时间管理35311.ppt

哪些事物吃掉了我的时间 请小组讨论哪些事物吃掉了我的时间？ 任经理的一天 时间为何不够用？ 任经理的时间为何不够用？ 对时间的分析 我的时间价值几何？ 哪些时间是必须花的？哪些时间是不必花的？哪些时间是可花可不花的？ 别人是如何浪费了我的时间？如何排除？ 我是如何浪费了别人的时间？如何避免？ 我的时间运用与目标是否接近？ 我处理事情的顺序是…… 处理事情的要花那么长的时间吗？能不能缩短？ 哪些事情是非常紧急、需要马上处理的？ 哪些事情是十分重要的？ 我是否进行了充分的授权？ 我的高效益活动有哪些？ 我的低效益活动有哪些？ 每次会议都是必须的吗？ 每次公出效益如何？ 每次会见都是必要的吗？ 都是哪些因素干扰着我？ 肖经理的一天 你的一天如何呢？ 启示一 你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值 钱是一分一分挣来的 一定要用上面的两种表计算一下自己的时间价值 规划你的时间，以便使你将宝贵的、有限的时间用在可以产生最大效益的活动上 时间清单分析 我们对肖经理的时间清单分析，我们发现什么特点？ 分析结果 计划性如何？ 有多少时段记不起来做什么？ 浪费/超时多少？ 请进行以下分析 时间利用率：工作清单中各个工作事项的用时之和是多少？ 各个工作事项，延误、浪费了多少时间？ 一个工作日中总共浪费和延误了多少时间？ 寻找原因与对策 工作紧急性分析 肖经理的工作事项如下： 消费者上门投诉 ?非常紧急 某地断货?紧急 竞争对手降价?紧急 撰写销售报告? 不很紧急 学习外语?不紧急 工作紧急性分析 在一个工作日内，肖经理的工作事项中： 非常紧急：1件(40分钟) 紧急：6件(320分钟) 不很紧急：6件(150分钟) 不紧急：1件(30分钟) 工作紧急性分析 分析 你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？ 非常紧急的工作事项如果频繁发生，即应考虑授权式管理。 紧急事项愈多，时间管理问题就愈大 除非常紧急之外，要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急？ 工作重要性分析 肖经理的工作事项如下： 某地断货?非常重要 竞争对手降价?非常重要 撰写销售报告?重要 向几名属下问候?不很重要 替下属校对报表?不重要 工作重要性分析 在一个工作日内，在肖经理的工作事项中： 非常重要：2件 重要：2件 不很重要：6件 不重要：2件 工作重要性分析 分析 你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？ 非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关 重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理 一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项 特别注意对“重要”的工作事项进行分析 高效益活动分析-目标(职务)贡献度 目标(职务)贡献度 “销售经理的一天”中活动(工作事项)的贡献度排序 与财务经理讨论营销预算问题 撰写招聘计划 与人事经理协商招聘计划 接待一个客户 汇报 打电话 给下属指示 准备向营销总监汇报的资料 接待投诉 替下属修改销售报告 …… 高效益活动分析-必要程度 “销售经理的一天”中活动的必要程度排序(必要?不必要) 与财务经理讨论营销预算问题 与人事经理协商招聘计划 打电话 汇报 给下属指示 准备向营销总监汇报的资料 撰写招聘计划 接待一个客户 接待投诉 替下属修改销售报告 高效益活动分析-所需时间 “销售经理的一天”中活动的用时排序(由少?多) 接待投诉：10分钟 接待一个客户：30分钟 准备向营销总监汇报的资料：30分钟 撰写招聘计划：30分钟 替下属修改销售报告：30分钟 与财务经理讨论营销预算问题：35分钟 给下属指示：45分钟 打电话(含打电话询问投诉之事)：55分钟 汇报(向营销总监和老总)：60分钟 与人事经理协商招聘计划：60分钟 高效益活动分析 授权分析 销售经理的工作事项如下 不应授权的： 可以授权的： 应该授权的： 必须授权的： 启示 大多数工作，下属绝对没有你做得好，并不等于下属永远没有你做得好 授权刚刚开始时，会花费你较多的时间，但是一旦下属能够胜任，你就会节省很多时间。 自己做应该由下属做的事情的原因常常是很可笑的。 授权分析 干扰因素分析 突发性干扰： 不速之客 电话干扰 突然约见 经常救火 拖延性干扰： 缺乏自律 文件陈杂(用时找不到) 工作拖延 不会说“不” 想干的事太多 条理不清 计划不周 无效会议 突发性干扰者顺序 上司 自己 朋友 同事 下属 客户 下属，上司，同事，客户，朋友，自己 2 4 7 2 撰写招聘计划 9 1 9 9 接待投诉 10 5 10 10 替下属修改销售报告 3 2 8 4 接待客户 6 3 6 8 准备汇报资料 8 7 5 7 给下属指示 7 9 4 5 汇报 5 8 3 6 打电话 4 10 2 3 与人事经理协商招聘