借款和费用报销具体管理制度1.doc

借款和费用报销 具体管理制度 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。本制度适用公司全体员工。 第一章 借款管理与报销制度 第一条：采购付款的报销 （一）若有供货商发票未到而需先付款的，应先填写采购申请单，注明材料名称，规格型号，单位，数量，估计价格，金额，运费，供货单位及付款方式(现金、支票、电汇等)，并由部门主管签字确认，总经理签字同意，方可向财务部办理借款手续并支取款项(现金或支票等)。 （二）采购完成后采购员应在一周内报账，采购员持有效单据到财务部结算，即必须附有正确及有效的票据来证实支出，发票必须是正本，并加盖对方公章，交回财务部，以便财务做账，复印件、白条将不予受理。 第二条：借款报销 （一）借款主要指公司各部门为经营或管理需要，需垫支或对外支付的，尚无正规发票的款项，分为现金借款和票据借款。因工作需要向公司暂支借款，需先填写借款单，借款单中需标明借款日期、借款金额、借款用途及借款人本人签字。其中借款金额大小写须相符，且借据表面不得涂抹。旧账未清应先核销旧账，否则不可以再借款。 票据是特指支票、汇票、电汇、银行承兑等银行票据。 现金借款标准： （1）现金借款分一般现金借款（小于/等于300元）或大额现金借款（300元以上）。 （2）一般现金借款需提前半天通知财务部，大额现金借款须提前一天通知财务部。 （3）经办人须按借款流程逐步进行审批签字，方可至出纳处领款。 （4）现金借款额在300元（含300元）以下，由财务主管审批；在300元以上的，由总经理审批。 （5）确属任务紧急不能及时报批且用款金额在200元以下的，经部门主管批准自行垫款，财务处不安排借款。 （二）借款人将填好的借款单交由借款人所属的部门经理签字，部门经理需问明借款缘由，确认用途妥当后方可签字审批。 （三）借款人将部门经理签字后的借款单交由财务会计审核后，交由总经理签字，财务部可以支付该款项。若借款期间总经理出差无法签字审批，应电话联系总经理同意之后，再由总经理委托人代签。 （四）财务部出纳员看到签批手续齐全的借据后，方可付款。如有一项签批手续不全，出纳员不予支付。 （五）借款人需保证在借款之日起一周内报账还款。出差人员则在回公司后一周内结清，对于异地出差人员补充借款应填写借款单，并以传真的方式发回公司，但必须注明：原件与传真件同具法律效力，同时必须把前期的费用报销单据连同借款单一并邮回公司，否则不予报销并承担经济责任。另外对于借款如需延长时限，应提前通知财务部，将其做应收账处理，再从月工资中扣除。无理由的延期还款，财务部有权按每逾期1天，扣除报销总额的5%，超2天10%，依次类推。结算方式：以现金归还或报销单抵扣。 第二章 日常费用报销及流程 第三条：日常费用报销 内容主要包括：差旅费、交通费、员工通讯费、办公费及零星开支。 第四条：费用报销一般规定 （一）报销人必须取得相应合法票据。 （二）填写费用报销单，严格按照费用报销单据填写，注明附件张数。金额大小必须完全一致（不准涂改），并且写明费用用途。 第五条：费用报销一般流程 报销人填写好费用报销单——部门负责人审核——财务人员审核——财务经理复核——总经理审核——出纳报销。 第六条：差旅费报销制度及流程 (一) 差旅费报销项目包括：住宿费、生活补助费、交通费。 (二) 费用标准： （1）、一般员工：使用的交通工具为火车和汽车，乘火车为硬卧以下的标准给予报销，如超出额个人自行承担。住宿标准（60），生活补助费（40），交通费（20）。 （2）、部门经理（负责人）：使用的交通工具为火车和汽车，乘火车为硬卧以下的标准给予报销，如超出额个人自行承担。住宿标准（80），生活补助费（50），交通费（30）。 （3）、总经理：使用的交通工具为飞机、火车和汽车。差旅费实行实报实销。 (三) 出差时对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具将不予报销相关费用。 (四) 报销流程： （1）、填写差旅费报销单，写明出差时间（往返）、天数、地点、使用的交通工具，报销单后附有正规原始发票。 （2）、返回报销，至出差回来一周内（上班时间）办理报销事宜。根据正常费用报销审批过程进行审批，最后到财务室办理报销手续。 第七条：交通费报销制度及流程 （一）费用标准： （1）、因公在市内办事乘坐的公交车费。 （2）、在领导同意之后乘坐的出租车费。 （二）报销流程： （1）、填写费用报销单，按实际金额报销，并且注明乘车事由，将正规的原始票据附在费用报销单后面。 （2）、按照正常费用报销审批过程进行审批之后到财务室办理报销手续。 第八条：员工通讯费报销 （一）费用标准：