上海交通大学档案年度归档工作指南.doc

上海交通大学 档案年度归档工作指南 （机关部处及直属单位部分） 上海交通大学档案馆编 二〇〇九年十二月 前 言 根据《中华人民共和国档案法》等法律、法规，制定2、加强对本部门档案工作的领导，把档案工作纳入本部门、各科（室）和兼职档案人员的岗位职责，并作为年度工作考核的一项重要内容； 3、按照“纸质文件与电子文件同步配套归档”的工作要求，督促兼职档案人员 “在次学年6月底前完成归档工作”，确保归档文件的完整性、准确性和系统性； 4、保障本部门兼职档案人员完成档案工作必需的工作时间和条件，积极支持兼职档案人员参加档案业务知识学习和岗位技能培训； 5、加强对本部门网上档案信息利用的安全监督，提高本部门兼职档案人员的档案工作安全保密意识； 6、负责本部门年度归档文件的开放鉴定和部门年度归档案卷的审核工作，对部门年度归档工作和归档文件开放负责。 二、机关部处及直属单位兼职档案人员岗位职责 1、认真学习执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章制度，积极参加档案理论知识学习和岗位业务技能培训； 2、主动接受学校档案部门的业务指导和督促检查，严格遵守 “在次学年6月底前完成归档任务”的规定； 3、认真编制本部门年度归档的预立卷目录，负责本部门文件材料的收集、整理和立卷归档工作，确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性； 4、坚持纸质文件与电子文件配套归档的工作要求。对于非保密文件应认真做好网上收发文登记工作，并挂接相应的电子版文件，凡需要归档的又没有电子版的文件须在数字化处理之后一并归档。对于保密文件应实行脱机报盘归档。 5、加强案卷整理工作，努力提高归档质量。对本部门年度应归档的文件材料要编制页号、编制卷内目录、按照“责任者、内容、文种”三要素拟写案卷标题等； 6、将本部门年度归档案卷和开放鉴定情况送交本部门分管领导审核； 7、严格执行学校关于网上档案信息查询利用的各项规定，妥善保管本部门校园网档案信息查询利用的用户名及密码。 三、机关部处及直属单位档案工作奖惩办法 为切实落实学校档案工作岗位职责，规范学校各部门管理行为，确保档案工作与学校其他工作协调发展，实现依法治校与依法治档、显性与隐性管理的有机统一，学校决定对下列情况给予奖励或惩处： 1、每两年一次开展档案工作先进个人和集体评比活动。对在档案收集、整理、保护、利用和现代化管理工作中作出显著成绩的、在档案学研究及档案史料研究中作出突出贡献的和将重要或珍贵档案捐赠给校档案馆的个人或集体，授予学校档案工作先进个人或先进集体的荣誉称号，颁发证书并予以一定的物质奖励； 2、对玩忽职守、造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的行为，对违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、涂改、伪造档案的行为，对擅自出卖、赠送、交换档案、不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的行为以及其他违反档案法律、法规或规章的行为，其直接负责的主管人员和其他责任人员应依法受到处分。构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。 3、档案工作纳入学校对各单位年终工作考核和文明单位评比活动。对有下列情况之一的单位，不得评为学校年度工作考核优秀单位和文明单位。 机关部处及直属单位： 连续两年不按规定时间归档； 参照部门预立卷目录和年度工作总结，连续两年归档齐全率低于95%。 连续两年归档电子文件和纸质文件配套率低于95%。 ——以上内容摘自《上海交通大学档案工作岗位职责规范》 机关部处及直属单位年度归档主要范围 一、党群档案年度归档主要范围及执行单位 凡是在学校党群管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属党群档案。主要包括： 1、上级有关党的建设工作的文件材料； 2、学校及部门党群工作的中长期规划、年度计划、工作总结； 3、学校及部门党群工作的各类规章制度； 4、学校及部门党群工作的简报、通讯、情况交流、情况反映等材料； 5、学校及部门召开的有关党群工作的各类重要会议材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）； 6、学校及部门主办或承办的有关党群工作重大活动材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）； 7、各级部门表彰党群工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等材料； 8、学校及部门党群工作各类统计报表； 9、部门年度工作总结所述特色工作所形成的相关的文件材料。 执行单位：党委办公室（含合署办公部门）、纪委监察处、党委组织部、老干部处、党校、党委宣传部、学指委、党委统战部、工会、妇委、团委、学生会等 二、行政档案年度归档主要范围及执行单位 凡是在学校行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属行政档案。主要包括： 1、上级有关高校行政管理的文件材料； 2、学校或部门行政工作的中长期规划、年度计划、工作总结等； 3、学校或部门行政工作的各类规章制度； 4、学