文书学六章 文档系统的建立2011.pptVIP

第六章 文档系统的建立 主要参考资料 1.档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》 2.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局 2006年12.18 3.《企业档案管理办法》(国家档案局、国家计委、国家经委） 4.《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA／T28—2002 5.《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国家档案局、国家计委） 6.《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000） 7.《国有企业文件材料归档办法》（档发[2004]4号） 8.《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2001]390号） 9.《会计档案管理办法》财政部 国家档案局1998.8.21 10. 《干部档案工作条例》 1991年4月2日 特殊载体文件的归档： 1.《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002） 2.《磁性载体档案管理与保护》 3.电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002） 4.《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6号令） 5.《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005） 复合立卷形式（集中与分散结合式） 即将归档整理工作一部分集中在综合部门或档案部门，一部分分散在业务部门的形式。 适用于内部机构设置复杂，形成文件较多，文件处理及档案人员多为兼职人员的大中型机关和企事业单位。 具体做法： 行政、综合性文件集中在办公室或秘书部门，年终在档案室协助下整理编目；业务性强的文件由部门整理立卷。 除文件处理与承办部门外, 不排除在特定情况下采用其他部门或人员立卷的形式。 （1）机关档案室立卷形式。 （2）纪检、会计、统计、人事、信访、基建、保卫等特殊业务部门的专门文件可采用其自行整理，向档案室归档形式。 （3）当前一些单位采用的“外包”立卷形式。（中介服务部门立卷形式） 3、归档文件整理（立卷）的业务指导与监督 1） 根据《档案法》和《档案法实施办法》的规定，档案机构负有“指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作”的职责。 2）业务指导与监督的主要内容： 传达宣传相关的政策法规、标准，制定制度，指导、督促贯彻执行 会同文件部门制定本单位立卷计划（方案） 业务培训 深入部门指导立卷 严格检查案卷质量，把住质量关。 案例 华丰制药公司是一个大型企业，随着近些年生产规模的迅速扩大和业务活动的日益拓展，公司规模大大扩大，其内部机构也不断增加。现设总经理办公室、开发部、生产部、质量部、财务部、销售部、市场部、人力资源部、行政部等部门；各部门相对稳定，业务职能彼此独立，职责分明；办公地点相对分散；其中多数部门形成和处理的文件不但数量较大，而且专业性也很强。历来各部门的文件立卷工作都是各行其是，没有统一组织。 为加强文件档案工作，某公司决定从2002年起，由总经理办公室下设的档案室负责组织全公司的立卷（归档文件的整理）工作，并制定了按问题分类的立卷类目。2003年3月，公司档案室召开由各部门专兼职文书人员参加的立卷工作会议。要求：各个部门将自己工作中形成的文件以及处理完毕的文件材料尽快集中到总经理办公室，由该处的文书人员李立平统一进行分类整理，立卷归档。由于李立平日常工作繁多，对各部门的业务、工作流程及形成处理的文件情况不了解，因此，文件材料的收集集中进展缓慢；一些部门将自身常用的重要文件留在本部门，以方便查找和利用；人力资源部、财务部等重要部门还表示本部门形成处理的文件是专门文件，有的具有一定保密性，拒绝将文件材料集中交到公司办公室立卷。 【要求】分析华丰制药公司文件立卷工作中的不当之处，并对该公司文件立卷工作的组织和运作提出改进意见。 【参考答案】 根据该公司的规模、机构设置、部门之间业务职能彼此独立，职责分明；办公地点相对分散；其中多数部门形成和处理的文件不但数量较大，而且专业性也很强等特点，该公司的文件工作的组织形式应该选择分散式。而一个机构的文书立卷的组织形式应该与该机构的文件工作组织形式相一致，因此，该公司文书立卷也应采用分散立卷形式，即总经理办负责全局和重要文件的立卷，而公司其他各部门应分散作好自己的归档文件的整理立卷工作。由于该公司不恰当地采用了集中立卷形式，即由总经理办公室负责组织全公司的立卷（归档文件的整理）工作，该处工作人员对公司各部门的业务、工作流程及形成处理的文件情况不了解，因此，文件材料的收集集中进展缓慢，存在不少问题，如收集困难，不能保证案卷质量等。 建议： （1）公司的立卷形式应改为分散式，由总经