第三讲 常规办公室工作.ppt

1、如果对方没有主动告诉你他的单位、姓名、你应该怎么问？ 2、如果拨对了电话号码，可你要找的人不在，你应该怎么办？怎么说？ 3、如果对方告诉你所要找的人一时半会回不来，而情况又比较急，你怎么办？怎么说？ 4、如果你要与对方商讨的问题比较复杂、占用的时间比较长，你应该怎样询问对方是否有空？ 5、如果对方要找的人虽然在，但离电话机较远，你应该怎样礼貌地向对方解释？ 6、如果对方要找的人不在，你怎样给对方礼貌地解释和建议？ 7、如果对方是一个陌生人要找你上司，你又不知道他与你上司的关系如何，你怎么处理？ 8、公司定于5月28日晚在南宁饭店举行酒会，请你电话通知王先生和他夫人参加。找两们同学模仿秘书和王先生能话。 P56 如果有证据证明大安公司知道张某是借用行为,健雄公司还承担赔偿责任吗? 印章，即图章，也叫印信，是指国家机关，社会团体、企事业单位使用的公章和上述单位相应领导人使用的名章。 (一)印章概述 （1）标志作用（代表性作用）。 印章一经刻制启用，就代表一个单位或个人。每一个社会组织都是通过使用法定的名称来加以区别，而这个法定名称又是通过印章来做标志的。在制发文件、接洽业务、签订合同、开具证明等都需盖章来表明组织的合法身份或地位。 1、印章的效用和地位 （2）权威作用。 印章是权威的象征，各级各类组织都有特定的地位和管辖范围，在一定场合下，其权威的实现是以印章为鉴证的。如我们的毕业证、入学通知书，各种获奖证书等，都有相应的公章证实其权威。 （3）证明与凭信作用。 印章是证明单位合法存在的象征物，每个单位的印章对这个单位的职责、权力起着证明的作用。各种文件、信函、合同、协议书、证书、身份证明等都需盖有公章才具有合法性，人们才真正相信。 2、印章的式样 印章由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。P57-58 3、常用的印章的种类 （1）正式用章（公章）：按国家规定，由上级领导机构正式批准，刻制给所属机构使用的。 （2）专用印章：是各级领导机构或各级业务部门为履行自己的某一项专门业务而使用的印章。如发票上的“财务专用章”和“税务专用章”等。 银行专用印章 （3）钢印。一般加盖于贴有照片的证件上，证明持证人身份，如毕业证、职称资格证等。 （4）领导人手章（领导人签名章）。 由领导人亲笔书写，将真迹按比例放大或缩小刻制的印章。不同于个人私章，属于机关或单位公务章和专用章一类，具有权威作用，通常用于任命、调遣、罢免干部等重大事项。象合同、协议书、毕业证，聘请书等要同时盖单位公章和领导人手章。 缩印： 个人名章： 修改文章的专用校对章 『邮资已付』戳记计费单 （二）印章的管理与使用 1、印章的刻制 印章是企事业单位在被正式批准成立后，经批准到当地公安部门指定的刻章单位刻制的，经过验收合格的印章应该登记、盖好印鉴并备案存档。因此，刻制印章必须严格遵守国家有关法律、文件的规定。任何人不能私自刻制、颁发，否则受法律惩处。 2、印章的颁发 （1）颁发前的检查（质量及是否符合要求） （2）颁发正式用章的手续 上级下文通知→使用单位持证领取→验收印章→登记、交接、签发→密封并加密封标志→汇报→交管理人管理。 3、印章的启用 启用新印章，应由制发单位或批准刻制机关下发启用通知，并于文到之后才能正式启用。在启用新印章的同时，旧印章作废。启用新印章要立档归案，永久保存。 4、印章的保管 （1）专人负责。一般由综合素质高的秘书负责（认真负责、坚持原则、懂基本的政策法规、较强的判断能力等），不能随便委托他人代管，秘书出差也要报请单位指定专人负责保管。 （2）安全放置。单位印章应该放在安全可靠的地方，印章管理人员对保证印章正常使用和防止印章被滥用、盗用负有责任。每次用完印章后要随时锁好，不能随意放置。 （3）注意保养。 管理人员及时清洗印章，保持清晰、耐用。 （4）领导人手印可由本人自行保管，也可委托代理人保管。 5、印章使用的基本原则和要求P61-62 （1）各级机关、企事业单位都应该制定印章的使用规定及印章使用申请单，并严格执行规定。 （2）原则上，使用印章先填写用印申请单，由各部门负责人审核签字，经过审批登记后方可按要求加盖印章。 案例教学： 小黄新到办公室工作，他发现公司的公章使用频率很高，有时几个部门同时使用，公章显得紧张。第二天他兴致勃勃地带来了一枚与公司公章一样的章给主任看，这可是他自己到街上花钱刻的。 想想主任会怎么做呢？ （3）印章管理人员用印前要认真审核，明确用印的内容和目的，对需留存的材料应该在加盖印章后复印一份存档。 （4）不得在空白凭证上加盖印章。确