如何发送邮件.pptVIP

上海鸿香-张腾芬的课件 上海鸿香-张腾芬的课件 公司内部如何发送邮件 部 门：企管中心 时 间：10月16日 培训人：李巍华 如何发送邮件 思考： 培训目录 公司邮件内容主要分为两类一是问题沟通类二是信息类。包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等。 一、问题沟通类是以问题沟通单位形式出现。 二、信息类邮件（包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等） （一）关于主送 应根据邮件的内容及发件、收件人的隶属关系及职权范围确定收件人。 确定收件人规范是： （1）请示，报告、工作小结、报表等一般只写一个抄送人即直属上级，如上级有要求可同时抄送平行部门，否则无需抄送。 除隔级负责人直接交办的事项外，一般不需主送必要时可抄送给隔级负责人。 （2）受双重领导的员工向上级发邮件，应当根据邮件内容，即针对具体业务活动的职权归属写明主送人和抄送人。 例如员工一天以上三天以内假期申请，依据流程主送应是所在公司总经理，抄送为所在公司企管部，所在部门负责人，如请假员工为部门负责人则抄送为所在公司企管部、所在系统负责人。 （二）关于抄送 抄送范围得当，有助于邮件处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。 1．应当抄送的情况 （1）除主送人外，需要监督执行或知晓邮件的其他人，应列为抄送人； （2）向下级或者本系统的重要行文，应当同时抄送直属上级； （3）上级向受双重领导的下级发邮件，必要时应当抄送其另一个上级； （4）下级因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级； （5）上级越级向下级行文时，可以抄送受文下级的直属上级。 2．不应当抄送的情况 凡与邮件办理无关的人一律不予抄送。 ?? 1.发送邮件时要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员。 2. 连续回复、转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误，邮件发送前，检查一遍，确认无误后再发。（不要将回复了十多层的邮件直接转发） 如 何 写 主 题 1.邮件一定要有主题，要简短，不宜冗长。主题是正文的中心思想的提炼，即便于日后查询也便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。 2.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！” 3.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。 4.可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 5.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题。 6、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题 。 ? 如 何 写 正 文 1.正文内容包含：收件人的称呼、正文内容、结束签名 如果邮件正文主要在一个附件里，那么邮件正文中应该用简单的文字描述附件的中心思想，这有利于以后邮件的查找，当然一定要记得添加附件。 2.Email正文要简明扼要，行文通顺。 若对方不认识你，第一件应当简洁扼要表明身份以示对对方的尊重，同时为了收件人能够顺利地理解邮件来意。 如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 3. 注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 ??? 如 何 写 正 文 4. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 5.一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。免得两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 6.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。 这是对别人的尊重，也是自己工作品质的体现。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 7.合理提示重要信息。 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 8.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 9. 不要动不动使用 ：） 之类的笑脸字符，在工