商务秘书实务(第二版).ppt

第一章 商务秘书概述 第一章 商务秘书概述 第一节 商务秘书与商务秘书工作 第二节 商务秘书的素质要求与行为规范 第三节 商务秘书工作入门 1、商务秘书的定义 秘书是上司的近身参谋和助手 是主要从事文牍性、信息性、协调性和事务工作的人员 是一种广泛的社会职业 是办文、办会和办事的人员 从组织的性质分类 政务秘书 商务秘书 司法秘书 外事秘书 教育秘书 从能力特长分类 参谋型 秀才型 办事型 公关型 操作型 翻译型 按其责任的大小和能力素质的高低划分 首先是助理文书级也常被称为“见习秘书”（reception）其主要工作内容是负责打字、接待、电传、管理办公用品、处理电话、分送信函、预定约会等。 其次应是文书级。也常被称为“正式秘书”（secretary）其主要工作内容是负责起草打印文件，收发处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授文件，负责会议的记录，为上司的报告文件收集组织材料，制定旅行计划，管理档案资料，辅助经理处理小额现金，兼做一些会计出纳计账的工作，保管保密文件等。正式秘书无论是职位的性质，技术的要求，涉及的方面，还是工作的责任都要远远高于见习秘书。 按其责任的大小和能力素质的高低划分（2） 再次是执行级，它包括业务秘书、行政秘书等。其工作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。如处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、纵向的各种关系，辅助决策。 最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。 二、商务秘书工作 1、商务活动的特点 交易性 利益性 竞争性 秘书面临的新挑战 全球化的视角 科技的飞速发展 管理理念的变化 人力资源的新要求 企业文化的变迁 未来秘书的发展趋势 智能化：专业技能、人际关系技能、理念分析技能 专业化：术业有专攻、行业细分 复合化：多种知识和技能的组合 社会化：国际化、统一化 女性化：女性在管理中整体地位的提升 秘书的面试技巧（2） 第三，预先准备好对方可能提出问题的应对答案，特别要想好如果对方问及“你对原来的上司如何评价？”“如果你未来的上司是一个脾气比较急躁，喜欢苛求下属的领导，你将怎么办？”“你们原来的公司规模较大，而我们的公司规模较小，你会不会感到不适应？”等许多棘手、敏感的问题时，要注意回答的技巧，因为这些问题是要考察你的人际关系技巧和心理素质，所以要深思熟虑，不要简单回答是否对错，要辩证全面地陈述你对问题的认识。 第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有的放矢地提出，但注意不要随便说：“给多少都没关系”或“我认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千元。”之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者你自以为是，盲目抬高身价等等。 秘书的面试技巧（3） 第五，准备好自己的学历、工作经历等材料，尤其是申请的职位相关的材料事先要准备好。 第六，准备好适宜的面试服装，面试前，花一些时间和精力进行一下自我修饰，整理好仪表和服饰，女秘书一般一定要穿深灰浅棕系列的职业套装，衣服款式要力求端庄大方，尽量去掉装饰物，面部、颈部、手部都要注意卫生，要化些淡妆，配饰如颈链、戒指、耳钉、耳环等要尽量少带，鞋子的样子要精致大方，以中跟为好，使人看上去得体、大方、庄重、沉稳。 秘书的见习与入门 新上任的秘书要做好以下准备（1） 第一，全面了解企业的性质和历史，了解公司的结构、产品、目标、成果、市场战略、广告战略以及各种基本的经济数字。 第二，多方了解未来上司的情况，可以向前任秘书和其他同事了解请教，以实现知已知彼，尽快地和上司达成工作上的默契。 新上任的秘书要做好以下准备（2） 第三，了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职素和技能，通过向同行同事请教，总结自己以往工作的经验教训，做到心中有数，逐步地跟上整个企业的工作节奏和规律，使各项工作规范化、制度化、程序化，最终达到科学化。 第四，加强时间管理，将自己的一切工作环节纳入有序的控制，以统筹平衡急缓、主次，使一切事务的处理更为高效化 。 第五，在工作中学习，在学习中工作，不断强化工作所需的各种技能，以适应现在办公技术的不断革新和对国际化