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内部沟通管理规范 1 目的 建立公司良好、健康的问题反映及解决、沟通渠道，保证有效的内部沟通过程，确保对体系运行的充 分性和有效性；提高工作效率和准确度，减少误解和矛盾，融洽工作关系。 2 范围 覆盖公司内部的所有文件沟通、会议沟通及其他形式沟通的职责和实施全过程。 3 职责 3.1 质管科负责质量会议、不合格评审会议、管理评审会议、内部审核会议、质量管理体系运行会议以及 其他与质量管理相关的临时性会议的组织、召集，会议资料的准备，会议记录，会议决议追踪及每月总结 呈报工作； 3.2 行政部负责管理文件的评审会议、企业制度颁布、发行会议、企业文化交流会议、员工年会、跨部门 沟通会议等其他临时性会议的组织、召集、会议资料的准备，会议记录，会议决议追踪及每月总结呈报工 作；负责公司决议事项和总经理指令的通知、传达工作。 3.3 管理者代表负责跨部门负责人会议和全体员工质量管理会议的批准。 3.4 各部门职责 a ）出席要求参加的会议、执行会议决议； b ）根据会议要求、上级指示或工作需要，向所属部门、员工传达会议决议及公司的政策、规章、要 求等； c ）部门会议的组织、召集、会议资料的准备、会议决议追踪及呈报； d ）有关不同部门之间协调事务的联络、和督促办理。 4 管理要求 4.1 沟通的方式 a ）邮件系统、内部网络沟通； b ）会议沟通； c ）布告栏、公示栏等方式进行同级不同部门之间的沟通； d ）非正式场合、形式的沟通（电话、个别交谈等）； 4.2 沟通级别 a ）重大或紧急问题沟通 b ）定期沟通 b ）阶段沟通 1 / 3 4.3 沟通要求 4.3.1 邮件系统或内部网络沟通要求 需以邮件系统或内部网络进行沟通的部门在发送邮件给相关部门的同时应抄送邮件至公司公共沟通 邮箱，相关部门回复时也应同时抄送沟通过邮箱，每月由行政部登陆公共沟通邮箱对当月各部门的沟通事 项以及沟通结果进行汇总，汇总后在当月质量会议中做出报告。 4.3.2 各种会议沟通要求 4.3.2.1 为加强会议管理，提高会议质量和效率，各部门应本着“可开可不开的会议坚决不开；可合并开的 会议决不分头开；可小范围开的会议不大范围开；可长可短的会议不长开”的原则，严格执行。 4.3.2.2 凡各部门要求召开的需各部门负责人参加或全体员工参加的会议（例会及本部门沟通会除外），必 须由主办部门填报《会议审批表》，送管理者代表审批，批准后交由相应会议管理部门安排会议通知 （含 会议时间、地点、内容和参会人员等）及场所协调工作。 4.3.2.3 会议沟通要求 a ）会议议程安排要科学、紧凑，会议发言要严扣主题，简明扼要，不重复讲话，不讲套话，会议时 间一般控制在两个小时以内。 b ）会议前承办部门做好会前、会中、会后的会场环境卫生、座位安排、供水供电、扩音设备等准备 工作与现场维护工作；根据组织部门要求布置会场，对设备进行调试。对重点发言对象须确保其发言。 c ）会议前参会人员应提前 5 分钟进入会场进行会议签到，会议开始时，会议组织部门收回签到表， 会后在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员。 d ）会议组织部门应提前配合承办部门准备好会议所需文件或资料。 e ）会议召开前会议组织部门应指定人员做好会议内容记录，必要时可录音、录像，会后交由承办部 门对会议记录进行整理，对会议决议进行跟踪，跟踪结果在当月质量会议中报告，并妥善保存记录材料。 f ）质量管理会议的内容和结果每月进行汇总，每6 个月进行总结，列入当期内部审核的输入。 g ）部门内部会议沟通，由部门负责人对会议内容进行记录，会后交由会议管理部门整理、保存。 4.3.3 布告栏、公示栏沟通要求 4.3.3.1 对各部门或公司全体员工适用的通用要求、规范，公司发出的各种决议、通知等均可以布告栏、 公示栏的方式进行信息传递沟通。 4.3.3.2 以布告栏、公示栏发布的信息发布前需由总经理或管理者代表签字审批后，由行政部门进行制作， 粘贴等工作。 4.3.4 非正式场合、形式的沟通要求 以面谈或电话形式沟通的内容应由当事人在沟通结束后对其沟通内容进行简单记录，可形成沟通记录 或在每周工作汇报中体现。 2 / 3 5 相关记录