文件的分类与编号探析.pdf

维普资讯 质旦春：；|垦F秋刁 — — 甲 ANNALSOFQUALITY 2002年第 7期 =t= 文件的分类与 常德烟草机械有限责任公司 张贤中 随_着 (I{／T 19t((1t1 2000标准的发布实施 ，组织原有质量管 理体系文件将逐步进行修订换版 同时 ，随着环境管理体系标准 和职业健康安全标准的推行 ，组织全方位管理一体化整合 的呼声 渐高。在此之际，人仃】对 G1 、19001～3 1994标准 (简称 1994 版标准)与原有企业标准衔接中出现的一些问题进 行了清理和反 思 ，感到特别是文件分类等存在 的问题值得一析。 一 、 l994版标准实施 中文件分 类存在 样分层就很少有组织去管了，大多数组织还 的问题 把其它生产经营类文件均作为三层次文件 1．门类 交叉 ，界 限不清 看待 ，从而导致文件界限和分类的混乱 。 宣贯 l994版标准时，组织往往按选定 3．文件受控方式 内外不一 ’ 模式标 准编写程序文件 ，把有关的管理标 一 些组织对质量管理体系 内的文件采 准 、技术标准均作为质量管理体系文件加 以 取盖章、编文件分发号等方式表示受控，而 引用 、控制 ，对未涉及 的文件作另类处理 。 对质量管理体系外的文件并未 “一视同仁”， ： 纳入质量管理体系的叫管理体系文件 ，未纳 未加标识 、登记控制 ，形成了两张皮。 ’ 人 的叫管理标准 (制度)、工作标准等 ，质量 4．文件分类方式太多太杂、标准不太明确 管理体系内外的文件甚至格式不一 、说法不 出现了一个质量管理体 系文件这个大 一 、 控制方法不一 。这样一来，使很多企业 类后 ，非质量管理体系文件 的分类被打乱， 存八 卜年代按标准化要求建立起来的企业 众多的分类方法未予系列总结 ，使许多组织 标准体系被打乱 ，原标准化体系中的技术标 的贯标人员难 以理清头序。 准 、管理标准和工作标准 中的一部分文件 ， 二、文件分类不清导致的后果分析 按 1994版标准修订成质量管理体系文件后 1．会导致文件 内容不协调统一 外形成了一个体系，即质量手册 、程序文 一 个组织 内部的人 、财、物 、产、供 、销 、 ：件和三层次文件 (含部分支持质量管理体系 党 、工、团等本来是屏 限清楚、属性稳定的， 构管理细则 、技术性文件和工作标准)，从而 对这些不同对象行使管理时，就形成了不同 形成 l『一类独立于原三类标准的第 四类标 的管理职能。一些企业在宣贯 1994版标准 准 ，这种分类交义无形 中造成 了人们思维上 时，强调了质量管理职能的重要性 ，却忽略 的错觉 了与其它管理职能的区别，人为的混淆了各 2．文件层次 内清外不清 种不同职能的区别，从 而导致 职能分类不 宣贯 1994版标准时，把质量管理体系 清，引起文件之间交叉重复 、冲突矛盾 、不相 内的文件按 内容的隶属关 系和详略程度分 衔接 ，文件编