时间管理策略与技巧.pdf

时 间 管 理 策 略 与 技 巧 一、浪费时间的症状 ●办事拖拉 ● 会议冗长 ● 不速之客闯入 ●电话干扰 ● 经常加班加点 ● 穷于应付突发事件上 ●上班漫谈、聊天 ● 交待不清，事情做错 ● 不敢拍板，等指示 ●不考虑事情过于复杂 ●主管事必亲躬 ●完美主义办事 ●不考虑累重缓急 ● 凭记忆办事 ●主办人员迟到 同样的总是一而再、再而三地出现 二、时间管理方法 （一）有效的时间管理（美国P·F·Drucker ） 1. 记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方 ； 2. 管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间； 3. 集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。 （二）ABC 分类法 1. 将自己工作按轻重缓急分为：A （紧急、重要）、B （次要）、C （一般）三类； 2. 安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比； 3. 在工作中记载实际耗用时间； 4. 每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率； 5. 重新调整自己的时间安排，更有效地工作。 三、时间管理策略与技巧 （一）工作事先作计划： 1. 每年末作出下一年度工作规划； 2. 每季末作出下季末工作规划； 3. 每月20~25 日作出下月工作计划； 4. 每周五作出下周工作计划。 （二）策略与技巧 1. 养成记录自己实际耗用时间的习惯，一般是当时作出记录，不得已可事后回忆补记。 2. 应准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册，以备分析检查或查阅待办事项。 3. 在办公场所的挂历、台历或记事本上，标注当天或预定工作计划或约会，以备遗忘， 忆可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒。 4. 设身处地考虑自己是否浪费别人时间，或对别人有无帮助，如情况消极应及时纠正。 5. 如一项工作别人或部下做得更好或更合适去做，则应及时转交他人。 6. 找出企业制度中不完善或缺乏预见所产生的时间浪费现象和原因，并改正之。 7. 重点克服“办事拖延” 的鄙习，推行一种“限时办事制”，规定在限定时间内（如4 小时、 8 小时、当天）报告处理结果。据调查分析，办事拖延居于浪费时间的首位。 8. 在国内，目前企业领导应酬活动过，疲于奔波，导致集中在生产经营管理上精力过 少。其应对方法有： 1.）尽量授权具体事务由下属处理； 2. ）指定位公关型副总经理或助理专事应酬，以求解放领导； 3. ）规定午餐接待不得宴请，而用工作餐，不宜饮酒，省时又省钱，以利于下午工作； 4. ）挤出成块时间，集中处理几件大事。 （1）做好对行文和会议的管理，砍掉“文山会海” 。不该发的文不发，不该 开的会不开， 提高行文和会议效率。 （2 ）做好电话、电脑管理，严防这些设备成为“耗时、耗钱的工具”和员工 过分思维的 “漫游空间”，应制定一整套有针对性的管理制度，并加强监管。 （3 ）使用电话时，利用对方急于下班心理，选择下班前通话，可减少客套、言简意赅。 （4 ）做好访客接待工作，不得怠待来客，主宾会面衔接得当。 （5 ）改善信息沟通，建立灵敏、及时、可靠、准确的住处沟通机制，防止员 工耗费更 多时间去打听小道消息。 （6 ）根据个人生活规律，选择每天精力最充沛、思想最集中的时间，去处理 最重要的 事情，达到豆子功倍的效果。 （7 ）注意劳逸结合，不地打疲劳战。