电大办公管理简答题.doc

1、按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？p255(1)命令(令)(2)决定(3)公告 ;通告(4)通知 通报(5)议案(6)报告(7)请示(8)批复 :意见(9)函(1 0)会议纪—238 让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉；用语言和态度去打动别人；清楚的知道最想说什么；了解并研究对方的立场和意向；以诚恳的态度为对方着想而发言。 3、办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？ 答：（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点。（2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机。（3）偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等。（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说明；（5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词。（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣；（8）不可伤害对方的自尊心。 D 4、单位印章主要有哪些？p244—245 印章的刻制和使用有哪些规定？p245—247(1)单位印章,套印章钢印,领导人签名章,其他印章刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颂发另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记功日盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整,不歪斜,更不能颠倒凡以单位名义发出的公文,信函等都必须加盖单位公章方能有效—256(1)版头,发文字号,印刷顺序号(2)密级,紧急程度(3)签发人姓名4)公文标题5)主送机关6)正文,附件(7)发文机关,成文日期,机关印章8)注释,阅读(发送)范围9)主题词(10)抄送单位,印发说明(1)受理的范围是:国家机关,主管部门或新闻单位转来的信件;职工,群众直接给机关,单位领导的信件. (1分)(2)及时拆封.拆封时,不要损坏邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订. (2分) (3)认真阅读.把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明参阅某卷宗或可与前信印证等.提供领导复信所需要的资料. (2分)(4)逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档号等详细记载,便于统计,查找和催办. (1分)(5)认真处理.处理信伺:应该按照分级负责,归口办理的原则,进行转办,交办或自办.(2分)(6)及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行. (2分)—267(1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,称为立卷特征(2)按问题特征立卷(3)按作者特征立卷(4)按文种特征立卷(5)按时间特征立卷(6)按地区特征立卷(7)按通讯者特征立卷(8)在运用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷—159遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；减少会议的数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会议经费；分析会议成本。 W 10、文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文过程。请说明这一过程。 答：（1）拟稿；（2）核稿。指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。（3）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。（4）编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。（5）缮印。对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。（6）校对。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。（7）用印。指在完成的文件上加盖机关印章。（8）登记；（9）分发。 11、文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？p234 （1）不要时区报告的适当时机，最好是在完成被指示工作之时，但也有时要在未完成前作期中报告；如果上司太忙，或报告时间长，要预先约好时间。（2）不要弄错报告对象及顺序，要直接向指示工作的人报告，顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，事先要把要说的事及顺序整理好，一定要简短、扼要、流畅；复杂的报告，内容要按5W2H的原则检查是否有遗漏。 12、文员根据单位