商务信函的格式.ppt

第七章 商务信函的格式 Layout and Format of Business Letters Seven Basic Parts 信头 日期 封内地址 称呼 主题 正文 结尾敬语 签名 I. Layout of Letters 1.???????? 信头（Letterhead） ?ABC Trading Co. 188 Newton Palace London NG29 OPA Tel: 01345 567921 Fax 01345 438923 2. 发信日期（Date） 3.???????? 编号（Serial Number; Reference Number） 你方存盘号：Your ref. DB/lih（收到的信） 我方存盘号：Our ref. NJ/JL CF2（寄出的信） 4.???????? 封内收信人地址（Inside Address） Dr. Laster Jameson, Director——收信人姓名、头衔 Medical Research Department——部门名称 3134 North Cicero Clinics——门牌号码和街道名称 Chicago, IL 60606——城市、州、邮编 5.???????? 称谓（Salutation） Dear Mr. Smith Dear Mr. George Smith Dear Leslie Williams Dear John 5.???????? 称谓（Salutation） Dear Director Dear Supervisor 6. 标题（Subject Line） 1． Kelven Clock Company 1345 Granby Street Springville, CA 25767 Dear Purchase agent: SUBJECT（Re）: 100 dozen T-shirts 2． Smart Cook Company 1345 Granby Street Springville, CA 25767 Dear Purchase agent, YOUR ORDER NO. 1234 7.??正文（Body） Body of a letter The body of a business letter typically has three paragraphs: ·?1.introductory paragraph ·?2.one or more body paragraphs 3.concluding paragraph 3. Closing sentences 典型的英国式表达： “Sincerely, Best regards” “Best wishes, Kind regards, “ Yours faithfully” “Yours sincerely” 注意，只有第一个字母大写。 8.???签名（Signature） Sincerely, John Smith John Smith Sales Manager CAIN PRODUCTS CO. III. Format of a Business Letter 一 缩行式(Indented format)最正式 封内地址和其他需要分行的地方的后一行,都比前一行缩进二格或三格。 信的正文,每一段的开始一行都缩进若干格。 Format of a Business Letter 二 平头式(Block format) 每一行都是从左边开始取齐,成一垂直线。 Format of a Business Letter 三 混合式 (Semi-blocked format) 前两种格式的混合体。信的正文部分采用平头式，作者的地址、日期、结尾敬语及签名采用缩行式。 亲爱的马科斯女士： 关于500打T恤的回函 感谢您在4月5日的来信中关于我厂生产的T恤的询价。 现寄送我方的报价单供您选择。同时随函附寄样品供你方参考。相信您会对商品的高品质满意。