新时期秘书的创造性空间分析.docVIP

新时期秘书工作的创造性空间分析 在社会生活的各行各业中，秘书是一门长青不衰的职业。要成为一名优秀的秘书人才，并不是一件容易的事。尤其是在进入21世纪以来，经济全球化已是一股不可逆转的大潮流。 中国已经成为WTO的成员国，加入该组织为中国融入世界经济，从而使国内经济保持快速发展创造了一个稳定健康的多边环境和法律环境。传统的秘书工作已经不能符合时代的要求，对于新时期的秘书工作，本文主要从以下三方面进行了介绍：即秘书和秘书工作，秘书应具备的“T”型知识结构以及秘书工作的创造性空间。这些研究，对于在新世纪的秘书工作中更好地为领导服务，提高工作效率，并且对坚持科学发展观，促进和谐社会全面实现，具有重大的意义。 一、关于秘书和秘书工作的研究材料 “秘书”的概念，是科学研究中的一个基本问题。古往今来，对“秘书”定义的界定，一直没有达成共识。秘书经历了一个由物及人的演变过程。在最初的时候，曾指宫中的私藏之书，并曾作为一种官职出现。辛亥革命后,孙中山的南京临时政府总统府下设“秘书处”,政府各部门设“承政厅”或称“政务厅”(相当于今天的办公厅),各省府设秘书员，其含义与职责大体同今天的秘书相当。源于拉丁文的“秘书”(Secre-tnrius)意“可靠的职员”。英文是Secretary,有两种含义:一是大臣,二是书记。前者指英国王室参与机要事务、掌管机秘文书的辅臣,后来沿用为英、美国家主管政府机关事务的部长或副部长；后者指从事文字记录的人员,后来泛指文书和事务工作人员。纳勇在《“管理文秘”职能的历史演变》⑴的文中指出：“秘书应是主管人员的特殊助手,他(或她)掌管办公室工作技巧,能在上级没有过问的情况下表现出自己的责任感,以实际行动显示出主动性和正确判断的能力,并且在所给予的权力范围内作出决定”。由此可见，秘书既是一种职务名称，又是一种社会职业。 秘书工作是一项综合性工作，是从属于领导的管理活动，是应领导者管理活动需求而产生的。改革开放以来，我国的秘书工作有了飞速的发展，已经逐步走上了规范化、制度化、科学化的道路。传统的秘书工作必须进行变革，要能够做到求新存异才能跟上时代的步伐。张素珍在《试论秘书人员的人格特征》⑵一文中指出：“秘书工作的服务性、机要性、执行性决定了其从业人员在社会生活中所处的一个特殊“层面”：介于领导者与被领导者之间，其职业既是领导机关的扩展，又是基层部门的延伸,其作用无需赘述”。这就对秘书工作的重要性和范围性做了一个界定。徐瑞新在《秘书学导论》⑶一文中指出：“秘书工作的基本内容包括：接待、沟通与协作、商务谈判的商务沟通工作，会议筹备、会议沟通与协调、会议善后的会务管理工作，商务活动、商务旅行的商务活动管理工作，办公环境管理、办公资源管理、办公效率管理的办公室的管理工作，信息与档案管理的工作，文书处理等日常办公事务处理工作，行政事务文书、公关礼仪文书写作的工作，涉外经济类文书、常用事务类文书写作的工作，个人、日常交际、涉外商务礼仪的商务礼仪工作。” 总结以上观点可以得出：新世纪的秘书，已经完全不同于传统意义上抄抄写写的文书工作者，而应该是高层次的组织管理型人才。随着科技的发展和现代企业制度的建立，秘书工作要充分发挥主动性和创造性。 二、秘书应具备的“T”型知识结构的文献资料 在这个科技发展迅速、知识更新换代快速的新世纪里，秘书工作者要胜任本职工作、适应现代社会发展的要求，就必须具有一个全方位的、多层面的、动态的、既有深度又有广度的完整结构体系。庄文泉在《21世纪企业秘书素质谈》⑷的文中指出：“秘书工作是一项综合性工作，需要掌握丰富的知识，从宏观上讲秘书应具备如下科学合理的能力结构:有较强的表达能力较强的信息处理能力、较强的交际、组织、协调能力、较强的应用能力、较强的创造能力等。秘书只有具有丰富的知识，而目博中有专，工作起来才能得心应乎，才能在工作中发挥卞动性和创造性”。科学合理的知识结构是人才成功的资本。人才的成长，并不仅仅与掌握知识数量的多少有关，更重要的是要看其所建立的知识结构是否合理。一个既完美又出色的秘书应具备扎实的基础知识，精深的专业知识，实用的相关辅助知识。当这些知识达到优化组合和最佳配置的情况下，并且在实务中转化为能力的时候，一位优秀的秘书就将随之诞生。为此，一个秘书在日常的学习和生活中应该学会自觉地建立一个能够进行创新的知识结构。另外，黄进在《谈现代秘书工作者的知识结构》⑸的文中也指出：“秘书人员要具备基本的公文写作、档案管理、 调研、信访等专业知识，掌握熟练的专业技能，这是适应时代发展的要求。与此同时，秘书在日常工作中所接触的各行各业是五花八门、非常广泛的，需要用到许多相关学科的知识，如公共关系学、管理学，经济学、法律学、心理学、经济学等”。因此秘书一向被人们称为是多种学科的“杂家”。 在秘书工作的能力方面。杨群欢