第6章 报表1.pptVIP

第6章 报 表 内容提要 报表概述 创建报表 编辑报表 创建高级报表 6.1 报表概述 报表是Access数据库的一个对象，它根据指定的规则打印输出格式化的数据信息。 6.1.1、报表类型 纵栏式报表 表格式报表 图表报表 标签报表 6.1.2、报表视图 Access的报表操作提供了3种视图：设计视图，打印预览和版面预览。 6.1.2、报表视图 报表设计视图中包含的节有7种： 报表页眉节 页面页眉节 组页眉节 主体 组页脚节 页面页脚节 报表页脚节 6.1.3、报表和窗体的区别 报表和窗体的主要区别是它们的输出目的不同，窗体主要用于数据的输入，而报表主要是将绑定的数据源中的数据输出。报表中可以包含子窗体。 窗体上的计算字段通常是根据记录中的字段计算总数，而报表中的计算字段是根据记录分组形式对所有记录进行处理。 报表除了不能进行数据的输入之外，可以完成窗体的所有工作。也可以把窗体保存为报表，然后在报表设计视图中自定义窗体控件。 6.2 创建报表 6.2 创建报表 6.2.1 创建报表的基本方法： 自动创建报表 使用向导 报表设计视图 6.2.1、自动创建报表 6.2.3、使用报表向导创建报表 Access提供了“报表向导”、“图表向导”、“标签向导”3种方式。 “报表向导”可以创建标准报表； “图表向导”可以创建图表； “标签向导”可以创建用于邮件的标签。 6.2.4、使用报表设计视图创建报表 “设计视图”是显示数据库对象（包括：表、查询、窗体、宏和数据访问页）的设计的窗口。在“设计视图”中，可以新建数据库对象和修改现有数据库对象。 使用报表设计视图创建报表的一般操作方法是： l ）在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“报表”。 2）单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。 3）在“新建报表”对话框中，单击“设计视图”，然后单击包含报表所需数据的表或查询。本例选择学生表。 如果需要的是未绑定报表，请不要在本列表中选择任何选项。如果要创建使用多表数据的报表，可以基于查询来创建所需的报表。 4）单击“确定”，工作窗口中将打开报表设计视图，如图6-19所示。 5）用鼠标将需要的字段逐一地从“字段列表”拖放到设计视图的主体节中。本例选择学号、姓名、性别、出生日期、团员否等字段。系统自动为所选的字段创建标签和文本框。标签显示字段的名称，文本框显示字段的值，如图6－20所示。 控件周围的8个黑点表示该控件处于选中状态，可对其进行操作。如果需要改变控件的位置，在控件被选中的状态下，移动鼠标到该控件上，会出现黑色的小手标志，按住鼠标左键拖动到新的位置即可。 在图6-20所示的状态下，标签控件和文本框控件都处于选中状态，移动时它们会一起移动。如果只希望移动其中一个控件，移动鼠标时需要将黑色的小手标志移到该控件左上方较大的黑点处再拖动。 图6-19 图6-20 要改变控件的大小，可以在选中某个控件后，移动鼠标的箭头到控件的框线，鼠标变成双向箭头标志，按住鼠标左键拖动。在拖动时随着鼠标的移动，将显示一个虚线框，表示动态改变着的控件的大小。 6）手动调整好控件的位置，如图6－20所示。单击工具栏中的保存按钮，将报表保存为“学生基本情况”，一个简单的报表就建好了。单击工具栏中的“视图”按钮，打开报表的预览视图，查看报表的效果，如图 6-21所示。 如果直接双击数据库窗口中的“在设计视图中创建报表”按钮进行报表设计时，则新建报表不与任何数据相关。这时向其中添加的各种控件都是非绑定的，无法将表或查询中的字段添加到报表中，因此，必须定义报表的数据源。 定义报表的数据源的步骤如下： l）在报表/设计视图中，双击标尺相交处的“报表选择器”，显示报表的属性对话框。 2）如果只需要将单个报表或查询绑定到当前报表中，在“记录源”属性列表中选择需要的表或查询，如图6-22所示。如果要将多个表或查询绑定到报表中，则需要启动查询生成器生成新查询。单击“生成器”按图6-22报表属性对话框钮，激活查询生成器，切换到“查询生成器”窗口。在查询生成器中选择的表或查询就是新报表的数据源。由于前一章介绍了查询生成器的使用，这里不再重复介绍。 6.3 编辑报表 报表视图如同一个工作台，可以对已经存在的报表进行进一步的修饰。如：给报表添加封面、添加标题；将数据按标题分组，或分隔报表的各部分；调整报表各部分的大小、更改报表格式，如字体或颜色等；或者为报表添加节、设置报表属性以控制外观和行为等。 6.3.1引例 上一节中介绍了如何使用报表向导和报表视图创建报表。可以看出，报表向导使用简单，但是创建的报表格式固定，用户的选择范围小。与报