办公室接待、会务和门户网站管理.ppt

办公室接待、会务和门户网站管理工作 2007年5月 尊敬的各位领导、各位主任、同志们： 上午好！ 非常荣幸能够在这里与大家一起探讨办公室接待、会务和门户网站管理等方面工作。关于接待、会务和门户网站管理，我也是边做边学，了解不深，所以今天的发言如有不对之处，敬请指正！ 一、接待工作 接待工作是办公室工作人员必不可少的日常事务工作，办公室代表单位接待来宾，其接待工作如何，直接影响到来宾对本单位的评价，进而影响单位的声誉和形象。 作为办公室工作人员，其热情、礼貌、耐心、细致的接待能使客人有宾至如归的感觉，从而留下美好的印象。反之，如果接待人员的态度冷漠、言行举止粗鲁，考虑问题不细致，来访的客人遭受到冷遇，他就会认为你的单位整体水平太差，因而对你和你的单位失去信赖。所以，作为一名办公室主任必须重视和切实做好接待工作。 （一）接待时要注重宣传本单位 1、为何要注重宣传 注重接待工作中的宣传，对于塑造本单位对外形象，打造良好的社会品牌，创造更大社会效益具有积极的促进作用。 2、怎样做好宣传 事前，接待人员要对宣传内容进行整理和熟悉，要根据接待对象的实际情况，有所侧重地加以介绍，若接待对象不同，宣传内容也应有所区别。 3、宣传贯穿整个接待工作的始终，接待人员要选择合适的时机，向接待对象进行介绍。 （二）日常接待 1、把握“四原则” （1）诚恳热情 热情、友好的言谈举止，会使来访者产生一种如春风拂面的温暖、愉快的感觉。因此，对于来访者，不管是行政官员、企业经理、一般职工群众，还是上访者，都应该给予尊重和礼遇，热情有礼地接待，不能以衫看人，看到来宾穿戴不凡，派头十足，就毕恭毕敬，见到来者穿戴一般，不像是官员、大款就轻视冷落。 （2）讲究礼仪 对办公室工作人员来说，在接待工作中，仅仅开口说一句“有朋自远方来，不亦乐乎”，是远远不够的。我国是礼仪之邦，接待活动作为一项典型的社会交际活动，务必以礼待人，要求在接待工作中，明确地树立起礼宾的意识。 （3）细致周到 接待工作要“于细微处见真情”，九字执行文化中“严、深、细”的“细”字，既是对办公室接待工作的最好概括，又是局领导对办公室接待工作提出的要求。这就要求办公室在接待工作中心细如发，综合考虑问题，把工作做得面面俱到，细致入微、有条不紊。 （4）按章办事 “无规矩，不成方圆”。建立规章制度是一个单位正常运作的基础，制度建立起后，就需要很好地确保其贯彻落实。此前，局机关制定了接待和会务管理方面的规章制度，并分别以川煤地〔2006〕21号文和川煤地办〔2007〕44号文印发机关各处室，从执行的情况看，成效比较显著。 2、日常接待中的几个细节 （1）为客人做好引导 例如，在引导客人进入会客室前——如果是拉门（朝外开的门），接待人员应站在走廊里按住门，等客人进入后再进入，如果是推门（朝内开的门），接待人员应先入内，把住门，侧身请客人入内。 在为客人引座时，应将客人引至上座入座，以示尊重和欢迎之意。一般来说，室内离门口越远的座位是上座。 （2）一杯香茶动人心 为客人泡一杯茶水，看似无足轻重，实则非常重要，因为它实际上是给客人传达的一种“主人尊敬来访者，愿意和来访者进一步交谈”的信息。 （3）送别客人有礼仪 做好接待工作，必须有始有终，使来访者走的时候仍然面带微笑。如果对方是常来常往，通常应将其送至门口、或楼梯旁。如果对方是初次来访的贵客，则还可陪伴对方走得更远一些。 （三）接待重要宾客 1、有备无患要细心 （1）收集背景资料 （2）拟定接待方案 （3）具体准备工作 2、迎宾接待要热情 （1）时间问题 （2）人员问题 （3）地点问题 （4）确认问题 （5）礼仪问题 3、起居饮食安排好 在接待来访者时，在力所能及和符合规定的前提下，要想方设法让来宾吃得香、住得好，这是确保接待工作在整体上取得圆满成功的重要一环。 4、外出陪车有讲究 为来宾安排交通工具时，要考虑日程、安全舒适等因素，同时，还要注意乘车座次的安排。 5、巧借礼品传心意 对于重要宾客的前来拜访，接待方往往会向来宾赠送礼物，以尽地主之谊。赠送礼物要综合考虑“因人而异”、“风格体现”和“轻重是否得当”等问题，同时，还要考虑赠送的时间、场合和方式等问题。 6、送别事宜要周到 来宾结束了活动，要启程