第1节 快速掌握数据透视表技术.pdf

《Excel 公式与函数大辞典》配套光盘附赠电子书——Excel 数据透视表篇 第1章 快速掌握数据透视表技术 可能您经常需要处理数据量非常庞大的表格，面对各种计算、分类统计、筛选数据等 操作，是不是总感觉非常复杂，而且进行着重复而乏味的劳动？如果您想使工作变得更加 轻松，那么请使用数据透视表。数据透视表可以通过几下单击，完成众多通过复杂操作才 能完成的任务。本章将详细介绍有关数据透视表的基础操作。 1.1 了解与创建数据透视表  数据透视表在 Excel 中是一个非常出色的工具，它具有极强的交互性，可以把用户手 中的数据魔术般地转换成各种有使用价值的报表（所谓报表，即指有意义的数据统计表或 数据清单）。只要为普通数据创建了数据透视表，就可以根据用户的需要随意安排数据透视 表的布局结构，不同的搭配方式可以获得不同的统计结果，这正是数据透视表的灵活所在。 也正因为数据透视表具有这种独一无二的特性，才使得人们在处理大型数据时更加得心应 手、化繁为简。 1.1.1 哪些数据适合创建数据透视表 一般情况下，在创建数据透视表时所使用的数据源都存储在 Excel 工作簿中。也有些 时候需要从外部数据库中导入已经整理好的大量数据，如Access 数据库、SQL Server 数据 库等。而在 Excel 工作簿中的数据源又分为两种：普通数据和表数据。这些类型的数据都 可作为创建数据透视表的数据来源。 1．Excel 工作簿内的普通数据 存储在Excel工作簿中的普通数据，可作为创建数据透视表的数据源。但是在创建数据 透视表时，对这些数据的格式是有一定要求的，具体内容请参考1.1.3节。如图 1-1所示就是 可用于创建数据透视表的普通数据。 1 《Excel 公式与函数大辞典》配套光盘附赠电子书——Excel 数据透视表篇 图 1-1 Excel 工作簿内的普通数据 2 ．Excel 中以表形式存在的数据 在创建数据透视表之前，可能有些用户根据需要，已经使用了 Excel 2007 提供的表功 能，对数据进行了某些分析工作，例如排序与筛选。如果已经将工作表中的数据转换为 Ex cel 特有的表形式（如图 1-2所示），那么可以将表直接转换为数据透视表，操作非常简单： 单击数据区域中任意一个单元格，然后选择【插入】 【表】 【表】命令，在打开的【创 建表】对话框中单击【确定】按钮，即可将普通数据转换为表。 图 1-2 将普通数据转换为表 3．外部来源的数据 除了使用 Excel 工作簿内的不同数据形式来创建数据透视表外，还可以使用位于 Excel 外部的多种类型的数据来作为数据透视表的数据源。具体如下： Access 数据库中的数据：由Access 应用程序创建的数据库文件。在Excel 中可以 导入该类型的数据，并选择其中的表数据来创建数据透视表。 SQL Server 数据库中的数据：如果在计算机中安装了SQL Server 应用程序，并在 其中创建了数据库，那么可以通过Excel 来导入SQL Server 数据库中的数据，直 接将其创建为数据透视表。 OLAP 多维数据集：使用Excel 2007 中提供的“来自分析服务”连接，可以连接 到联机分析处理（OLAP，On Line Analytical Processing ）数据库，然后将其中的 多维数据集导入到Excel 工作表中，并选择创建为数据透视表或数据透视图。 其他数据类型：其他数据类型包括文本文件和网站中的数据等。 1.1.2 了解数据透视表的结构 在学习后续大量关于数据透视表的操作和技巧之前，有必要先来了解一下数据透视表 的结构，希望您能和我达成共识，这样便于交流，也便于理解后面内容中的一些术语。对 于任何一个数据透视表来说，可以将其整体结构划分为 4 大区域。 2 《Excel 公式与函数大辞典》配套光盘附赠电子书——Excel 数据透视表篇 1．报表筛选区域（页字段和页字段项）