程序文件的编写及评审方式2011.03.02课件.pptx

文件的編寫及評審培訓講義 培訓對象：品质部全员 培训时间：2012.05.21 二階文件、三階文件、四階文件編寫及評審 2017/5/31 2 程序文件的目的 程序文件主要為承續一階文件質量手冊，來闡明如何去達成質量手冊上所定義的方針及目標，一般而言，因為程序文件的內容會詳細敘述一家公司或工廠質量體糸運作模式 程序文件描述某一質量事件之：做什麼，如何管理及控制，維持證據(表單記錄) 2017/5/31 3 程序文件內容涵蓋的范圍 針對質量體糸的要求，大致上會對應一个或更多的程序文件，其中內容須提及在此質量管理的范圍中相關的部門或人員如何去達到質量目標 另外程序文件必須依照質量體糸標准的相關條款來定義，產品或服務自接收顧客的需求至完成交貨的過程為止，公司內部組織的運作 大致上，程序文件並未規定一定要以手冊的型式來管理，換句話說，它可以以單篇的方式來發行、歸檔、控制，但若此，則須要一總覽表來控制所有程序文件 2017/5/31 4 程序文件撰寫格式 接下來，將介紹程序文件的撰寫格式，當然，若公司工廠對於自已公司/工廠的文件已標准化，則依其標准化規定行之；若無，則可參考下面的內容來編訂 程序文件的撰寫格式： 1.目的 2.范圍 3.權責 4.定義 5. 作業內容 流程圖 6.相關參考文件 7.相關表單/附件 2017/5/31 5 目的 簡述此程序文件，承續一階文件手冊所要做之項. 2017/5/31 6 范圍 在定義架構此份程序文件所述的深度及廣度 1.范圍的界定影響下面的作業內容，亦即為此份程序文件的靈魂. 2.范圍的界定，可參考質量手冊的內容或ISO9000標准條款的要求來定義 3.范圍的緊松，直接關聯於認證時，被評鑒的深度，因此撰寫人員須仔細考慮 2017/5/31 7 權責 於此涵蓋的作業內容中，牽涉到的主要單位或人員所須擋當的事項 1.以5W1H的方式來講 2.一般在文件的撰寫時，常忽略所要擋當的事項，僅提某某單位或人員，常使審核人員誤解，此整個活動為此單位或人員從頭至尾來完成，而與其它組織或人員無任何接口的關糸 3.若此作業內容中，有裁決或評審的人員，更須明訂出來 2017/5/31 8 定義 即名詞解釋，解釋在本程序內容中提及的非公認或特殊事項或專業的名稱或英文的縮寫；如程序書沒有名稱要定義，此項目可以不填寫 2017/5/31 9 作業內容 作業內容：其內容的撰寫可分為以下兩部分 1.流程圖：以結構化的圖標來表達體糸活運的運作，流程圖的詳細說明請參閱3.5流程圖的制作介紹，但部分程序文件無明顯的流程，並不適合以流程圖來撰寫程序文件，如倉儲管理程序，故可依狀況需要來判斷 2.內容：搭配流程圖所示的程序，依序詳細敘述每個過程的組織、人員及活動 3.若以5W1H的方式來說明，即內容含了WHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW 4.此項目為程序文件的精華，於撰寫時需將各作業要項清楚及完整的描述，應包含作業項目，作業輸入、作業權責、作業方式說明及作業輸出(此作業的表單記錄) 2017/5/31 10 相關參考文件 用以索引對應於作業內容中所提及或引用的文件或數據 1.一般而言，程序文件對應的參考文件應為二階或三階文件，即程序文件或指導書或相關的標准 2.依照文件控制的涵義，最好相關文件有文件的編號，同時附於文件名稱之後 2017/5/31 11 使用表單 用以收集對應於作業內容中所提及的記錄所使用的表單，來證明活動的確實實施 1.依照文件控制及質量記錄的要求，表單最好有其編號及版本而記錄最能鑒別產品 2.此部分應完整將程序中提及的使用表單全數登錄，並非只登錄該程序文件所設計的表單 2017/5/31 12 程序文件撰寫的布局 除了格式外，程序文件撰寫另須注意撰寫的布局須一致，也就是說，章節及段落