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高校档案利用服务工作拓展探析 　　摘 要：随着高等教育改革的深入和现代信息技术的发展，高校档案利用服务水平需要逐渐与利用者的需求相适应，本文对高校档案利用服务工作拓展的现状及存在的问题进行系统地分析和研究，进而提出完善高校档案利用服务工作拓展的路径 关键词：高校档案；利用服务；拓展 高校档案是高校教育实践活动的历史记录，是学校教学、科研、管理工作的重要资源。随着社会的变革、高等教育事业的发展及信息化程度的加深，社会大众对档案资源的了解和需求也在不断地提高。而高校档案以其拥有丰富的学术信息资源成为高校师生、管理人员和社会大众获取信息的必然选择。探索高校档案利用服务工作的拓展，是当前高校档案工作面临的重要课题 1 高校档案利用服务工作拓展现状分析 1、服务理念的转变 一直以来，高校档案服务观念都停留在重藏轻用阶段，服务方式以被动服务为主，服务手段较为简单机械，服务模式一般是对档案实体资源的查阅、复印和摘抄等传统形式。档案部门的服务人员没有树立起积极主动提供利用档案的意识，使得巨大的馆藏档案信息资源没被得到充分有效利用。知识经济时代的到来，传统的档案利用服务模式已经不适合高校档案的发展，这就要求服务方式由被动服务转向主动、由机械服务转向智能化服务、由标准化服务转向为个性化服务，服务理念从以高校档案管理部门为中心逐渐转变为以用户为中心，提供知识服务 2、档案开放程度的加大 档案的开放利用是档案学界和档案工作者始终在关心的问题。建国初期，高校档案机构大多设立在校长办公室或党委办公室下，档案资源主要为领导者和管理者服务，档案是机密文件，是政治权利的代表，利用范围非常狭小。随着改革开放程度的加深，档案的开放时代到来。近年来，档案界将高校档案的开放利用提到了档案信息资源共享的高度，随着经济的发展和高科技的应用，档案载体呈现多样化的形态。档案开放程度的逐渐加大，使得高校档案利用服务工作的拓展有了进一步的依托和保障 3、信息化水平的提高 进入信息化社会，同时紧跟中共中央以信息化带动工业化的决策，高校档案信息化建设得到前所未有的重视，其利用服务也有了巨大的变化。利用高校档案部门的信息化设备和高科技手段全力打造信息化服务模式，使高校档案在高校师生、管理者、领导人员心中的形象有所改变，更好地发挥高校档案的作用。目前，全国大多数院校都在实行档案信息化建设，努力构建数字档案馆，并取得可喜的成就 2 高校档案利用服务工作拓展存在的问题 1.档案本身特点的限制 档案资源是原始信息的真实记录，具有分散性、机密性和回溯性这三个特点，在客观上影响了高校档案利用服务的发挥。分散性是指档案形成于不同的领域，其所反映的内容都是单一的没有形成历史联系的材料，与人们在社会实践活动中对档案的利用相对集中的思维相矛盾。机密性是档案信息资源涉及到党和国家、政府机构、个人机密的部分内容，档案材料有密级的划分，档案的开放利用受到限制，与人们对信息知识获取的及时有效特点互相冲突。回溯性是指档案材料所记载的是已经发生的事件及其过程，是对以往信息的追溯和还原，已经失去其本身及时性价值，使得档案资源在现阶段解决问题的能力有限。因此，如何在其他方面来扬长避短地发挥其档案自身作用，是拓展档案利用服务工作的一个重要方面 2、档案利用体系的约束 高校档案是围绕教学中心活动所开展的工作，开放程度较小，所产生的除可开放查询的学历、学籍等公开性信息外，在教师科研、外事、资产等方面的信息由于受专利保护、个人信息、对外交流活动等信息受限，无法提供彻底完整的公开信息，使得社会大众不了解如何利用，在一定程度上影响了档案利用服务工作的正常发挥。有些高校尚没有健全的开放档案的法规条例、规章制度，档案部门对应开放的档案没有提供开放，影响了档案的利用服务工作 3、馆库建设及技术设备的欠缺 档案馆库建设是档案的基础，档案利用服务工作与馆库建设存在着不可或缺的联系。目前，有的高校档案部门馆库功能布局较不合理，没有供用户查阅利用的公共服务区域，制约了档案利用服务工作的拓展。现代化的信息技术设备是高校档案部门提供信息服务的基础，是高校档案发挥其利用服务作用的重要手段，也是全国各高校档案部门建立信息化链接，实现资源共享的纽带。档案管理所需设备的欠缺影响档案实现资源共享的初衷。传统的人工检索不适应信息社会中对信息服务的要求，使利用者难以简便、快捷地获得档案信息，长此以往，利用档案的频率就会减少，档案利用服务工作也不能拓展开来 3 完善高校档案利用服务工作拓展的对策 1、拓展档案资源收集范围，实现档案载体的多元化 目前，我国的高校档案部门大多己经馆藏了门类齐全的党群、行政、教学等十一类档案资源。但还不能完全满足用户的利用需求，因此拓展档案资