8第八章 商务信函.ppt

第八章 商务信函应用文 第一节 商务信函概述 一、商务信函的概念和作用 1.概念：商务信函（商务书信）简称商函，是指商务活动中交流信息、联系业务、洽谈贸易、磋商和处理问题的信件。 2.作用： 处理各种具体业务（产品宣传、推销、公关联络、商情交流等） 使企业、销售商和用户之间保持密切联系 可以作为签订协议书或合同书的依据 二、商务信函的特点和类型 1、商务信函的特点 针对性强：为特定的经济目的，有凭证作用 内容丰富、形式灵活：文字、图片、订单、卡片等 注重感情投入、富有亲和力：建立信任，维系情感 2、分类（目的和内容） 建立性商务信函:要求建立贸易关系（如业务申请函） 咨询性商务信函:商谈沟通具体问题（如咨询、争议函） 谈判性商务信函 购销性商务信函 催索性商务信函 第二节 商务信函的写作 一、商务信函的结构与内容 结构：称谓、正文、结尾、落款和附件 1、称谓 谦称、尊称、敬称 （1）职务：董事长、总经理等 （2）礼貌：先生、小姐、阁下、夫人等 （3）特定对象用传统称谓：钧鉴、慈鉴、赐鉴等用于尊长；台鉴用于平辈。 2、正文 简明扼要说明行文的目的、要求、事项等内容 开头语：直截了当说明去函原因 主体：具体写明去函的事项、要求等 3、结尾（祝盼语）： 正文后向对方表示祝贺、期盼、希望、要求的词语。一般用“此致敬礼”、“盼复”、“候复”之类。 重申要求、要点；提供联系方式 4、落款 单位或个人的署名（全称）和发函日期（汉字） 5、附件 范文 关于向xx单位预付货款购货的函 北京市xx厂： 我公司急需购置xx型号规格的静电喷漆设备及零配件xx台，以满足本公司制桶生产的需要，不知贵厂是否有现货供应，请接函后速寄设备供应合同给我们，以便我公司能根据贵厂规定，及时预付货款购货。 顺致谢意。 xx公司供销部 （公章） 二OO七年十月二十一日 二、商务信函的写作要求 熟悉业务，主题突出 讲究实效，表达准确 内容完整，注意逻辑 以诚相待，平等对话 格式正确，语言得体 * * 通过本章的学习，了解商务信函的概念、特点，掌握商务信函的写作方法。 第一节 商务信函概述 第二节 商务信函的写作 范文 催款函 XXX(对方公司名称) ： 现就贵公司未及时支付我公司货款一事向贵司致函如下： XX年X月X日，贵公司与我公司签订了《XXXX合同》。双方约定,贵公司应于货到就付30%的货款。XX年X月XX日，我公司依约将货物交给了贵公司，然而贵公司却并未能按约定及时支付货款,现共欠货款XX元。 我公司认为，双方既已有约在先，当全力守信方能长期友好合作，故特致函请贵公司于XX年X月X日前将所欠货款支付我公司。 此致 敬礼 XXXXXX公司 年月日