发货需知.doc

发货及退货、换货 一、公司发货流程 行政部收到 发货申请单及汇款单 转产品经理复核、签名 交财务查款， 到帐后交质管部 质管部复核首营情况，齐全后交储运部 储运部递交指令， 安排仓库发货，发货后储运部通过短信告知客户药品已发出，注意查收。 二、发货前提：货款到帐，盖红章的首营资料齐全. 发货申请必须由客户填写，与汇款单一起传真到公司。由产品经理审核发货申请，审核内容为产品名称、规格、单价、数量、金额、收货人、到站、电话等相关内容，确认首营齐全，以及是否为省区经理客户（确认的在省区经理栏写上省区经理的名字），最后由产品经理签名，复印一份交财务部查款发货。 三、发货方式：汽运，到港不到门。 偏远地区可考虑铁路包裹。要求其他特殊运输方式的运费由客户承担。特殊情况向公司请示，批准后执行。 四、发货地点及发货时间、出库单： 1、广州白云山天心制药股份有限公司的品种 周一、三、五的上午10：30前截单发货，要求收到发货申请并且货款到帐，货物直接从天心仓库发出。药品出库单、厂检随货同行（随货同行的出库单单价栏为空白，若必须出库单体现单价的，由储运部另外开具与发票一起邮寄）。 2、其他所有品种： 每周一至周五的上午11：30前截单发货，要求收到发货申请并且货款到帐。货物从清平物流仓库发出，随货同行盖有清平物流仓库章的出库单。（随货同行的出库单单价栏为空白，若必须体现单价才能入库的，则需与客户沟通,是否能以税票做附件进行入库）。 3、关于清平物流仓库的解释 我公司的药品仓库是委托第三方药品物流仓库广州国药药材清平医药有限公司代为储存保管药品和代发货的（简称清平仓库），所以我们的一部份药品将从清平仓库发出，每批药品会附带清平仓库的随货同行单，并加盖了广州国药药材清平医药有限公司仓库的印章，（注：单上没有品种的具体供货价，只有数量等相关明细）。我司与清平仓库签有委托发货协议，可提供相关委托及清平仓库的出库单格式、印章印模给客户进行备案。 4、超过公司规定发货时间到帐的货款，只能在第二个发货日的同一时间段内安排发货，区域经理需根据发货时间提醒客户汇款，传真发货申请到公司，以便及时发货，不便之处区域经理需与客户耐心解释。 五、关于退/换货问题的处理。 1、由于我司发货运输问题，客户在收货时发现整箱药品损坏严重，无法入库销售的，当场拒收，并让货运场出证明，传真到我司，我司与货运场确认后，药品由货运场直接退回。若当场验收，只有小部份损坏的，可由货运场出证明，客户先提走该货，填写《换货申请单》，与货场证明一起传真公司，经公司批示后将破损药品或破损药品的包装退回，进行换货。 2、若因产品质量问题，要求退/换货的，由客户以书面形式，详细陈述具体情形及要求传真至公司，交由总经办批示回复后执行。（用药反应或质量投诉须与学术部和质管部协同解决）。 3、提醒客户按需提货，非质量问题、其他任何原因的滞销产品公司不予退、换货。 汇款、发票管理 一、查款时间：财务随时查款，需凭汇款凭证。 二、公司只提供底价发票（包括增值税发票及普通发票），但不能高开票。开发票的药品名称、规格、数量、单价及金额需与实际发货的内容一致； 三、需要开具发票的客户，货款一定要从开票公司的帐户汇入我司帐户；不允许私对公汇款。若特殊原因急需货的，先打私款发货，后补公款。前提是首营资料一定要齐全。 四、每月的3号—25号为开具增值税发票时间段，26号—31号为到税务局进行发票认证时间，此段时间暂停开具发票； GSP管理规定 与我公司发生业务的公司必须有首营资料的备案，并且必须在第一次发货、开票前备案齐全，所需材料要求都必须在有效期内，最新年检： 营业执照 经营许可证 组织机构代码证 国税登记证 GSP证书 质量保证协议书 一般纳税人资格证 开票资料 收货委托书及身份证复印件（个人不能接收药品，必须有公司开具的委托书） 以上资料要求用A4纸复印，加盖企业红章邮寄到我公司质量管理部备案。资料快到有效期时需及时更新。