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**有限公司 职位说明书编制指南 人力资源部 二○○七年三月份职位说明与人力资源管理 什么是职位说明书? 职位说明书（Job Description，或 Position Clarification ）又称职位描述、职位界定、岗位说明等，用来定义、辨别和描述一个职位的最重要特性。它仅描述职位本身， 而与从事或即将从事此工作的人员无关。 通俗地讲，就是通过对职位（岗位）的工作内容、责任范围等的分析，给职位（岗位）画像。 为什么要制定职位说明书？ 编制职位说明书是人力资源管理的一项基础，也是各级主管的一项基本职责。它可以使主管对下属的工作要求有清晰的了解，以便提供必要的辅导、作出恰当的评估。另外，职位说明书为公司的许多项目（例如招聘，薪酬调查，技能差距分析，绩效评估，和级别确定等〕提供必要信息。具体地讲，它的作用包括以下几点： 便于理解组织机构和工作关系； 职位说明书是职位评估近而评定各职位薪酬、级别、薪酬调查的基本依据； 一份好的职位说明书可以使员工充分了解自己在组织中的作用，相应的责任和职权；同时便于各级主管有效地管理下属的工作； 是各部门绩效管理的依据之一。既便于各级主管进行准确的绩效考核，又为员工提供自我评定的参考标准。 为招聘选才提供客观依据。今后，公司将根据主要工作内容和技能要求，进行招聘工作。 便于制定个人发展计划或部门发展计划。便于各级主管为下属制定培训、晋升、公司内岗位调动计划。 怎样编制“职位说明书” 谁负责制定职位说明书？ 一、部门主管职位说明书的编写： 部门主管的职位说明书由本人负责编写，交上级主管讨论、审核通过后报人力资源部。 二、主任级员工职位说明书的编写： 主任级员工职位说明书先由其部门主管负责编写，完成后通过讨论的形式，使主管和下属对职位说明书的内容达成一致。 完成后，经人力资源部审阅和修订，由员工和主管在职位说明书上签字。 何时完成/更新职位说明书？ 每当职位的主要内容出现变更、增加新职位时，就需要准备相应的职位说明书。 现有职位说明书的综合性修订应每三至四年进行一次。 谁负责保留职位说明书？ 职位说明书的原件（附员工和上级的签字〕应保存在人力资源部，各级主管应各存一份备档（人力资源部将提供电子档）。 人力资源部能够提供什么样的帮助？ 人力资源部将提供如下帮助： 培训各级主管，使他们了解制定职位说明书的目的及方法。回答主管/员工 关于职位说明书的问题。 协助他们增加、完善主要工作与职责，和技能要求。 审核职位说明书以确保描述的准确性和公平性。 “职位说明书”各要素定义 第一部分：岗位说明栏 第二部分：岗位目的 职位设置目的/目标 说明职位存在的理由、限度和目标。例如： 为了……,要做…（说明目标） 或 通过……,（在……方针/条件/政策等下），达到……目的 （说明限制条件、背景、目标） 第三部分：工作内容和职责 这一部分是职位说明书的核心部分。 主要工作内容（按重要性顺序排列） 又可理解为职责范围。每一个职位都有好几项职责，最多不能多于9项，最少不能少于3项，一般为4-8项。每一项职责都有一个概括，用几个关键字来概括说明该项工作内容，然后再较具体地描述“做什么”，所要达成什么结果。 例如，财务部某职位，其第3项职责是： “3、流动现金的管理 预测和估计（----用动词表示反应或行动）债务人和债权人的短期和长期的资本需求（----行为对象），保持足够的流动现金和获得最高的回报（-----达到的结果）。” 再例，人力资源部某经理的职责之一是招聘员工，可以写成： “1、招聘 辨别、选择、面试、推荐、聘请（----用动词表示反应或行动）合格的人选（----行为对象），在时间、成本和素质上满足用人部门的要求（-----达到的结果）” 注意要点： 使用简短、明确的词语。如果可能，请使用只有一种含义的词。 要注意语言的简练和准确，具有概括性，不要写成每日的工作流程。切忌写成流水帐。 在描述时，要将具有相同特征的事项归类总结为一项工作。 避免使用不必要的词语。 尽量用通用语言以替代独特名词。 着重强调能带来某一最终结果的行动。最好能便利衡量。 建议使用动词词组： 主要活动带来的最终结果。例如：“在计划的费用内，领导、控制销售活动以取得预期的销售额。” 要包括应做的和希望它做的工作。 不要迁就现在的任职者。 衡量标准 包括数量和质量两个方面。要求： 尽量用客观性的词语。如果难于表述，可以用概括性的词语。 常用的标准有：准确数字、比率、价值程度、一般原则。 应用举例： 关于成本方面：单位成本；预算与实际之比；人工成本与销售额之比等。 关于时限方面：按时交货；投放市场时间；单位产量；客户响应时间等。 关于数量：利润率；产量；收入增长；增长率；市场占有率；顾客保有率；新顾客数；新产品比例；投资回