新时期城市建设档案面临挑战与对策.doc

新时期城市建设档案面临的挑战及对策 　　摘要：信息化时代下，随着城建档案数量越来越多，传统的纸质化档案管理已经无法满足客户需求。笔者结合自己的工作实际，分析了信息化时代下我国城建档案管理工作面临着各种挑战，并且从队伍建设、技术投入、资源整合等多方面提出改进对策 关键词：信息化 城建档案 档案管理 档案是一个城市发展最真实的记录，从每座建筑的开始到完工直到最后的拆除，都能在档案中得到体现。虽然我国各个省市地区都有专门的档案管理部门，聘请了专业化的管理人员，但是我国档案管理工作仍然存在着许多问题。尤其是人员素质不高、信息化程度偏低等问题，都影响着档案管理工作的开展。针对这些严峻的挑战，有必要加强人才队伍建设，提高信息化在城建档案管理中的应用程度，改善管理服务的质量 一、城建档案管理面临的挑战 （一）管理技术手段落后。随着信息化技术的迅猛发展，我国城建档案管理工作也应当顺应时代发展的潮流，向信息化方向转变。但是目前我国很多地区的档案管理部门，仍然采用比较陈旧的档案管理模式，管理技术上仍然采用纸质化的管理模式。虽然部分地区也开展了信息化的管理，但是无论是信息的采集过程，还是利用等都未能实现信息的共享，不利于部门之间的沟通。管理模式不够系统完善，加上管理技术的落后，导致目前的城建档案存在管理混乱的问题 （二）存在严重的条块化分割现象。我国各地区各级的政府部门都已经建立了城建档案的专门管理部门，有的地区的房建局下又设立了档案管理部门等二级机构，有的地区是在档案管理部门之下又再设立二级可以，分管不同的项目档案收集工作。还有的地区，不同类型的档案分属不同的部门管理。比如交通局专门管理城市交通建设方面的档案资料，教育局则专门管理教育部门建设档案。这种条块化的管理方式，存在着严重的多头管理问题，不仅阻碍了部门之间信息的互通，同时也造成了人力、财力的浪费，影响了档案管理工作有序的开展 （三）人员素质偏低。各地区的档案管理部门工作压力偏小，工作比较清闲。因此虽然每年都会有新人的加入，但是几年之后都会通过各种途径调出该部门，去往税务、财政等更受欢迎的部门，因此目前我国的城建档案管理部门人员素质普遍偏低，年龄普遍偏老，缺少年轻人的加入。在信息化时代下，许多老干部对计算机知识缺少认识，信息化的业务水平也比较低。虽然单位每年都会组织培训，但是这些员工仍然无法跟上信息化发展的步伐。部分基层管理者，对操作系统不熟练，对业务流程也不是很熟悉，阻碍了档案管理工作的开展。比如虽然很多部门都配备信息化管理平台，但真正会使用这些平台的人员很少，因此只能采用手工归档这一传统的管理方法 （四）信息化管理意识不强。虽然很多地区的政府都在努力加强档案管理的专业程度，积极地完善各方面的制度政策，积极应对管理中的各种问题，但是因为档案管理者自身没有认识到信息化技术对档案管理的重要性，管理方式比较落后，导致了城建档案整体的信息化管理水平还比较落后 二、新时期城建档案改进对策 （一）加大的技术的投入。为城建档案管理部门配备最新的硬件设备，积极研与档案管理工作相适用的软件，解决目前档案管理技术薄弱，设备陈旧的问题。任何工作的开展都依赖于好的工具，就目前我国各地区的设备资源来看，档案管理工作信息化水平的提高很难实现，更不用说提供智能化的管理服务。一方面政府部门要积极整合各方面有力的资源，加大在硬件设施方面的投入力度，使得城建档案的管理工作与信息化技术相接轨；另一方面，要加快软件的研发，结合信息化时代中档案管理的要求，以及客户的不同需求，淘汰已经落后的各种软件，研发更加科学的管理系统，为城建档案的管理工作提供服务 （二）实现资源的有效整合。对目前城建档案管理存在严重的条块分割问题，应当有效整合各方面的资源，实现统一化的管理。在档案管理工作中，要勇于打破不同行业之间的界限，吸取其它国家的优秀做法，采用统建统管的管理体制，做到建管相分离，以免不同部门之间出现职能交叉，重复管理的情况。加强部门之间信息的沟通和共享，实现资源的有效整合，推进信息化管理的进程 （三）加强员工队伍建设。档案管理者的综合素质直接影响了档案信息化的管理水平，影响到管理者提供的服务质量。结合目前我国硬件设施比较落后的现状，更有必要加强人才队伍的建设，提高整个管理团队的综合素质。一方面要坚持定期开展各种体系化的培训课程，选拔优秀的人才参与到每年的培训中，为城建档案管理部门带来新活力。定期开展人员内部的交流，彼此分享在工作中遇到的难题和工作经验，在队伍内部营造出积极向上的学习氛围；另一方面，要提高管理人员为人民服务的意识，加强绩效管理等奖励性措施，对于表现优秀的人员给予适当的物质性奖励。单位内部开展轮岗实习，让每个人都可以找到适合自己的岗位，为城建档案管理部门留住更多优秀的人才