文件管理培训教材精选.ppt

BYD Division 3 BYD文件管理 内容概要： 文件制作管理规定 参考文件：MSP06-2-001 管理系统文件制作管理规定 文件控制程序 参考文件：MSP06-1-001 文件控制程序 其他 一、文件制作管理规定 1.文件类型定义 1.1系统文件:企业运作所涉及到的规章制度、规范性文件、奖 罚性规定。包括但不限于：一阶管理手册，二阶 系统文件及各事业部系统运作文件。 1.2技术规范:与产品研发、生产、检验、销售相关的各类工 程技术规范。包括但不限于：蓝图、BOM、现场生 产作业指导书、检验作业指导书、FMEA、Control Plan等 。 1.3工程标准:指客户或业界标准转换成内部文件的资料。 1.4表 单:分为人工表单与系统表单，文件所涉及及引用的 表格，如ERP系统内生成的表单。 2. 系统文件层级划分 2.1本公司管理系统文件按其性质分为三阶： 第一阶文件（MS）： 手册。 第二阶文件（MSP）：程序文件及相关规定。 第三阶文件（WI）：只在各事业部范围内适用流程，职责及相关系统文件。 2.2文件签核表制作格式： 2.2.1 编制管理系统文件及技术规范时，需填写【文件发行/修 订/废止通知单】（见附表1，引用《文件控制程序》之附 表2），交部门主管审核，最高主管批准， 2.2.2 如果提案单位拟定的文件须在OA上公布时，需再填写 【管理文件审批表】（见附表2，引用《公告文件、通知 及对外公文制作管理规定》之附表1），交部门主管或副 总裁审核，并由副总裁决定是否交由总裁批准，然后交由 总裁办负责在OA上公告。 3.系统文件格式 3.1系统文件基本格式如下： 首页/修改页：文件之封面/文件修改记录表。（见附件1） 内容说明页：文件概括简要说明，根据需要设置。 目录页/内容页：文件之目录/文件之正文。（见附件2） 附 件：文件内容涉及之附图，附表等。 3.2系统文件首页格式说明： 文件名称：填入所编制的程序文件名称。 文件属性：填入文件属性：分“技术规范”和“系统文件”两种。 版次/修订状态： 版次：依序以A，B，C……Z表示。（I ,O,X 除外） 修订状态：依序以 0 ~ 5 表示。 正式发行时，新版次从A开始;修订状态次从0开始。文件修订时须变更其修订状态，即每修改一次，修订状态向前递进一位，当文件的修订状态为5时， 亦需变更版次，版次变为B，修订状态随着变为0。当内容页数有增加或减少时，同样采用以上方法次进行变更。 针对开发段前期的版次采用AX、BX、CX…..ZX形式，直至转为量产。 4. 系统文件编码原则 文件共分为一、二、三阶文件： 4.1一阶文件：手册（MS）------18模块 MS – X Management System 章节和模块代码： 4.2 二阶文件：程序文件及相关规定（MSP） MSP – XX – X - NNN 程序代码 模块代码 内层级码 流水码 Management System Procedure 一级主程序为 1， 二级支持性程序为 2， 三级支持性规定及指导书为 3, 如：MSP-08-1-001 4.3 三阶文件：各事业部内部所有文件（WI） WI X XX - NNN 程