第08章现场审核和审核报告.ppt

现场审核和审核报告阶段 的主要活动 ----首次会议 ----现场审核，收集和验证信息，获得审核 证据 ----形成审核发现 ----准备和形成审核结论 ----审核过程中的沟通 ----末次会议 ----审核报告 1 首次会议的要求 ----审核组长主持 ----审核组成员以恰当的言谈举止开始审核 活动 ----按时、简短、明了，一般30分钟左右 ----通常，与会人员需签到，审核组保留签到 和会议记录 ----气氛融洽、坦率、透明和正规 首次会议的目的 ? ----确认审核计划 ----简介实施审核活动的方法和程序 ----确认审核中的沟通渠道 ----向受审核方提供询问的机会 首次会议的内容和程序（可简化） ? ----人员介绍（可简化） ----确认审核目的、范围和准则 ----确认审核日程及其他相关安排 ----介绍审核方法及程序 ----说明审核中与受审核方的沟通和可能影响审 核正常进行的情况 ----确认向导及其作用和职责，落实审核所需的 资源和设施（可简化） ----确认对审核活动的限制条件和要求（可简化） ----申明保密原则（可简化） ----说明申诉渠道（可简化） ----确认其他有关问题，澄清疑问 2 从收集信息到得出审核结论的过程 信息源 通过适当抽样收集和验证信息 评 审 审核发现 对照审核准则进行评价 审核证据 审核结论 3 信息源 ----面谈 ----观察 ----文件 ----记录 ----数据的汇总、分析和业绩指标 ----相关方的报告 ----其他方面的信息源 4 收集信息的方法和技巧 ----基本方法：抽样 ----具体方法： ●面谈 ●观察 ●查阅文件和记录 ●需要时，实际测量 5 信息和审核证据 ? ----审核证据是与审核准则有关的能够证实的记录、 事实陈述或其他信息 ----信息可包括：记录、事实陈述或其他信息 ----能够成为审核证据的信息应是能证实的，但不要 求逐一证实 ----确保作为审核证据的信息是真实的、客观存在的 6 验证信息获得审核证据的方法 ----对照文件规定，证实观察到的实际操作与 文件规定的一致性 ----对照文件规定，证实记录与文件的符合性 ----通过观察证实获得信息的准确性和真实性 ----通过实际测量证实活动和过程的结果或记录 的符合性、有效性和真实性 ----其他适用的证实方法（如信息对比等） 7 记录审核证据 ----应记录的内容： 时间、地点、面谈对象、主题事项等 ----全面反映审核情况 ----对有问题的信息记录应反映不符合事实 的主要情节 ----清楚、准确、具体、具有重查性 8 现场审核活动中需注意的事项 ----明确总体、合理抽样 ----辨别关键过程 ----辨别主要因素 ----重视控制效果 ----注意相关影响 ----尊重受审核方，营造良好的审核气氛 ----审核组长控制审核的进展并纠正出现 的不良现象 9 形成审核发现 ----方法 ●审核组成员分别说明审核情况、收集的信息和证据，以及初步判定的审核发现 ●审核组成员之间沟通需要相互印证的信息和证据，讨论疑点和分歧 ●将审核组成员获得的信息和证据汇总分析，共同确定审核发现 ----审核发现包括 ●符合审核准则的审核发现 ●不符合审核准则的审核发现 10 不符合项的形成和性质 ----不符合项的形成 ●QMS文件不符合GB/T19001标准的要求 ●QMS的实施现状不符合审核准则 ●QMS的运行结果未达到预定的目标 ----不符合项的性质 ●体系性不符合 ●实施性不符合 ●效果性不符合 按不符合项的严重程度分类 ----严重不符合 ●QMS出现系统性失效；QMS运行区域性失效 ●造成严重的后果 ●违反法律法规或其他要求的后果较为严重 ●一般不符合项未按期纠正 ●目标未实现，且没有通过评审采取必要的措施 ----一般不符合 ●个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的 ●次要问题 11 不符合报告的内容 ----受审核的部门或不符合发生的地点 ----受审核部门负责人 ----审核员 ----审核日期 ----不符合事实的描述 ----不符合审核准则的名称和条款 ----不符合的性质 ----审核员签字、审核组长认可签字和受审核部门代表方 确认签字 ----适用时，不符合报告的内容还可包括 ●不符合项的原因分析 ●纠正措施计划及预计完成日期 ●纠正措施实施情况的说明 ●纠正措施的完成情况及验证记录 编制不符合报告的要求 ----不符合事实描述准确、具体，不遗漏任何 有益信息，具有重查性和可追溯性 ----不要