第三章常用商务信件2015.pptVIP

①引述投诉的要点； ②表明态度；提出处理意见； ③态度真诚，语言礼貌得体，用词冷静平和； ④不管对方理由是否充足，都应对投诉表示接受，并且感谢对方的意见。 补充：投诉处理函 回复投诉函 ×××先生： ×月×日来函收到，感谢您在信中提出我们工作的差错。由于我们工作的疏忽，未及时发货。对由此而给贵方工作带来的不便，我们深表歉意。我们已作安排，今天以加快方式将所订的货发往贵方。 我们保证今后不会出现类似情况，望能继续加强合作。 特此函复。 ××家用电器厂 ××年×月×日 引述投诉的要点 表明态度 提出处理意见 概念：合同双方中的一方，根据法律法规和双方签订的合同，以对方违反合同造成当事人经济损失或精神损失为由，向另一方提出赔偿或维护其他权利的文书 索赔理由：质量不符合合同标准、数量短缺、包装不完善、运输拖延、违反合同规定可以索赔的其他事项。 （6）索赔函 结构和写法： 标题：《关于XX的索赔函》，《索赔函》 编号：右上角（年号、代字、顺序号） 受函者：受理索赔者的全称 正文：理由+要求 附件：有关材料 签署：索赔者所在地及日期 索赔函 ××茶具厂： 随函寄上××市××检验所的检验报告（95）××号。报告所证明贵方售出的玻璃茶具中，有一部分的质量明显低于贵方所提供的样品，因此，特向贵方提出不符合质量标准的货物按降低原成交价30%的折扣价处理。 特此函达，候复。 附件：××市××检验所检验报告 ××百货公司 ××年×月×日 索赔理由 索赔要求 1.内容正确、目的清楚、表述具体。 产品价格、名称、规格、数量要写清楚。观点要正确，文字表达要准确。条理要求清晰，忌笼统粗犷、含糊其辞和抽象化。 例：虽然我公司同意回收完好的退货，但我方无法同意回收有缺损的退货。我公司只接受可再度销售的退货。 总结：商务信函的写作 2.文字简洁、态度礼貌、语气委婉。 例：贵方在提交订购产品清单时遗漏了交代产品型号。 请速致函我公司贵方尚未提交的产品清单型号，以使我公司立即将订货发出。 3.明确责任、划定界线、分清权限。 出于对合作顺利开展负责的态度，我公司认为，贵公司在资产重组正式法律文本还没有正式签署之前，要求我公司提供详尽的财务报表，似乎甚为不妥。 第二节 商务E-mail 第三节 商务传真、电报和电传 概念：利用光电效应、通过安装普通电话上的传真机，对外发送或接受的文件、书信、资料、图表照片的一种通讯联络方式。 优点：操作简便、速度快 缺点：发送的自动性能较差，需要专人手工操作 一、商务传真 发送传真的注意事项 1. 每一份传真，都要标明一个主题，主题要明确； 2. 对于正式的、需存档的信息，必须使用传真而非电话进行沟通； 3. 传真内容应简明扼要，但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚，而造成不必要的误解或行动； 4. 由于发出的传真将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出传真应谨慎地评阅所撰写的每个字句，传真格式和版面应标准统一； 5. 对于要求对方回复的传真，应在传真中注明“请回复”。 传真格式 1. 页眉为公司名称或标志，页角为公司地址、电话、传真等； 2. 上方为收件人姓名、单位、传真号码、电话号码、发件人姓名、页数、主题等； 3. 正下方为正文； 4. 正文应有标题，表明本传真的主题； 5. 应有收件人尊称和问候语； 6. 正文结束后应有问候语； 7. 落款应包括完整的发件人姓名、日期、所属部门等； 优点：传递速度快（相对于信函）、保密性强 缺点：草拟文稿费时、麻烦；传递速度慢 分类：明码电报和密码电报 普通电报和加急电报 公务电报和私务电报 二、电报 特点：方便迅速、手续简便、自动收发、高效经济 电传与电报的技术原理相同，区别在于电传收发无需电报服务部门的直接帮助，发件人和收件人自己占有和使用电传收发设备(电传打字机)。电传的使用人通常为政 府或公司，使用目的通常为公务或商务往来。 三、电传 谢谢大家 第三章 常用商务信件 第一节 商务信函 什么是商务信函？ 用信函的形式与有关企业沟通或处理各类商业问题时所使用的文书。 一、商务信函的含义 商函是企业用于联系业务、商洽交易事项的信函。 商函和公文