行政办公自动化管理平台课案.doc

行政办公自动化管理平台 解决方案 公司名称：山东盛世光明物联网技术有限公司 联系电话项目负责人：李红新 日 期： 2013年10月11日 一、信息化需求背景： 随着互联网应用日益深入到人们的日常生活中，企事业单位对互联网应用的要求也越来越高。信息化是21世纪企业生存发展的基础，是打开成功之门的金钥匙。充分利用互联网跨地域、快捷方便等特点来提高工作的管理效率、节省成本。网络办公的概念于是应运而生，网络办公具有传统办公所无法比拟的优点。传统办公效率较低、成本高、受时间地域限制大。而网络办公恰恰克服了这些缺点，对畅通企事业单位内部管理、节省企事业运转成本有重大的意义。 （1）机关单位业务流程的运行效率直接影响单位整体运营状况，同时业务流程运行效率又受到单位结构中的多因素影响，流程隐蔽在臃肿的组织结构背后，流程运作复杂、效率低下、抱怨等问题层出不穷，制约了组织绩效的提升。 （2）机关单位内部沟通不畅，各分管部门之间协调不力。沟通不畅、协调不力，单位运行的各个组件、各个环节就难以步调一致，就无法形成合力，其负面效应是显而易见的。一般来说，单位的机构越复杂，管理层次越多，职能越不明晰，其沟通的效果就越差，领导指令传达到基层的时候往往已经走样；同时，底层人员的建议与意见未到达高层领导之前，历经层层反映往往已经消失殆尽。 （3）行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务，而这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。行政管理的正常运作必须以后勤部门的良好运转为保障，其工作的好与坏将直接影响到全单位工作效率。 二、信息化解决措施： 功能模块总体结构 系统主要的功能模块为： 办公流程模块（领导工作安排、分管领导工作安排、重点工作督办 、财政信息审批、请销假管理、补签申请管理 、办公用品购置审批、公务接待 、车辆维修、文印管理、办公用品领取、采购审核、审批后招标、审批结论 、项目审批） 考勤管理（考勤时间段管理、节假日管理、假类维护、出勤统计、请假审批统计、考勤统计汇总、电子拍照） 在线考试（题库管理、试卷管理、考试安排、成绩管理） 视频学习（类型维护，视频添加，视频管理，在线视频） 今日工作（今日工作安排、今日工作总结、今日工作查询） 在线投票管理（组织投票、在线投票、投票管理、投票统计） 2.1 系统登录 办公自动化系统登录页面，可以根据不同的用户编号进行登录，管理员根据不同的登录帐号进行权限的划分，不同权限的登录者看到页面是不相同的。 ? 2.2 功能界面 上图为软件主界面，每次登陆进入系统后，系统会自动弹出工作流提醒，工作流提醒主要是方便用户第一时间查看到一些未处理的和反馈的工作信息。即时通功能主要是方便同事之间进行沟通 领导工作安排流程：采取由上至下传达，再由下到上审核的过程，局长—分管局长—科长—工作人员，工作人员—科长—分管局长—局长 由上至下传达：局长安排工作事项、具体内容、承办科室、分管局长，并设定工作完成时限。分管局长安排科室负责人，科室负责人承办或安排科室人员承办。 由下到上审核：科室人员完成承办工作后，通过系统提交科室负责人审核，科室负责人审核后提出分管局长审核，分局长审核后提交局长。 特殊情况下，局长可将工作直接安排到全局任何工作人员，工作人员完成工作任务后可直接提报局长。分管局长也有安排科室工作的权限。 完成时间到达之前选择提醒时间及方式（消息提醒或者短信），提醒承办人，同时局长出现提醒信息。完成时间根据系统时间自动生成。分管局长根据局长安排工作，也可设置提醒信息。提醒时间设置要提前于完成时间。 办理过程中如果为（未完成）状态，在提醒时间触发消息提醒或者短信通知功能，系统自动对相关人员进行通知。 整个过程中局长可以以电子日志的状态进行全程监控办理情况，以便对事件进行监督处理进度。 可以添加或下载word文档或excel表格等附加，便于修改。 上图表示领导工作安排的整体工作流程 2.2.2请销假管理 具体流程如下： 本流程根据申请人提出请假时间长短自动进行调整； 一般工作人员，一天以内因私请假或因公外出直接由科室负责人批准完成本次请假流程 一般工作人员，两天以内因私请假或因公外出，依次由科室负责人、分管局长批准后完成本次流程。 一般工作人员，两天以上因私请假或因公外出，依次由科室负责人、分管局长、局长批准后完成本次流程。 科室负责人工作日期间因私请假或因公外出依次报请分管局长和局长批准。 申请未获批准，直接将请假申请审批意见退给申请人。 上图表示请假工作流程 2.2.4办公用品购置流程 具体流程： 科室人员根据实际需要购买的办公用品进行填写比如（购买电脑5台等），点击提交后流转到科室负责人那里进行审批。 科室负责人进行表单的审批，如