如何做一个优秀的秘书.doc

如何做一个优秀的秘书 随着现代办公企业制度的发展，秘书这个职位越来越重要，一个好的秘书可以为公司带来很好的效益。之前我对秘书这个行业一直只是一知半解，现在通过《秘书实务》这门课，我学习到了很多与秘书有关的知识。 秘书工作可以管理信息环流，可以实现秘书工作职能，可以提高领导的管理效率。秘书在日常的办公室工作中，囊括了很多方面的内容，例如：通讯工作，宴请工作，接待工作，赠礼拜访工作，日程安排和差旅工作，值班工作等等，其中每项工作都意义重大。 一 关于秘书形象： 一个公司的秘书就代表了公司的形象，所以秘书的着装打扮非常重要。职场的着装要注意做到三点： 1 整洁 干净整洁的衣着能表现一个人积极向上的品质，是着装的最基本的要求。所以衣服要经常换洗熨烫，衣领、衣袖要干净，衣扣要扣好，绝对不能邋遢。 2 个性 虽然职场着装要求严格，但是也不能失了个性，要“流行中带有保守”，衣服的材质要适合工作，颜色以黑色、深蓝、灰色为主。 3 得体 要根据不同的场合选择不同的衣服，例如，正式场合一定要穿正装出席，而在日常的工作场合，就可以穿正式的职业装。此外，还要讲究服装与饰物的搭配，整体上做到和谐。 二 关于握手 握手礼是现代社会中最常见、范围最广的一种礼节，能够表达见面、告别、祝贺、安慰等多种含义，作为一名秘书，每天都会必不可少地接待来客，这个时候就要对握手礼有比较全面的了解，不然会带来尴尬。 当上下级见面时，上级应该主动伸手，下级才能接握，如果上级没有伸手，下级是不应该主动伸手的。在西方国家，女士拥有握手的主动权，而在中国式年长者优先。不管何种身份或地位，当一方伸手时，另一方就应该伸手接握，不然会被看做不礼貌。握手的正确姿势是：面带微笑，两人相距约一步，身体略向前倾，伸出右手，右臂自然向前，有时为了表达更大的敬意，还应在伸手的同时稍微鞠躬。，或者双手相握。与关系一般的人握手，只需稍用力即可放开；与女士握手，一般只握手指部分；与关系亲密的人握手时，可适当增加力度，上下摇晃。握手的时间一般为3—5秒为宜，男士与女士握手时间不宜过久。握手的力度，不可只轻轻一碰，这样显得没有诚意，也不能用力过度，让人感觉疼痛，握手应热情、真诚，力度适当。握手时，整个身体姿态要跟上，与多人握手时，要按照对方的职位、身份，即尊者居于前，长者要先伸手，反之要回握。 关于握手，也有一些禁忌：男士不可戴手套握手，女士可戴，但是仅限于轻薄的装饰性手套；与异性握手，不可双手相握；不能用左手与别人握手，也不能交叉握手；握手后不能用手帕擦手等等。 三 关于宴请： 一个公司的运作，少不了大量的宴请工作，而宴请工作主要是由秘书负责的。宴请的种类主要宴会和招待会，宴会有国宴、正式宴会、便宴，招待会包括自助餐、酒会、茶会等。在宴请之前，秘书要根据宴会的目的，确定宴请的对象、时间、地点，然后制作发放请柬，慎重选择合适的酒菜，选菜主要考虑到客人特别是主宾的喜好与禁忌，要尊重客人的宗教和风俗习惯。在这些前期准备做好后，就要进行桌次的安排，这也是一项重要的工作。桌次也有很多种排法：两桌横排，两桌竖排，多桌排法，多桌环排，多桌横排，多桌竖排，多桌方形排法等。首先确定主桌，其余桌次的高低以离主桌的远近而定，近为主，远为次。然后是席次的排法，席次分为圆桌席次，长桌席次，两餐桌席次等。例如圆桌席次，当只有一位主人时，宾客的主次以离主人的远近为准；当有两位主人时，主人1的右手边和主人3的右手边是比较重要的客人，其余宾客一次排列，这里需要注意一些细节，如对着门口的座位为主位，离门口最近的为次位，夫妇一般不相邻而坐等。随后的重要事项就是秘书提前到达宴请现场，检查落实准备工作。标明席位，可以采用发放卡片的形式，卡片上标有出席者姓名和席次，或者在宴会前厅设置宴会席位简图，让宾客可以知道自己的席位。 在所有的准备工作完成后，就是接待来宾了。秘书应该提前通知与本次宴请客人中身份地位最高的一位宾客差不多级别的领导进行迎宾，这样才能显示出对对方的尊重。入席时，可请主宾以外的客人先入席，主人和贵宾最后入席。接着是致辞，一般正式宴会都有致辞，通常由主方领导在客人入座后，即可致辞。致辞结束后，示意宾客进餐。这时秘书还要安排随行人员的用餐地点，时间等等。宴请的餐桌礼仪也很重要： 1 对待外宾不能反复劝菜； 2 夹菜文明，适量取菜； 3 吃饭时要细嚼慢咽； 4 旋转式餐桌，要顺时针方向旋转取菜； 5 用餐动作要文雅，安静用餐； 6 嘴里有东西的时候不要和客人聊天； 宴请的时候，喝酒时必不可少的，但是喝酒也有很多讲究的地方： 1 敬酒一定要站起来，双手举杯，领导敬完才能轮到自己敬酒； 2 可以多人敬一人，不可以一人敬多人； 3 自己敬别人，如果不碰杯，自己喝多少可视情况而定； 4 多给领导和客户添酒，不可给领导瞎代酒。 当宴会结束的