地税推广电子公文处理软件的工作[方案].docVIP

地税推广电子公文处理软件的工作方案 来源 课 件 w w 5 K nbsp;j.o M 2 nbsp;nbsp; 为了加快办理公文的速度，改善办理公文的质量，转变机关工作作风，提高行政效率，自治区地方税务局从*年开始大力推广使用中国计算机软件与技术服务总公司和国家税务总局联合研制的电子公文处理软件，即《公文处理系统》(Official Documents Process Sstem)软件(以下简称OA软件)，使全区地税系统的办公自动化建设步伐迈向新的台阶。但是,到目前为止，各级地税机关在推广使用OA软件的过程中，还存在许多不容忽视的问题，使OA软件未能充分发挥应有的作用，亟待解决。 nbsp; 一、OA软件推广使用过程中存在的问题 OA软件在推广使用过程中遇到的问题分为两个方面，一方面是OA软件本身存在的问题；另一方面是使用OA软件的外部环境存在的问题。 nbsp; (一)OA软件本身存在的问题 1.OA软件兼容性较差。随着OA软件的推广使用，目前OA软件已成为地税系统内部纵向发送、接收电子公文，横向分送、阅处电子公文的主要工具，从而大大地减少了纸质公文的使用量，提高了办理公文的效率和质量。但是，由于OA软件开发时间比较早，目前在用的OA软件的最新版本仍是*年定型的4.0.1版，这个版本的OA软件能够正确识别并处理的电子文档只有扩展名为doc的Word文档、扩展名为txt的文本文档和扩展名为bmp的位图文档，而对外来的其他格式的电子文档的兼容性较差，表现为以下几种情况。一是不能兼容、不能正确识别外来电子文档。例如，目前政府OA(即办公自动化)系统开始启用的电子公文的格式为不可修改的PDF文档，OA软件不能直接接收、识别这种格式的公文，需要通过人工操作，利用第三方软件经过多个步骤的转换后才能逐页拷入OA软件进行处理，工作量大，速度缓慢，与手工处理纸质公文无异，甚至比手工处理纸质公文还慢，而且转换的效果并不理想，主要是文件版面和字体缩小，清晰度下降，阅读比较困难。就连国人使用比较多的有名的国产文字处理软件－－金山软件编辑的WPS文档，OA软件也不能直接拷入并正确识别。二是接收外来电子公文后改变原公文的面貌。根据《广西壮族自治区国家行政机关电子公文处理暂行办法》(以下简称《电子公文处理办法》，*年12月9日印发)第十一条规定：“电子公文的显现格式和还原成纸质公文的格式，应当符合《国家行政机关公文处理办法》、……的要求。”《国家行政机关公文公格式》明确规定，国家行政机关的公文从发文标识到版记要区分不同的部位使用不同型号的黑体、小标宋体、仿宋体、楷体等字体，但是，OA软件在接收自治区政府、市政府的电子公文时，有些公文在电脑上显示的文字虽然颜色、型号不变，但是大部分甚至是全部的字体都变成了不符合规定的其它字体。 根据国家信息化发展战略和我国电子政务建设的总体目标，以后地税部门与其他政府部门甚至是社会公众之间的工作联系应该最大限度地利用信息技术通过网络来完成。随着信息技术的发展和办公自动化技术在各行各业的普及推广，用于编辑制作电子公文的新软件、新技术将不断增多，各级各部门根据自身的工作特点和要求可以选择不同的软件、技术制作电子公文，因此，地税部门与外部之间工作联系涉及到的电子公文的格式和种类将进一步增加，例如企业办理申请享受税收优惠待遇手续时附送的财务会计资料、产品技术说明资料等的电子文档的文件格式就比较多。由此可见，OA软件的兼容性问题已成为其进一步扩大和深入推广应用的最大障碍。 nbsp; 2.辅助功能缺乏。随着各级地税部门办公局域网的建立和扩大，地税部门内部的很多与办文事务息息相关的工作如及时通讯联络、资料传递等都可以通过网络来完成，但OA软件只能处理正式的公文、发布正式的通告，缺乏必要的辅助功能，影响办文速度和质量。为了解决这一问题，一些市地税局就在办公局域网内加装诸如腾迅通等这方面的软件来弥补OA软件的不足，但使用时与OA软件脱节，仍不够方便及时。 nbsp; 3.OA软件缺少自我完善机制。计算机软件的特点和开发目的决定了任何计算机应用软件既不可能一蹴而就，也不可能一成不变，而是要在开发、应用过程中根据使用环境的变化和用户的需求不断更新完善。这就要求应用软件的开发商要有了解使用环境变化和用户需求变化的渠道，要么通过应用软件本身自动收集反馈使用过程中的有关资料，要么通过使用软件的人群反馈诉求，以便及时了解有关情况，并加以修改补充完善。而OA软件恰恰缺少这种及时了解使用情况并加以解决的机制，这一点，从OA软件的4.0.1版于*年定型投入使用至今多年，虽然早就发现有许多不足之处，但至今也没有得到改进和提高，就可以得到证明。这是软件开发商售后跟踪服务不到位造成的。 此外，OA软件还会出现一些不知缘由的错误，例如，有时收文方接