电子邮件礼仪.ppt

东莞三基音响科技有限公司 * ---让我们高效的沟通 * 　1.操作流程 　　在发传真前，先要熟悉传真机的操作流程。一般来说，只要把要传的文件插入传真机文件输入口，拨通对方的传真机号码，对方回复后，按“开始”(有的是“发送”)按钮，就可以发送。 　 * 　　　2.内容严谨 　　传真内容简明扼要，严谨准确。为确保这一点，在写完后须校对一遍再发送。传真内容应包括发件人的的基本信息、正文，以及所传真文档的时间和页码，并写清接收人的全名和称呼。 　 * 　　　3.规范操作 　　其一，在发传真前，要先给对方通报一下;收到传真后要给对方回个信，确认已收到;收到传真后要及时处理，使用时要考虑到图像、文字可能失真。 　　其二，接收或发送传真时，如果需先人工呼叫，在接通电话时首先应口齿清晰地说“你好”，然后报出自己的公司或单位的名称以及详细的部门名称等。通话时，语气要热诚，口齿要清晰，语速要平缓。电话语言要简洁、得体、准确，音调适中，态度自然。 　　其三，如果发送国际传真，要将国际代码和对方号码连在一起发送，或者中间加一个中横线，例如：00861058851266、0086-1058851266、00-861058851266，这三种格式都是可以的，如果使用中横线，那么中横线前面的数字不能超过四位。 　 * 　　4.资料备份 　　传真的资料不大容易保存，因此，重要的传真文件要复印备份。 　　 * * 据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。 “在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。 你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。? 电子邮件礼仪 * 由邮件门事件引发的思考 * 一 二 三 称呼语与问候 正文 四 五 附件 结尾签名 邮件标题 六 回复技巧 七 正确使用发送、抄送与密送 内 容 提 纲 * 一、邮件标题 不要空标题(这是最失礼的) 1 标题要简洁 2 标题要真实反映邮件的重要性 3 一封信一个主题，不可大杂烩 4 回复邮件时要更改标题 5 不要随便用紧急标示 6 标题千万不要出现错别字 7 * 二、称呼语与问候 （1）、英文开头写 “HI”，中文开头写 “上午好” 或“您好”，问候语是称呼换行空两格写。 （2）、结尾常见的写个Best Regards，中文的写 个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是 尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常 正式的场合应完全使用信件标准格式“祝” 和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头 空两 格，而“顺利”和“敬礼”为再换行 顶格写。 （3）、俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些， 总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对 方也能平静地看待。 1、 Email开头最好要有问候语 。 * （1）、邮件的开头要称呼收件人。 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 （2）、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x 经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x 先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 （3）、不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高 于自己的人也不宜称呼英文名。 （4）、关于格式，称呼是第一行顶格写。 2、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。 二、称呼语与问候 * 1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用一、（一）、1、（1）、 A、 a之类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用 拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态 度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符。 三、 正 文 * 四、 附 件 1、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件 人查看附件； 2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够 概括附件的内容，方便收件人下载后管理； 3、正文中应对附