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管理时间 为何科技工具增加，时间却不够用？ 麦肯锡一份针对全球七千八百位经理人的调查点出关键：无效率的沟通（包括语音、电邮和会议）。这份报告指出：有近四○％的经理人，每周必须花半天到一天在没效率的沟通；二五％认为目前的沟通已超出他们所能管理的范围。 针对此点，麦肯锡企管顾问公司资深合伙人布莱恩（Lowell Bryan）指出：「能够处理更多复杂性的人才会是赢家。」换言之，驭繁为简，避免自己被工作消耗殆尽，是白领阶级拒当埋头苦干族的唯一心法。 运用五大聪明工作秘诀 学习驭繁为简，有效管理产能 其中，「管理产能，而非工时」是重要的概念，人们必须减少低价值的互动频率。以下是五个帮助你聪明工作的秘诀。 一、设定优先级：确立真正值得你花心力做的工作，想办法外包其它不重要的工作。 二、预留时间：不管在专业还是家庭生活，都要预留时间给无法预见的事件和讯息，太紧凑的行程会造成压力。此外，如果你不在工作与工作之间，预留时间，让自己转换心情，会把自己压垮。 三、运用科技，过滤信息：透过各种电子产品，你总是可以被找到。但在周末关机又不是个好选择，可以用新科技来过滤你的电话和电子邮件。 四、将决策权下放：扩大中低阶经理人可以做出的决策范围，给自己思考事情的时间。加州智库未来学院总监沙佛（Paul Saffo）就说：「独处，在职场是奢侈的资源，有时你必须要远离一些，相信没有你，事情还是可以运作如常」。 五、补充创造力：跑马拉松、学习如何煮菜、听音乐等活动，可以提供休息和放松，让你补充创造力。 个案一： 管理时间》陈瑞聪 严守议程表 十八年前，陈瑞聪接下仁宝计算机总经理职务后，一路将仁宝带领到全球第二大笔记型计算机公司，并转投资手机厂华宝通讯、面板厂统宝光电与封测厂飞信半导体等。如今，他掌舵的事业体合计年营收已将近四千亿元，拥有上万名员工。他堪称国内最忙碌的科技执行长之一，每周主持的会议近四十个，平均每月出国达八次。以下为陈瑞聪自述： 我常戏称，我应该称作「开会长」，我每天唯一的工作就是开会，出差是为开会，应酬也是开会。每天早上八点到下午六点离开办公室前，全被会议给占满，最高纪录，我一天得开上十二个会议。 会议管理：建立开会标准作业流程，客户也要遵守 以我自己的经验来看，开会最常遇上的无效率情况有两类：第一种，原定的开会时间delay（延迟）。要知道，若是我前一个会议拖延半小时，等着我主持下个会议的其它人就得空等半小时，若有十个人，就等于公司丧失掉至少半天的竞争力。第二种，会议结束，没能达成任何结论。没有结果意味着原地踏步，公司根本不知道下一步该做什么。 过去，我就常碰上这两种情况，后果是让我每天活在无止尽的会议梦魇里头。别人看我现在一个星期有将近四十个会得主持，数量相当吓人，其实，我过去的会议次数，比现在还要多出许多。从五年前开始，我采取的做法是，要求将每个会议的议程表先定出来，议程表中必须条列得一清二楚：这个会议必须讨论的议题有什么，每个议题要花多少分钟，必须做出什么结论。 过去我整天的行程表只有一张，现在我是每场会议都有一张议程表；过去，我每天的行程是以小时为单位，如今，我则是以分钟计。 面对不同的客户，议程表也会有所调整，德国客户做事严谨只谈公事，有时候连三分钟的寒暄时间都可省掉，直接由会议主持人个别介绍，事先将名片放在客户面前即可。 美国客户的作风较开放，因此，我们会将每个议题的时间长度订得较宽松，透过长期下来得到的经验法则，我们已经有一套开会的标准作业流程。 个案二： 管理时间》陈玲玉 黄白单监控工作 陈玲玉，国际通商法律事务所的主持律师，主办台湾高铁等重大BOT案，并为国泰、富邦、中信、台新等金控集团的法律顾问，是国内法律界的金控保母。以下为陈玲玉自述： 我喜欢工作，而且做得非常的有效率。同样是一小时，别人做一件事，我可以做两件、甚至三件。我常觉得自己的这一辈子，是其它律师的两辈子，也因为这样，我看了很多的东西，累积的人生历练比别人多，所以在做决定时，就会知道什么是对的，而且会很有信心，容易安定下来。 平时，我八点出门，从家里到事务所大概需要二十五分钟，我会都拿来看报纸，先看报，才能「看报办案」，就当天的新闻事件做实时的响应。例如某快餐连锁店的消费争议，我在车上，一看到报上的消息就立刻打给客户，做立即的响应，不然等到了办公室，再做响应，已经超过了报纸的截稿时间，就会延误事情的处理。 随手记录：餐巾纸也拿来写，甚至集结出书 到了办公室之后，我第一件事就会看e-mail、传真。我有一个很得意的发明，就是「黄白单」（二联单，上为黄单，可复写，下为白单），我就是靠这个来控制工作的进度。 看完e-mail之后，就是黄白单发挥效用的时候。我把要同事们办的案件，用黄白单写上应完成日期，黄单分给负责