、组卷可以做到标题准确，著录、标引规范，从而克服了组卷的随意性，使档案材料的完整齐全率有了保证，提高了组卷的效率和质量 3、文件检索快捷。以往的文件管理使用手续繁琐，每份文件在重复利用时，都要进行一次借阅登记，管理繁琐，增加了不必要的重复性工作。如果在借阅条件不是很具体明确的情况下，要逐卷、逐份查找，每一次查找都要花费很多时间，效率很低。而利用计算机系统管理档案，在查阅条件模糊的情况下，可输入关键字、词或用其它检索方式进行查阅，即缩短了查找时间，又提高了准确率。查阅原文可不用进入档案室，而直接在计算机上读出，并打印出带红印章的原文件，既减少了查找档案过程中对文件的磨损，又延长了档案的存储寿命，同时还可避免复印时对档案的损害和可能发生的泄密情况。通过外设直接查找所需的资料，克服了以往查阅者在查找过程中自由翻阅整本案卷，还起到了一定的保密作用 4、实现信息共享。基层单位由于上级部门下发的文件份数基本上都是一份，因此，不能满足当多个领导或部门同时查阅，不能做到有效的信息共享，时效性差。在原始的手工操作管理中，还有大量文件因无法共享而闲置在文件柜中，不仅造成资源浪费，还增加了文件查阅难度。随着计算机网络技术的不断发展，办公自动化系统的不断完善，档案信息与载体可分离利用，并与其它信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率。可以对所调阅的档案资源进行脱机处理，保证查找率，不受空间、时间等其他因素的限制，并且运用计算机技术对档案进行管理后，由单途径管理发展为体系管理，由对档案案卷级、目录级管理到文件级合并管理，通过自动化网络办公平台，不同权限级别的人员可以根据需要，查阅相关档案信息，加大了对档案信息的动态管理和解密档案的资源共享 5、存储安全稳定。纸质档案在管理过程中容易受到温度、湿度、酸、碱、酶、氧化、虫蛀等因素的影响，从而发生水解、氧化反应及损坏载体的情况，一旦纸质载体被破坏，便造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需