采购与报账管理办法.docVIP

关于采购计划编制、执行和核销流程的 规 定 为最大限度地降低生产成本，规范物质采购内控流程，特制定本规定。 一、资金使用和采购计划批复流程 二、采购计划批复后采购执行流程 1、日常物质采购流程由部门按批复计划执行采购。 2、大宗、大额、大型物资采购流程：（指：单件价值在1000元以上或采购计划总额在1000元以上） 三、办理核销流程： 1、大宗、大额、大型物资采购部门经办人办理核销前，经品管部验质并填制《验质单》（见附件1），验质合格后，使用部门要填写《入库单》（见附件2）。日常零散采购可免除此流程。 2、办理完验质和入库手续后，部门经办人填《支出核销单》（见附件3）并附原始发票、采购计划批复单、比价单（或签定合同复印件）以及《验质单》、《入库单》，按采购计划批复流程核销。（计量物质同时附《过磅单》见附件4） 四、计划外采购： 月度计划外的采购，由部门办理《签呈单》（见附件5）后，按采购计划流程先行批复后，依采购流程执行和办理核销手续，并附批复后签呈。 五、相关解释 1、品质检验办理要求及流程 （1）、品管部或设备工程保障部接到采购验质通知后，依据合同或供方认可的标准进行检验，没有合同或标准的，参照国家现行的标准进行检验。需委托专业检验机构检验的，由品质部办理签呈后，执行委托检验。 （2）、检验完毕后，验质人员填写《验质单》，注明检验结论，判定合格的，方可办理入库手续，判定不合格的，由采购部门办理退货手续。 （3）、品管部、设备工程保障部本着“专业专注”原则，指定兼职人员负责验质。 （4）、《验质单》需经采购经办人或供应商签字认可，验质部门主管核准。 （5）、《验质单》一式四份，留存、供应商、入库验收及采购经办人报帐粘粘附各一份。 2、入库验收办理要求和流程 （1）、使用部门依据验质部门出具的《验质单》及采购经办人提供的送货单或合同，对照实物查验规格、型号和数量，并填写《入库单》。 （2）、《入库单》需经采购经办人或供应商签字认可，接收部门主管核准。 （3）、《入库单》一式三份，留存、财务记帐一份，采购经办人一份，用于采购报账粘附。 3、过磅办理要求和流程 （1）、需过磅验收的物质，原则以使用加工厂电子磅为主。 （2）、过磅前需确认电子磅处于正常状态，过磅时需有使用部门与采购部门现场监磅。 （3）、过磅完毕后，由使用部门填写《过磅单》，注明毛重、皮重和净重。 （4）、《过磅单》需经采购经办人或供应商签字认可，接收部门主管核准。 （5）、《过磅单》一式三份，供应商一份、留存一份，采购经办人一份，用于采购报账粘附。 六、《支出报账单》用于费用核销时，必须按此规定粘附全部原始凭证和发票，按此流程办理方可办理核销。凡不按此规定执行的，一律不予核销。 附件1 验 质 单 品 名 规格 抽样数 合格数 验质结论 验质部门主管： 采购经办人或供应商： 验质人： 附件3 支出核销单 年 月 日 报帐部门： 费用项目： 费用金额：大写 总经理： 财务总监： 财务会计： 部门主管： 经办： 附件4 过 磅 单 品 名 规格 毛重 皮重 净重 过磅部门主管： 采购经办人或供应商： 过磅人： 部门编制资金和采购计划 主管副总复审 部门主管初审 财务总监复核 部门按批复计划执行 总经理核准 主管副总牵头相关专业部门进行比价 部门根据批复计划 总经理核准 财务总监复核 相关专业部门进行会签 部门按批复计划执行