2011时间管理的7个建议.pptVIP

所以根据刚才的图，我们要想办法扩大投资象限，缩小工作和浪费所占用的时间。 因为工作时间占了我们有效时间的大头，我们从工作时间的管理入手。 如果时间减少，我们就需要怎么办啊？ 减少工作量？提高工作速度 可能有人会觉得，怎么减少工作量啊？我还想升职，多挣点客户的Fee呢？ * 其实工作量包括有效工作，和无效工作。 什么是无效工作呢？比如你做包子，有一笼不合格，卖不出去，那这就是无效工作，不能产生价值。其实返工是最大的无效工作量。 大家有没有过返工的遭遇呢？反正我是遇到过的，可能是因为不了解客户或者leader的要求，废了半天劲，辛辛苦苦做出来的东西，leader说不合格。这种心情很沮丧的。 在所有时间管理的原则之前，这是一个前提，确保你做的东西的标准是什么？怎样才算达标？比如写新闻稿，是要多少字，什么风格，关键信息是什么，所有东西都弄明白了，再开始行动。否则方向错了，效率再高，也是南辕北辙。 * 接下来我要说关键的部分，如何提高速度。 照片上这个人是亨利福特，可能有朋友喜欢福特的汽车。他就是福特汽车的创始人。他非常厉害，改变了整个汽车工业的发展。１９１３年春，世界上第一条汽车流水装配线在福特的工厂里诞生了，大规模流水装配线带来工是生产方式上的革命。因为以前的汽车都是一个工人生产一辆汽车，他将不同的流程分工后，大大提高了工作效率，到1925年，85年前，他们10秒钟就装配一辆汽车。 可能现在我们觉得这个想法很小儿科，流水线的工作，随处可见。可是在当时，这个想法还是非常革新的。他的灵感据说来源于屠宰过程，有一天，他走在路上，路过一个屠宰场，看到牛送进来以后先用电电击，然后放血，将牛吊起来，然后用锯开膛剖腹，最后分割，这个过程是分别由不同的人来完成的。 福特心想，我可以将这种具有连贯性、又有工作效率的流水作业的方式运用到我的汽车制造上。这样产品的因素、技术的因素、制造过程控制的因素都加起来以后，一个汽车不就完成了吗？ 其实很多pr公司也是采用这样的流水化的作业方式，不过这个问题在于，对于人的发展不是很好。向伟达这样的国际公司，在我们入职时候，我们都要充当多面手。媒体关系， copy writing, 客户管理，活动策划都要有你的身影。每个人都是一个小宇宙。 那我们该怎么办呢？这种流水线式的办法，是否也适用于我们？ 答案是，可以！ * 如果我们把大脑和电脑做比较的话，会发现我们的大脑是单核的，每次你只能做一件事情，而且内存很小，要是很多事情同事装载脑子里等待处理的话。很容易处理不好。 所以，我们的大脑实际上，挺适合用流水线一样的处理方式的。 就是说先把你要做的事情排队，放在一个地方，清空大脑，来一件事情，处理一件，然后再下一件。这样效率会很高 * 就跟洗衣服一样，咱们先要把所有的衣服收集起来，然后再分颜色分次扔进洗衣机。要不然，你来一件衣服，洗一件衣服，会有很多问题。 比如你会拉下衣服，或者浪费水和洗衣粉。其实工作也是一样的，要先把所有的问题收集起来，放在可靠的硬盘里面。然后你再开始整理。（这个工作篮可以是纸和笔，也可是手机，或各种软件，在后面我会推荐几个工具） 怎么整理，这是个问题。接下来你需要判断，下一步行动。怎么判断? 我们先要看下工作篮里面的东西 * 再举个例子，我要在2个月内减肥10斤，这是个项目，如果要分解成任务应该是什么啊? 我控制饮食，我要运动，这是一个个任务。我今天午餐只吃蔬菜 * * 如果你是做daily 的客户，每个Q开始的时候，你就需要做planning, planing的工作除了message 和Strategy层面，还有的是项目层面。 可能一个大项目有好几个子项目。比如ACC Q3就要做产品的新品传播，做一个”办公达人”的campaign, 做蓝影鼠标传播。我觉得凡是需要有多人合作，有时间相知，有经费支持的，都算是项目。 * 而任务，则会责成到人，有明确的质量标准，也有截止时间。是更小的单元。这是我们内部的WIP, 他其实是一个任务清单，task list * 还有一些不是计划之类的项目和任务，也需要收集和孵化，我一般用手机和纸币，将想到的事情手机起来。可能是一个小的任务，或者小的行动。 * 然后我习惯用outlook将所有的事情，加工成行动。我因为不怎么出差，用 outlook, 如果有的人有ipad, 随身携带更方便，用纸和笔也是一样的。 总之，这上面已经是事情最小的细胞，行动了。 比如一个采访，我需要约采访人时间，打电话。比如写一封邮件给客户，或者去财务拿cash * 我还习惯将这些行动归类，同样的事情，同时处理。比如我会用30分钟的时间，将所有要打的电话一次性打完。 这样的好处是，减少转换行动时的启动时间，就跟车子停了要重启一样，你从一件行动切换到另一个行