大学社团干部若何做好时间治理.doc

大学社团干部如何做好时间管理 　　大学生如果仅仅是求知，那也很可惜，当天参加活动的陈向是是清华大学自动控制系的学生，也是清华大学红十字会学生分会会长。在红十字会六年的时间，让他不仅是一位优秀的研究生，也成为一位优异的领导者。 　　最近也有机会针对台湾一所国立大学全校社团干部做一场演讲，他们也整理出一些社团干部常常面临到的时间管理难题。我也利用这两篇文章做一番思考，期许能够在演讲时有更好的互动及效果。今天先讨论三个问题，明天再讨论另外两个。 1.开会时间总是在晚上，如何有效率的开会 　　先来说故事，我大二时担任社团干部，有一天晚上开会开到12点回家，回到房间，却发现有两个社团的朋友正在我房间里面看电视，原本就累得要命的我差点昏倒。大学时，怕自己觉得寂寞，就想到自己的房间当作大家的客厅，这样子就会有很多朋友来，便不觉得寂寞。但是，有了电视之后，虽然你有事要做，有书要读，朋友还是常常来敲门要看电视。 　　我们讲到如何来开会，而且是有效率的开会，就要想我做了什么事情，才导致这个会议有效的发生？这是一种因果关系，我买了一台电视，就会导致常常有人来敲门的果，那我们做了什么开会前准备，才可以产生节省时间的果？ a. 事前做好建立团队的工作 　　在学年开始前，最适合做联谊性的工作，或者先寄一些信件鼓励干部们，或者趁机举办一些聚会，凝聚团队的士气和默契，都是很好的方法。联谊的活动，可以让大家有一种认同感，也让大家更瞭解我们的想法，先搞定人、事情才能搞定。 b. 议程及企划案要 Plan ahead 　　在开会前，一定要排出议程，这样子主席及与会者才能知道要花多少精力在每个议程中。如果有要讨论的企划，一定要有书面的资料（打字）。书面企划提案，是提案者和其辅导干部事前讨论，而开会的目的，是整合团队的共识，推动活动。这两者分别清楚，就能省下许多开会时间。 c. 主持会议的技巧 　　会议的主持也相当重要，若是担任主持人的角色，就需要除了排定今天议程，更要和提案人做一下沟通，了解重点，如何推动提案通过。除此之外，面对复杂的议程，最后先有一些会前会，找少数关键的人来先沟通（可以利用开会前20分钟先行讨论），也让整个会议时间缩短。 　　永锡参加青商会九年，学习到议事能力的重要，除了可以运用团队的力量推动工作，更能让大家在意见不完全一致的状况下取得最大共识，让整个团体朝同一个方向前进。 2.计划总是赶不上变化，如何订定行事历，及抓准筹备活动所需要时间? 　　员林青商会举办彰化县英语演讲比赛到今年已经举办六届了，今年遭遇到举办场地（彰化演艺厅）临时出问题，必须承租其他场地。当时，我立刻寻找到了一个备用场地并谈妥，隔天便和社团干部拜访演艺厅，了解错误发生的原因（照例是沟通及行政流程的问题导致）。结果成功谈成决赛活动延后一周举办的方式，顺利解决场地问题。 　　举办活动时，总会有许多突发状况，常常会让人觉得活动办不下去。但是，这其实常常也是另一个良机，勇于面对挑战，活动反核就能办得更好。 a. 写好活动企划书，才能机动应变 　　英文演讲比赛由于已经举办六届，因此留下了许多企划案范本。我也和承办主委多次就活动内容讨论，并在社团内举办了筹备会。也因此，虽然意外发生导致整个行事历变动，社团内的其他干部却能协助应变，这都有赖于事前对整个企划的掌控状况（企划案及事前会议等），让变动影响变成最小。 b. 抓准筹备活动所需要时间 　　演讲比赛开始推动时，速度很慢，由于主办的主委资历深，但是很忙碌，我自己也因为二月份出国日数很长，导致整个活动推动的时间被延迟了。其实抓准筹备活动所需的时间并不容易，但是重点是要预留许多状况的应变时间，不要预估一个月，就在一个月前开始准备，而是要尽量提早就设计出企划案，才能避免时间不足导致的问题。 c. 生命会自己找到出路 　　办活动也常常遇到不知如何推动的状况，我在活动推动不顺利时，总会想到侏罗纪公园片中的一句话生命会自己找到出路。面临演讲比赛的场地问题，第一时间是就是找寻替代方案，联络初赛场地员林高中，租借其礼堂作为决赛场地。第二件事情，就是联系彰化演艺厅，约好时间，由我们社团的干部去拜访，瞭解真实的状况。 　　当时演艺厅提出该日确实无法租借，但是延后一周的话，场地是OK，虽然我一开始不以为然，但是在前去的干部讨论决议，决赛延后一周举行（后来证明这样子没有问题）。 　　因此在遇到各种状况时，都不用紧张，反要先慢下来思考。把问题切成小块，自然可以顺利进行。 3.从活动状态进入读书状态的时间太长，如何改善? 　　大二时是我参加社团最疯狂的时候，当时我担任山地服务队的队长，同系好友则是社团的总干事。我们白天忙着上课及社团，下课后则完全投入社团活动，数不清的聚会及会议，成绩当然是一落千丈。期末考时，我叫好友去考工程数学，他却说因为没念书不想去了，那个学期，