秘书之交流与协调技巧案例：三个不会讲话的秘书.ppt

协调与领导关系的原则 1、服从原则 2、尊重原则 3、请示原则 与领导相处的技巧 要与领导成为朋友，但不能亲密无间，太随便，或是轻视领导 体谅领导的劳苦，分担他的压力 不急于表功 不忙着提建议 不依靠领导 如何恰到好处地赞美领导 赞美要快 赞美要诚恳 赞美要具体 赞美他比别人更好 背后说人的好话 委婉地批评领导 领导如果有错误就应该批评领导，不过应该讲究一下批评的策略问题。讲究了策略，你的批评或者建议不但不会令领导反感，而且你的建议、批评会被领导很好地接受，领导对你还会刮目相看，对你的能力有了新的看法，对你会更加重视，你的大好前途不是指日可待了吗? 批评领导的12条原则 1、能不批评领导，尽量不批评。领导有了错误，自己能够弥补解决的，尽量自己解决 2、让领导自己想出解决错误的办法，你只是旁敲侧击地提示 3、批评领导要注意沟通 4、批评最重要的是一定要让领导感到你的用心良苦 5、批评尽可能单独进行 6、以表扬的话语作为批评的开场白 如何向领导申辩 申辩的问题应具有价值 申辩的内容应切中实质 申辩的时机应当恰当 申辩的陈述应巧妙得体 申辩态度应谦和诚恳 申辩方式应据情求实 申辩表态应容人慎重 申辩结果应冷静以对 如果得罪了领导 反省原因 不要表现出来 不要寄希望于别人的理解 找个合适的机会沟通 找个合适的人充当和平使者 利用一些轻松的场合表示对他的尊重 善于对领导说不 秘书应当服从领导的安排，但是常常有这样的情况，领导叫你干一件事，但是这件事情或许是不该你做，或许超过了你的负荷，你无法完成的，或许是超出了你的能力，你不能做的，你应该怎样办? 协调领导之间的关系 秘书要同不同的领导搞好关系，首要的一点就是，你必须对每一个不同的领导同等对待 怎样赢得同事的尊敬 不要和同事距离过近 不要给别人一个现成的托辞 提出合理要求时不要表示歉意 不要过分宽限你分派的任务 不要把你的责任推给别人 怎样回答同事的尴尬提问？ 如何答复同事关于你的薪水的问题 如何回答关于年龄的问题 如何回答关于领导的问题 关于同事升迁、任免的问题 了解同事的潜在语言 秘书要会察言观色，这可不仅限于观察领导，观察同事也一样很重要。因为从心理学上讲，语言可能带有欺骗性，会隐藏一些东西，但是一个人的真实态度在行动中却会明白地反映出来 重视同事的感受 人际交往中的情感体验，是一个程序化过程，即人与人的交往，尤其是初次交往有一个基本的程式——首先表达对别人已付出的劳动的尊重和理解，或对给别人带来不便表示歉疚，使其产生良好地感觉，再婉转地提出自己的想法，以求得到别人的配合和帮助。因而，为了确保交往的成效，就必须重视给人的感受，注意情感产生的程序化特点，寻找最恰当的方式，来传递交际信息 办公室之外的同事交往 哪些办公室外的场合适合和同事交往 ①饭厅或者食堂 ②同事的生日聚会 ③集体旅游 办公室里你要提防的几种同事 泄露秘密者 功劳独占者 飞短流长者 牢骚满腹者 巴结领导者 公私不分者 如何化解办公室冲突 退却回避法 安抚迁就法 妥协法 硬逼决战法 解难协作法 为什么部门协调有难度 职能部门未能将各自的目标有效地整合在组织目标之下，尽管各自制定的目标似乎都无懈可击 组织内部资源的紧缺与竞争环境的压力，导致各部门之间沟通的代价日益增加 组织所倡导和形成的文化氛围及职工的互动方式，决定了沟通效率的差别。在公司里，职工和中级主管花在内部沟通的时间大约占其工作时间的40%-50%，而对于高层主管，这个比率会更高 为什么跨单位协调有难度 这是因为单位之间存在着利益的不同，加上不同单位属于不同的系统，单位的工作方式、工作习惯和单位的工作文化都有不同，所以单位之间的协调往往存在难度。 怎样做好单位部门之间的协调 秘书的协调内容 (1)计划协调 (2)政策协调 (3)事务协调 抓住交际的最初三分钟 人对陌生人的最有兴趣的注意就在于前三分钟，他会对你的外表、言谈作出一个初步的判断，而且人的直觉会告诉他，他是喜欢你还是不是。这就决定了，他是否会有兴趣在以后继续和你交往。也就是说这最初三分钟的印象在交际活动中至关重要 平时做好语言储备 语言这个东西靠的是平时的积累，所以，秘书想要有很好地语言能力，一定要注意平时的积累工作。怎样做到语言的积累呢?主要是多读书，多看报，多和人沟通交流。同时还可以养成记日记，写随感的方法，因为文字表达能力的提高，能够帮助你提高口头语言能力 选择合适的话题 合适的话题主要有： 1、谈话双方都