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LUOYANG NORMAL UNIVERSITY管理文秘结业论文 院（系）名称政法与公共管理学院专业名称12级行政管理本科学生姓名李XX学号1203440XX秘书工作之我见【摘要】通过一学期的系统学习，我对秘书这一职业有了更深的认识。秘书工作在我的认识里不再是带有性别歧视色彩的，仅仅只是处理文件、接听电话、安排会议那样简单、琐碎，甚至有点机械性的工作，更多的时候它是一门行为艺术，一门办公室交往和沟通的艺术。无论我们是否会真的去从事这份工作，其自身职业所体现的艺术性都值得我们去研究和学习。我将从秘书职业的特点、职能、工作内容等方面为角度来探讨一位优秀的秘书应具备的修养和能力，以及我对秘书工作的一些浅显的认识。【关键字】秘书；工作特点；工作职能；工作内容秘书也被称为行政助理、执行秘书、办公室联络员、咨询专员、文书、或行政专员，秘书人员工作的地方又被称为办公室，按级别还可细分为秘书局、秘书处、秘书科、秘书股等，根据分工性质和级别会有不同的称谓。其学术性概念为：全面以处理信息和事物的方式直接辅助领导者实施管理的人员。一般人常以为它是女性工作，殊不知秘书有大有小，比如像政府的一些高级秘书大多为男性。所以我们但从表面字义并不能窥出“秘书”一职的奥妙所在，所以我们有必要对这一职业进行系统的了解和学习。一 秘书的职业特点所谓的专业秘书，乃是一位办公室内特定主管的助手。其任务是在认可的职权范围内，不必经过直接的监管，就能运用办公室内的工具设备，从事该主管指定的行政性任务——美国国际专业行政协会。由此再结合所学我认为秘书工作具有以下特点：第一：直接性。秘书直接隶属于领导个人，听命于领导指示，不受其他组织监管；第二：辅助性。秘书工作是辅助领导决策，并不具有决定权和指挥权；第三: 媒介性。秘书在整个管理系统中扮演着承上启下，协调内外，沟通左右的特殊角色，“桥梁”和“纽带”的特殊作用。第四：特定性。秘书的工作仅限于领导许可的，可以酌情安排的的特定范围，在没有取得领导充分信任的时候，不能尚自替领导做决定。第五：机密性。秘书的“秘”字本身就是保密的意思，由于秘书地位和岗位的特殊性，秘书必然要接触大量的机密。对机密和和领导的隐私要保密，要知道该说什么、不该说什么。 秘书的这些特点决定了工作职能和内容。其工作职能和内容也都体现这些特点。二秘书工作的职能 秘书的职能就是秘书围绕其职责范围、工作内容所进行的一切活动所产生的功能，一切围绕辅助领导工作而展开。具体可将其分为以下五大职能：参谋职能。秘书的参谋职能体现在辅助领导决策上。当然，参谋的前提是秘书平时工作中要留心组织发展过程中所暴漏的问题域不足，当问题迫切需要解决的时候，可以有准备的提供决策课题和相关的决策信息，以协助领导决策，必要时还要做好信息反馈，检查偏差，提高决策的正确性。处理信息职能。处理信息是秘书辅助领导决策的一个环节。其中要求秘书具备对信息搜集、加工、传递、贮存和检索的信息技术能力。其作用在于帮助领导把握全局，正确决策。因此一定要确保方式正确，信息准确性和适用性。督促检查的职能。督促检查指的是秘书对领导决策的贯彻和执行情况。但是这并不是秘书本身的业务，常常事关重大，由领导或领导机关批示或交代给秘书部门或秘书人员办理，具有较强的权威性和严肃性。协调的职能。秘书的协调作用主要表现为：一是，为领导协调好上下、左右的各种关系，创造良好的组织氛围和外部环境；二是，开展工作时要搞好与各职能部门以及内部的协调，提高秘书工作的亲和力和秘书工作的效率。办理日常事务的职能。事务是秘书在辅助领导决策时具体劳作的过程，也叫秘书实务，如电话、接待、会议安排、文书、日程安排等等工作，琐碎且要求高。办理事务的职能是其他四项职能顺利运行的必要前提。由此可见秘书的一切工作围绕领导活动而展开，因此，在实现其职能的过程中，秘书要特别注意处理好自己与领导的关系。所谓伴君如伴虎，秘书所承担的工作琐碎，有弹性，有时间限制，而且常常不明确，与其常常抱怨，不如花时间去判断领导的工作习惯和格调，然后取得他的信赖和信任。还要随时保持清醒的头脑应对各种突发状况。三 秘书的工作内容一般来说秘书作为领导身边的多面手，所以一般意义上说其工作内容也算是保罗万象。为了便于了解，大体上我把秘书的工作内容分为三类：事务性工作。事务性的工作通常是一些文字类、安排类的工作，需要良好的办公技能和素质。大体包括文书写作、文书处理、资料的整理和归档、安排上司约会、参加会议并做好记录、接待或招待客户、信访工作、接听电话、收发公文、差旅安排等等。管理类的工作。管理类的工作通常是发挥秘书上下、左右协调作用的工作。如管理办公室用品、用车和用地、会计与财务、设备采购、编写单位大事记、编写简报、学习新软件等等。沟通支援性的工作。这些工作可能不是秘书的日常工作但是一旦有需