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如何成为上司的得力助手 一、秘书概述 1、英文字典的定义 依The Random House Dictionary of the English Language中对于秘书的定义为： 1) a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, company, association, etc. 2) apersonemployed tohandle correspondenceanddo routinework ina business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like. 2、秘书的角色 一般而言，秘书的角色定位应是辅佐的功能。帮助主管处理一切里里外外的业务成了秘 书的职责。一般公司或机构，因为传统背景的关系，秘书的职务并不是那么确定，秘书 除了本身主管外，和其他部门业务人员的关系也非常密切和重要，形成纵横交错而复杂 的人际关系，因此其工作范围是秘书，又是一般的职员，工作领域无法正确的予以划分。 因此，渐渐地，现代的工商秘书，已演变成名副其实的“业务秘书”或“公关秘书”了。 3、秘书工作的性质 秘书的工作，主要为协助主管执行工作细节。想想大公司的董事长或机关的主管，如果 每天早上自己要打开信件，打字回信、存档处理、接听电话等工作，那么，他们将没有 时间来从事高层次的商业活动与计划。所以，必须要有位助理来处理这些办公室事务。 这位助理，即是秘书。 秘书工作最主要为辅佐功能，此即是其一主要的意义。秘书工作的另一重要意义为管理。 对很多秘书来说，秘书工作的历练是作为一行政主管的重要阶梯。因为秘书常帮助主管 处理与主管样关的业务，所以对于主管的工作有一全盘的了解。秘书可以学到如何去指 导、督导、规划及处理问题，并且熟悉公司的政策。因此，秘书工作亦是管理人才的训 练摇篮，其理由有二： 1、秘书熟悉人事、业务、程序、管理等内部作业。 2、秘书熟悉公关、协调、市场等外部作业。 二、秘书的业务 1、秘书在一天的工作间中，有三分之二是做下列业务： 打字 与主管商谈 接受口授 档案管理 传真 准备当天的业务及下班前的业务处理 接听电话 拟稿及制作信件 处理信件 2、秘书业务可分为四类： 资讯管理业务 事务业务 公关业务 综合业务 兹就秘书的功能与业务分述如下： 秘书业务由前述可知分为四类： 1、资读管理业务 2、事务业务 3、公关业务 4、综合业务 兹分别说明如下： 1、资讯管理业务 资讯管理业务，即是利用电脑来处理及管理一般业务。秘书的资讯管理业务是由其执行 任务的功能引伸而业。前节提到秘书执行的任务有发传真、拟稿、存款、安排机票、安 排看牙医等，这些业务部需要资讯管理来处理。这在微观方面，资讯管理所处理之业务。 在钜观方面，资讯管理可处理之业务有文书及情报方面。 文书： 包括文件及书信之制作等。以往皆用打字机或手写，但由于资讯业务之发达，各种文书 之制作皆已电脑化，以增加功能与效率。在文书方面，资讯管理所能处理之业务有整理 书信、写信、中英文打字、速记、档案管理、约会安排等。尤其在书信写作方面，由于 有电脑软件之运用，可节省构思之时间及文件制作的精力。现代的文书业务尤需要资讯 管理的配合以提高效率。文书与资讯是息息相关了。 情报： 情报业务是资讯管理所处理的主要业务之一。情报业务包括资料情报的搜集、提供、整 理、管理、活用与交换。资料情报的输出和输入都要经过秘书这个孔道，当主管将情报 交给秘书传达下去时，首先秘书就要根据情报的质和量，按其重要性、机密性、紧急性 来安排传送的优先顺序。这时，秘书对于资讯情报之处理、筛选、分类与传遁就可利用 资管理业务，以增进处理情报业务的效率。 事务业务 秘书的事务业务，源自其处理例行事务和功能。秘书的事务业务，为秘书在办公室所处 理的例行业务，包括接听电话、拆寄信件、发传真、档案管理、更新办公室