Word与Excel的常用功能与使用.pptVIP

Excel的常用功能及使用技巧 使用图表　　图表是工作表数据的图形表示，用户可以很直观地从中获取大量信息。Excel 2003提供的图表有柱形图、条形图、折线图、饼形图、XY（散点图）、面积图、圆环图、雷达图、曲面图、气泡图、股价图、圆柱图、圆锥图和棱锥图等14种类型，而且每种图表还有若干个子类型。 * 崔海军 一. 输入文本 查找与替换 1、查找 如果我们要在文档中搜索“计算机系”字符串，如图3-15所示可以单击“编辑”菜单中的“查找”命令，或使用快捷键Ctrl+F，在弹出的对话框中的“查找内容”文本框内输入“计算机”，然后单击“查找下一处”按钮，Word2003会帮助你逐个地找到要搜索的内容。 2、替换 单击“编辑”菜单中的“替换”命令，或使用Ctrl+H快捷键，弹出“查找和替换”对话框。 Word的常用功能及使用技巧 公式编辑器 单击菜单“工具→自定义”命令，在“自定义”对话框中的“命令”选项卡中选中“类别”下的“插入”项，然后在“命令”下找到“公式编辑器”，按下左键将它拖动到工具栏上放下即可 。 利用公式编辑器，可以编辑出各种数学公式及其他公式， “撤消”和“恢复”操作 1、撤消 如果你后悔了刚才的操作，可使用以下几种方法之一来撤消刚才的操作： (1)单击“编辑”菜单中的“撤消键入”命令。 (2)单击“常用”工具栏上的“撤消”按钮。 (3) 使用Ctrl+Z快捷键。 2、恢复 在经过撤消操作后，“撤消”按钮右边的“恢复”按钮将被置亮。恢复是对撤消的否定，如果认为不应该撤消刚才的操作，可以通过下列方法来恢复 。 恢复 撤消 设置段落格式 段落是Word的重要组成部分。所谓的段落是指文档中两次回车键之间的所有字符，包括段后的回车键。设置不同的段落格式，可以使文档布局合理、层次分明。段落格式主要是指段落中行距的大小、段落的缩进、换行和分页、对齐方式等。 ①单击“格式”菜单的“段落”命令，打开对话框。 设置项目符号和编号 使用项目符号和编号，可以使文档有条理、层次清晰、可读性强。项目符号使用的是符号，而编号使用的是一组连续的数字或字母，出现在段落前。项目符号和编号的使用方法是： ①将鼠标定位在要插入项目符号或编号的位置； ②单击“格式”菜单中“项目符号和编号”命令。 设置边框和底纹 在Word 2003中文版中，可以为选定的字符、段落、页面及各种图形设置各种颜色的边框和底纹，从而美化文档，使文档格式达到理想的效果。 先选定要添加边框的文字或段落，单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，弹出如图所示的“边框和底纹”对话框。 自动生成目录 这项功能不仅使目录的生成变得简单，而且还不会出错，在插入菜单下选择引用，选择索引和目录。在word中就自动生成目录。 页眉和页脚 页眉和页脚的内容不是随文档输入的，而是专门设置的。页眉和页脚只有在页面视图下才能看到，因此，在创建页眉和页时，必须先切换到页面视图。 插入页眉和页脚的方法是： 单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，弹出如图所求的“页眉和页脚”工具栏，同时进入页眉和页脚编辑状态，在该状态下，正文呈暗显状态； Excel2003 的窗口 标题栏 菜单栏 工具栏 名称框 编辑区 全选按钮 行标 列标 工作表区 滚动按钮 工作表标签 状态条 滚动条 Excel2003 的窗口 输入文本　输入文本型数据时，只要将单元格选中，直接在其中输入文本，按回车键即可。如果用户输入的文本内容超过单元格的列宽，则该数据就要占用相邻的单元格。如果相邻的单元格中有数据，则该单元格中的内容就会截断显示。 输入批量数据　　在制作电子表格时，通常要在其中输入批量数据。如果一个一个地输入，这将十分麻烦且浪费时间，因此，用户可采取特定的方法来输入大批量的数据，以提高工作效率。 1．输入相同数据 2．输入可扩充数据序列 3．输入等差序列 4．输入等比序列 　5．自定义填充序列 公式与函数　　分析和处理Excel工作表中的数据离不开公式和函数。公式是工作表中对数据进行分析和运算的等式，它是工作表的数据计算中不可缺少的部分。函数是Excel提供的一些特殊的内置公式，可以进行数学运算或逻辑运算等。与直接使用公式进行计算相比较，使用函数进行计算的速度更快，并可减少错误的发生。 管理数据清单 在Excel 2003中，可以通过数据清单来管理数据，如管理电话号码清单、客户清单、工资清单及业务清单等。数据清单具有一系列命令，可以对Excel 2003表格中的数据进行管理和分析，例如对工作表中的数据进行排序、筛选等。 *