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5.5数据管理 学习目标： 掌握数据排序的方法 掌握数据筛选的方法 掌握数据分类汇总的方法 学习重难点： 掌握数据筛选和分类汇总的方法 建立数据表（掌握） 1、数据表的概念 数据表通常是指工作表中的数据区域，也叫数据清单。 当作数据库使用的数据表一般必须满足以下条件： 数据表的每一列有一个标题（字段名），标题放在数据表第一行。 一列的所有单元格的数据格式应一致。 数据表中没有空行或空列。 2、建立数据表的方法 直接录入：利用键盘直接录入。 记录单命令录入：单击“数据”菜单中的“记录单”命令，在各字段框中输入记录值。 数据排序（应用） 数据排序的概念 排序是指一种按照特定的顺序，将工作表中指定的数据重新排列的操作。 排序是数据管理分析的一项经常性的工作。对工作表数据的不同字段，按照一定的方式进行排序，可以满足不同数据分析的要求。 排序的原则 排序关键字：是指排序依照的数据字段名称，作为排序的依据，也称为排序的关键字。 Excel的三层排序：在进行复杂条件排序时，只有在主要关键字对应的数据内容相同时，才按照次要关键字对相同部分的数据进行排序，依此类推第三关键字。 排序的方法 升序：将数据按从小到大的顺序排列。 降序：将数据按从大到小的顺序排列。 对于数据升序和降序的判断原则 数字：数字优先，按1-9为升序，从最小的负数到最大的正数进行排序。 日期：日期从最早日期到最晚日期为升序。 文本字符：先排数字文本，再排符号文本，接着排英文字符，最后是中文字符。排序时，从左到右一个个字符排序。英文字符按A-Z为升序。系统默认排序不区分全角或半角字符和大小写字符。 逻辑值：按其字符串拼写排序，先“FALSE”，再“TRUE”为升序。 公式：公式其计算结果排序。 空单元格：无论升序还是降序，空值始终排在最后。 混合排序：当几种类型混合在一起排序时，升序次序为：数字或日期、文本、逻辑值、空单元格；降序次序为：逻辑值、文本、数字或日期、空单元格。 排序操作方法 排序操作可以利用工具操作，也可以用“数据”菜单中的“排序”命令进行操作。 单一条件排序 对某一列中的数据按升序或降序排列。 单击表格中排序关键字列的任意一个单元格（不要选择整列），再单击工具栏中的“升序”或“降序”按钮。 复杂排序 单击表格中的任意单元格，再单击“数据”菜单中的“排序”命令，在弹出的“排序”对话框中选择主要关键字、次要关键字和第三关键字及排序的方向和排序的方法。 数据筛选（应用） 数据筛选的概念：数据筛选是指显示符合条件的记录，其他记录则被暂时隐藏起来。 自动筛选的方法：①选中有数据的任意一个单元格，②在弹出的对话框中设置。若要取消筛选，则再单击“数据”菜单中的“筛选”?“自动筛选”命令。 高级筛选的方法：①在工作表中条件区域设定筛选条件，②单击“数据”菜单中的“筛选”?“高级筛选”命令，③在对话框中设置筛选方式、数据区域和列表区域等，④单击“确定”按钮。 高级筛选与自动筛选的区别：高级筛选不是通过单击字段名右边的筛选箭头来选择筛选条件的，而是在工作表上的条件区域中设定筛选条件。执行高级筛选前必须要设定条件区域，该区域应在远离数据清单的位置上设定，并且至少为两行，第一行为字段名，第二行及以下各行为查找条件。 数据分类汇总（应用） 分类汇总的概念 分类汇总是对数据表上的数据进行分析的一种方法，即可将相同类别的数据归纳在一起（汇总），按类别对数据进行计算。在进行分类汇总前，首先要对数据表进行排序。 创建分类汇总 ①对需要进行分类汇总的字段进行排序。 ②选择报表中任一单元格。 ③单击“数据”菜单中的“分类汇总”命令。 ④在“分类字段”中选择要分类汇总的列，选择汇总方式，选择汇总项。 ⑤单击“确定”按钮。 2、撤消分类汇总：单击“数据”菜单中的“分类汇总”?“全部删除”命令。 《计算机应用基础》 编写：张永松 张兵 第五章 电子表格处理软件应用 5.5数据管理 - 1 -