录制巨集.ppt

第 22 章 巨集的錄製與 VBA 本章提要 認識巨集 錄製巨集 執行巨集 快速執行巨集 VBA 簡介 巨集病毒及安全層級設定 認識巨集 什麼是巨集 巨集的使用時機 什麼是巨集 Maggie 是一家外商公司的行政專員, 每個星期得利用 Excel 來製作一份員工訓練的成績表以利學員查詢。 這份成績表除了基本的資料輸入及美化外, 還得將 60 分以下的分數用紅色標示, 超過 85 分的以藍色標示出來。 利用巨集, 只要在輸入資料後, 按幾下按鈕, 學員的訓練成績表馬上就可以完成了！ 什麼是巨集 簡單的說, 巨集就是所有指令的集合。只要事先將操作步驟錄製到巨集裡, 再指定該巨集名稱, 即可自動執行該巨集中所有的指令。 以下我們就來看看什麼時候可以使用巨集來簡化工作流程。 巨集的使用時機 重複性高的作業：當您需要處理的資料量很大, 且需要重複執行 Excel 的某些功能表來達成作業時, 就可以使用巨集功能來簡化人工處理的時間。 減少錯誤發生：以人工的方式處理繁複的作業流程時, 可能會因為一時疏忽打錯字、計算錯誤、甚至誤刪了某筆記錄、…等, 將這些繁瑣的事全交由巨集去處理, 就可避免掉一些人工的疏失。 巨集的使用時機 簡化處理流程：假如有一份報告, 我們想將這份報告裡的所有標題都設定成 16pt 的大小、更換成 粗體、紅色；雖然您可以使用不同的方法來達成, 但是這些方法都需要經過很多的步驟, 若是我們將這些步驟全部集合起來交由巨集去處理, 就可以簡化很多操作的步驟了！ 錄製巨集 了解什麼是巨集以及巨集的使用時機後, 我們以一個簡單的例子來示範巨集的錄製。 請開啟範例檔案 Ch22-01, 並切換到業務部工作表, 我們要將以下的工作, 製作成巨集： 錄製巨集 更改儲存格 A2：G2 的字型樣式 (粗體) 及色彩 (綠色)。 使工作表中的欄寬能做自動調整。 利用格式化條件功能, 將 60 分以下的訓練成績, 以紅色加單線標示；超過 85 分, 則以藍色加雙線標示。 錄製巨集 了解巨集所要進行的工作之後, 請執行『工具/巨集/錄製新巨集』命令： 錄製巨集 錄製巨集 若是沒有出現停止錄製工具列, 可執行『檢視/工具列/停止錄製』命令,來呼叫停止錄製工具列。 巨集的存放位置 巨集預設的存放位置是在現用活頁簿中, 您可以依需求變更巨集的儲存位置： 現用活頁簿：將巨集儲存在現用活頁簿中, 則活頁簿中所有的工作表都可以使用該巨集, 當您儲存活頁簿時, 巨集也會一併儲存在活頁簿中。 巨集的存放位置 新的活頁簿：在錄製巨集時, Excel 預設會將巨集儲存在現用活的頁簿中, 若是想將巨集與活頁簿的資料分開, 則可選擇此項。當您以新的活頁簿方式錄製好巨集之後, Excel會自動產生一個新的活頁簿, 請記得將這個活頁簿儲存下來, 日後要使用巨集時, 請開啟這個活頁簿。 巨集的存放位置 個人巨集活頁簿：若是希望 Excel 中的活頁簿, 都能使用某個錄製好的巨集, 則請選擇以個人巨集活頁簿的方式將巨集儲存在 Personal.xls 中。這樣在啟動 Excel 時就會自動載入 Personal.xls, 並將其隱藏起來,讓所有開啟的活頁簿都能使用該巨集。 錄製巨集 開始錄製巨集後, 請選取儲存格 A2：G2, 然後執行『格式/儲存格』命令, 開啟儲存格格式交談窗做如下設定： 錄製巨集 錄製巨集 接著, 請按下 [Ctrl] + [A] 鍵選取整份工作表, 然後執行『格式/欄/自動調整』命令, 讓欄寬大小隨儲存格內容做調整。 錄製巨集 錄製巨集 調整好欄寬之後, 請改選定儲存格C3：G9的範圍, 執行『格式/設定格式化的條件』命令： 錄製巨集 錄製巨集 錄製巨集 設定好格式化條件之後, 按下停止錄製工具列上的停止錄製鈕就完成巨集的錄製了。 執行巨集 學會錄製巨集後, 接下來我們要來看看如何執行做好的巨集。但在正式進行之前, 請您先依照以下步驟更改巨集的安全性層級。 更改巨集的安全性層級 執行巨集 更改巨集的安全性層級 為了防止巨集病毒的侵襲, Excel 將活頁簿的巨集安全性層級預設為高, 也就是停用巨集功能, 以免一般使用者容易誤開含有巨集病毒的檔案。因此如果我們有需要執行巨集, 就必須先更改安全性層級的設定才能使用, 否則當您開啟含有巨集的活頁簿時, 就會出現如下的警告視窗： 更改巨集的安全性層級 更改巨集的安全性層級 請執行『工具/巨集/安全性』命令, 並切換至安全性層級頁次： 執行巨集 變更巨集的安全性後, 請開啟範例檔案 Ch22-02, 由於此檔案含有上一節製作好的巨集, 所以開啟時會出現如下的訊息窗： 執行巨集 開啟檔案後, 請切換至專案部工作表, 並執行『工具/巨集